В бюджетных организациях учет трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируется нормативными актами Минтруда и Минфина РФ‚ а также внутренними положениями учреждения. Правильное ведение учета обеспечивает соблюдение законодательства‚ прозрачность кадровой работы и возможность корректного отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Нормативная база

• Постановление Минтруда РФ № 69 «Об утверждении формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»;
• Приказ Минфина РФ от № 32н «О порядке ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях» (в части учета бланков строгой отчетности);
• Статья 146 НК РФ (объект обложения НДС) и связанные с ней письма Минфина России ( N 03-07-11/199‚  N 03-07-11/367‚  N 03-03-06/4/67);
• Внутренний Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение N 2 к локальному нормативному акту учреждения).

Какие документы используются для учета

Для учета движения трудовых книжек и вкладышей в бюджетном учреждении необходимо вести две основные книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма‚ утвержденная Постановлением Минтруда РФ № 69). В ней фиксируются:
   • трудовые книжки‚ переданные работниками при оформлении приема на работу;
   • книжки‚ впервые оформленные работниками в данной организации;
   • вкладыши в трудовые книжки‚ выданные работникам в период работы.
2. Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эта книга учитывает поступление и расход бланков (чистых трудовых книжек и вкладышей).

Обе книги должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ заверены подписью руководителя учреждения и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек

Бланки трудовых книжек (и вкладышей в них) относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете.

Счет учета

Согласно пункту 337 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений‚ бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке «один бланк – 1 рубль».

Проводки при поступлении бланков

При получении бланков от поставщика (акт‚ накладная) делается следующая запись:

Дт 03 – Бланки строгой отчетности (забалансовый счет)
Кт 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Если бланки приобретаются с НДС‚ сумма налога принимается к вычету в соответствии со статьей 170 НК РФ:

Дт 19 – НДС по приобретенным ценностям
Кт 60 – Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Проводки при выдаче бланков сотруднику

Когда бланк передается сотруднику (оформление приема на работу‚ выдача дубликата‚ замена испорченного)‚ делается запись:

Дт 10 – Материалы (или другой соответствующий счет‚ если учреждение использует аналитику)
Кт 03 – Бланки строгой отчетности (забалансовый счет)

При этом в книге учета движения трудовых книжек делается отметка о выдаче бланка (номер‚ серия‚ ФИО сотрудника‚ дата).

Ведение книг учета

Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

• В колонке «Дата» указывается дата поступления или выдачи;
• В колонке «Наименование документа» – «Трудовая книжка» или «Вкладыш в трудовую книжку»;
• В колонке «Серия и номер» – реквизиты бланка;
• В колонке «ФИО сотрудника» – данные работника‚ которому выдается документ;
• В колонке «Основание» – приказ о приеме на работу‚ акт о выдаче дубликата и т.п.;
• В колонке «Подпись ответственного лица» – подпись сотрудника кадровой службы‚ ответственного за хранение и выдачу бланков.

Порядок заполнения приходно‑расходной книги бланков

• Приходная часть – дата получения‚ номер и дата документа поставщика‚ количество бланков‚ сумма (с НДС и без НДС);
• Расходная часть – дата выдачи‚ основание (приказ‚ акт)‚ количество выданных бланков‚ остаток на конец периода.

Ответственность и контроль

Ответственность за правильное ведение учета трудовых книжек возлагается на:

• Руководителя учреждения – обеспечивает утверждение форм книг‚ их подпись и печать;
• Главного бухгалтера – контролирует соответствие бухгалтерских записей фактическому движению бланков;
• Службу кадров (или уполномоченное лицо) – ведет книги учета движения‚ обеспечивает хранение бланков в условиях‚ исключающих их порчу или утрату.

Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводится инвентаризация бланков строгой отчетности. Результаты оформляются актом инвентаризации‚ расхождения отражаются в бухгалтерском учете корректирующими проводками.

Пример проводок за месяц

Допустим‚ учреждение получило 50 бланков трудовых книжек стоимостью 100 рублей за штуку (без НДС) и 20 рублей НДС с каждой единицы.

• Поступление бланков:

  Дт 03 5 000 – бланки строгой отчетности (50 × 100)
  Дт 19 1 000 – НДС к вычету (50 × 20)
  Кт 60 6 000 – расчеты с поставщиком
  

• Выдача 10 бланков сотрудникам:

  Дт 10 1 000 – материалы (10 × 100)
  Кт 03 1 000 – списание бланков со счета 03
  

После этих операций на забалансовом счете 03 останется 40 бланков (остаток 4 000 руб.).

Учет трудовых книжек в бюджетном учреждении требует соблюдения строгой регламентации: использование утвержденных форм книг‚ ведение учета на забалансовом счете 03‚ правильное отражение операций в бухгалтерском учете и timely контроль со стороны руководства и бухгалтерии. Следуя изложенным выше правилам‚ учреждение обеспечивает законность кадровых процедур‚ прозрачность финансового учета и минимизирует риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов.