Ведение бухгалтерского и бюджетного учета требует строгого соблюдения инструкций и правильного применения счетов. Одним из важных участков работы кадровиков и бухгалтеров является учет бланков строгой отчетности, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши в них. В данной статье мы подробно разберем, как именно трудовые книжки учитываются на 105 счете, какие существуют нормативные нюансы и как изменились правила в 2026 году.
Что такое 105 счет в бухгалтерском учете?
В соответствии с планом счетов бюджетного учета, счет 105 «Материальные запасы» предназначен для учета имущества, которое используется в деятельности учреждения. На этом счете отражаются различные виды материальных ценностей, в т.ч. и бланки строгой отчетности.
Для трудовых книжек и вкладышей в них в бюджетном учете применяется следующий аналитический счет:
- 105 36 «Прочие материальные запасы», именно здесь находят свое отражение бланки трудовых книжек, приобретенные организацией для выдачи сотрудникам.
Важное уточнение: баланс и забаланс
Очень часто у специалистов возникает путаница между счетами. В коммерческих организациях (по плану счетов Минфина РФ для хозрасчетных предприятий) бланки трудовых книжек могут учитываться на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары». Кроме того, поскольку трудовая книжка является документом строгой отчетности, она обязательно должна числиться на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
В бюджетных учреждениях функцию учета самих бланков выполняет 105 счет, однако контроль за их движением также требует обязательного использования забалансовых методов учета. Таким образом, покупка и выдача книжки — это двойной процесс: списание стоимости со счета 105 и списание самого бланка с забалансового счета.
Электронные трудовые книжки: как это работает в 2026 году
С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с Федеральными законами от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ и № 436-ФЗ, сведения о трудовой деятельности стали вестись в электронном виде; К 2026 году этот процесс полностью отлажен.
Однако важно понимать: то, что условно называется «электронная трудовая книжка», по сути является лицевым счетом, открытым на каждое застрахованное лицо в Социальном фонде России (СФР). Как такового правового понятия «электронная трудовая книжка» в законодательстве не закреплено, это лишь обиходное название цифрового формата сведений о стаже.
Несмотря на цифровизацию, бумажные бланки не отменены. Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель обязан продолжать вести ее на физическом носителе, а значит — покупать, учитывать на 105 счете и выдавать бланки.
Покупка и выдача: бухгалтерские проводки
Рассмотрим типичные бухгалтерские проводки для бюджетных учреждений при работе с бланками трудовых книжек:
Приобретение бланков
- Дебет 105 36 — Кредит 302 34 (или 304 34), принятие к учету купленных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
- Дебет 006 — одновременное оприходование бланков строгой отчетности на забалансовый счет (в условной оценке, например, 1 рубль за бланк).
Выдача бланка сотруднику
- Кредит 105 36 — списание стоимости бланка при выдаче его работнику.
- Кредит 006, списание бланка строгой отчетности с забалансового учета.
- Дебет 302 34 (или счет учета расчетов с персоналом) — Кредит 205 34, возмещение стоимости бланка работником (если согласно ст. 66 ТК РФ и локальным актам, работодатель взимает плату за предоставление бланка).
Заполнение трудовых книжек в 2026 году: на что обратить внимание
Учет на 105 счете, это только половина дела. Крайне важно корректно заполнять сами документы. В 2026 году действуют обновленные правила ведения и хранения трудовых книжек (в соответствии с Приказом Минтруда России от № 588н и более поздними изменениями).
Ключевые правила заполнения:
- Титульный лист: должен содержать полные ФИО работника, дату рождения, образование и профессию. Записи вносятся на основании паспорта и документов об образовании.
- Сведения о работе: вносятся данные о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания для этих действий (ссылки на приказы).
- Работа по совместительству: записи о совместительстве вносятся по желанию работника на основании справки с основного места работы.
- Вахтовый метод: при работе вахтовым методом делается специальная отметка о характере работы.
Статья 66 Трудового кодекса РФ прямо указывает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Поэтому каждая ошибка в бумажном бланке, учтенном на 105 счете, может привести к необходимости выдачи дубликата или оформления вкладыша.
Резюме
Учет трудовых книжек на 105 счете требует от бухгалтера бюджетного учреждения внимательности и знания актуального законодательства. Помните, что:
- Бланки учитываются на счете 105 36 как прочие материальные запасы.
- Обязательно дублирование информации на забалансовом счете 006.
- Электронный формат (лицевой счет в СФР) не освобождает от учета бумажных бланков для тех сотрудников, кто выбрал традиционный формат.
- Заполнение должно строго соответствовать Инструкции Минтруда и правилам 2026 года.
Грамотная организация учета и заполнения трудовых книжек защитит вашу организацию от штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит сохранность важных социальных данных ваших сотрудников.