Вопрос о том, на каком счете учитываются трудовые книжки, часто вызывает путаницу у начинающих бухгалтеров и специалистов по кадрам. Чтобы ответить на него правильно, необходимо разграничить два понятия: бухгалтерский учет (денежная стоимость) и кадровый учет (контроль наличия документов).
Учитываются ли трудовые книжки на счетах бухгалтерского учета?
Короткий ответ: Нет, трудовые книжки не учитываются на счетах бухгалтерского учета как активы или материальные ценности.
Трудовая книжка не являеться товаром, основным средством или материалом, который организация может продать или использовать в производстве. Это документ строгого учета, который принадлежит работнику, но временно хранится у работодателя. Поскольку трудовая книжка не имеет рыночной стоимости, она не отражается в балансе организации и не имеет соответствующего счета в Плане счетов бухгалтерского учета.
Как тогда ведется учет трудовых книжек?
Вместо бухгалтерских счетов для контроля трудовых книжек используются специальные регистры кадрового учета. Согласно требованиям законодательства и рекомендациям Минтруда, работодатель обязан вести следующие документы:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Это основной документ, который позволяет отслеживать перемещение книжки внутри организации. В ней фиксируются:
- Дата приема сотрудника на работу и дата получения его трудовой книжки.
- Дата увольнения и дата выдачи книжки на руки работнику.
- Подпись работника о получении документа.
Книга учета бланков трудовых книжек
Если организация закупает пустые бланки трудовых книжек для новых сотрудников, она должна вести отдельный учет этих бланков. Здесь фиксируется количество закупленных, выданных и оставшихся в наличии бланков.
Особенности учета в эпоху цифровизации (ЭТК)
С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это существенно изменило подход к учету:
- Для новых сотрудников: Если работник устраивается на работу и у него нет бумажной книжки, сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
- Для тех, кто перешел на ЭТК: Если сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат, его бумажная книжка хранится в организации, а сведения о стаже передаются в цифровом виде.
- Упрощение учета: Если сотрудник устраивается с электронной трудовой книжкой, информацию о ней не нужно отражать в бумажном журнале учета движения трудовых книжек.
Важные рекомендации для работодателя
Чтобы избежать штрафов при проверках Роструда, помните о следующих правилах:
- Формат ведения: Несмотря на общую цифровизацию, Минтруд рекомендует вести книги учета движения и бланков трудовых книжек на бумажном носителе.
- Хранение: Бумажные трудовые книжки должны храниться в сейфах или запирающихся шкафах, доступ к которым имеет только ответственный сотрудник (кадровик).
- Дубликаты: При оформлении дубликата трудовой книжки информация за период с 1 января 2003 года подтверждается сведениями из системы электронного учета.
Таким образом, если вам задали вопрос «на каком счете учитываются трудовые книжки», правильным ответом будет: «Трудовые книжки не учитываются на бухгалтерских счетах, так как не являются активами организации. Их учет ведется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».