Ведение учета трудовых книжек — одно из ключевых обязательств работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Несмотря на то, что термин «табель учета трудовых книжек» часто используется в разговорной речи, в нормативных актах официально фигурируют понятия «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей». Именно эти документы являются юридически значимыми и обязательными для всех работодателей, независимо от формы собственности и численности сотрудников.

Зачем нужен учет трудовых книжек?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она содержит сведения о всех местах работы, должностях, наградах и увольнениях. Правильное ведение учета трудовых книжек позволяет:

• Обеспечить соблюдение требований Трудового кодекса РФ (ст. 66, 66.1);
• Избежать штрафов со стороны Государственной инспекции труда;
• Своевременно выдавать трудовые книжки при увольнении или по запросу работника;
• Подготавливать данные для формирования персональных учетных записей в Пенсионном фонде РФ;
• Обеспечить сохранность и целостность документации, особенно при аудите или проверке.

Какие документы ведутся при учете трудовых книжек?

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному Приказом Минтруда России от № 320н (в ред. от 2026 г.), работодатель обязан вести два обязательных журнала:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Этот документ фиксирует все операции с трудовыми книжками сотрудников: их поступление, выдачу, возврат, передачу, утрату и хранение. Форма книги утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда России от № 69 и остается актуальной в 2026 году.

Обязательные реквизиты книги учета:

• Наименование организации;
• Номер и дата регистрации журнала;
• Период учета (например, с по );
• Нумерация строк (п/п);
• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата приема на работу;
• Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша;
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша);
• Дата выдачи трудовой книжки работнику (при увольнении или по его заявлению);
• Дата возврата книжки (если выдавалась для получения сведений в ПФР);
• Основание выдачи (например, заявление работника, приказ об увольнении);
• Подпись работника при получении книжки;
• Подпись ответственного лица (кадровика или иного уполномоченного).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Этот журнал регистрирует поступление, хранение и выдачу пустых бланков трудовых книжек и вкладышей. Он ведется отдельно от книги учета движения и используется для контроля за целостностью и сохранностью бланков строгой отчетности.

Обязательные реквизиты приходно-расходной книги:

• Наименование организации;
• Номер и дата регистрации;
• Период учета;
• Дата поступления бланков (с указанием номера накладной или акта);
• Серия и номер бланка;
• Количество полученных бланков;
• Дата выдачи бланка для заполнения (с указанием ФИО работника и основания — например, прием на работу);
• ФИО ответственного лица, выдавшего бланк;
• Подпись получателя бланка (кадровика или сотрудника, ответственного за заполнение);
• Примечания (например, брак, утрата, износ).

Формат ведения: только на бумаге!

Важно! Согласно письму Минтруда от № 14-6/ООГ-624 и другим официальным разъяснениям, оба журнала — и книга учета движения, и приходно-расходная книга — должны вестись исключительно на бумажном носителе.

Электронные версии, даже если они заверены электронной подписью, не являются законным заменителем бумажных журналов. Это требование связано с необходимостью обеспечения физической сохранности документов, их неизменности и возможности проверки в ходе инспекционных мероприятий.

Как оформить журналы?

• Журналы должны быть пронумерованы (страницы пронумерованы по порядку);
• Прошнурованы и скреплены сургучной печатью или опломбированы;
• Заверены подписью руководителя организации и печатью (если есть);
• На ьном листе указывается ответственное лицо (например, «Ответственный за ведение учета трудовых книжек — кадровик Иванова И.И.»);
• Все записи вносятся ручкой с чернилами (не карандашом, не фломастером), разборчиво, без помарок и исправлений.

Кто отвечает за ведение учета?

Ответственность за ведение учета трудовых книжек возлагается на работника, уполномоченного приказом руководителя. Обычно это:

• Специалист отдела кадров;
• Юрист или бухгалтер (в малых организациях);
• Инженер по охране труда (если в штате нет кадровика).

Обязательно издать приказ о назначении ответственного лица (форма произвольная, но должна содержать:

• Наименование организации;
• Номер и дату приказа;
• ФИО ответственного;
• Должность;
• Обязанности (ведение журналов, хранение, выдача, учет бланков);
• Ответственность за нарушения;
• Подпись руководителя и ознакомление ответственного лица под роспись.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек: пример

Рассмотрим пример записи в книге учета:

1. П/п: 1
2. Дата приема на работу:
3. ФИО работника: Петров Алексей Сергеевич
4. Дата заполнения ТК:
5. Серия/номер ТК: МС 45 123456
6. Дата выдачи ТК работнику: — (не выдавалась, так как работник трудоустроен)
7. Основание выдачи: —
8. Подпись работника: Петров А.С.
9. Подпись ответственного: Иванова И.И.

При увольнении :

1. П/п: 1
2. Дата приема на работу:
3. ФИО работника: Петров Алексей Сергеевич
4. Дата заполнения ТК:
5. Серия/номер ТК: МС 45 123456
6. Дата выдачи ТК работнику:
7. Основание выдачи: Приказ об увольнении № 45 от
8. Подпись работника: Петров А.С.
9. Подпись ответственного: Иванова И.И.

Выдача копий трудовых книжек: нужно ли вести учет?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник вправе запросить у работодателя копию трудовой книжки для представления в ПФР, банк, вуз и т.д. Работодатель обязан предоставить копию в течение 3 рабочих дней.

Вопрос: нужно ли вести учет выдачи копий?

Ответ: да, рекомендуется. Хотя закон не обязывает вести отдельный журнал, практика и рекомендации Минтруда указывают на необходимость фиксации:

• Дата запроса;
• ФИО работника;
• Цель выдачи копии (например, «для оформления кредита»);
• Дата выдачи копии;
• Подпись работника;
• Подпись ответственного лица.

Для этого можно использовать отдельный журнал КД32 — «Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам», который является рекомендованным форматом и широко применяется в практике.

Хранение и архивирование

• Книги учета хранятся в течение 75 лет с момента последней записи (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
• После увольнения работника его трудовая книжка хранится в архиве организации еще 50 лет.
• Пустые бланки хранятся в сейфе или специальном шкафу с доступом только для ответственного лица.
• При ликвидации организации все документы передаются в государственный архив.

Штрафы за нарушения

Нарушение требований к ведению учета трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а также возможна приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Ведение учета трудовых книжек, это не формальность, а важнейший элемент кадровой работы, обеспечивающий правовую защиту как работника, так и работодателя. Несмотря на цифровизацию многих процессов, бумажные журналы остаются неотъемлемой частью системы учета трудовых отношений в России.

Рекомендации на 2026 год:

1. Обязательно разработайте и утвердите формы журналов в локальных актах организации;
2. Назначьте ответственное лицо приказом;
3. Ведите учет только на бумаге — электронные версии не заменяют бумажные журналы;
4. Регулярно проверяйте полноту и точность записей;
5. Храните документы в соответствии с требованиями архивного законодательства;
6. Обучайте кадровый персонал актуальным требованиям Порядка № 320н.

Правильное ведение учета трудовых книжек — залог спокойствия при проверках, надежности кадровой документации и соблюдения прав работников. Не пренебрегайте этим — даже одна ошибка может обернуться штрафом, судебным иском или репутационными потерями.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в Порядке № 320н и письмах Минтруда.