Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот в сфере учета стажа сотрудников не утратил своей юридической силы для определенных категорий работников и архивных данных. Самое главное помнить, что с 1 сентября 2021 года вступил в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н), который существенно изменил правила игры, однако базовые принципы учета, заложенные в предыдущих нормативных актах (включая знаменитый пункт 47 старых Правил), трансформировались, но не исчезли полностью.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно организовать работу с бумажными трудовыми книжками в 2026 году, уделив особое внимание вопросам учета бланков, которые ранее регламентировались пунктом 47.

Контекст изменений: Что произошло с пунктом 47?

В предыдущей редакции «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225) пункт 47 четко регламентировал необходимость ведения двух основных журналов учета:
Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Очень важно, что текущий Приказ Минтруда № 320н упразднил жесткую необходимость ведения именно «Книги учета движения» в ее классическом бумажном виде для всех случаев, упростив документооборот. Однако обязанность работодателя по строгому учету бланков строгой отчетности (самих книжек и вкладышей) осталась неизменной.

Ключевые обязанности работодателя в 2026 году

Даже в условиях цифровизации, работодатель обязан:

• Организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
• Назначить приказом уполномоченное лицо, ответственное за этот участок работы.
• Надлежащим образом оформить учетные формы для бланков строгой отчетности.
• Оказывать содействие сотруднику в подтверждении стажа.

Учет бланков: Приходно-расходная книга

Согласно актуальным требованиям, все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей должны учитываться; Это прямой наследник требований старого пункта 47.

Учет ведется в Приходно-расходной книге. В ней фиксируются следующие операции:

• Поступление бланков от поставщика.
• Выдача бланка ответственному лицу (кадровику).
• Оформление трудовой книжки или вкладыша новому работнику.
• Оформление вкладыша действующему работнику (когда закончились страницы).
• Выдача дубликата.

> Важно: В книге делается отметка о каждой выдаче бланка. Это критически важно для предотвращения утери документов и контроля за их использованием.

Книга учета движения трудовых книжек: Нужна ли она?

С 1 сентября 2021 года порядок упростился. Если ранее велась отдельная книга учета движения, то теперь работодатель вправе самостоятельно определить форму учета движения трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, и трудовых книжек, выданных взамен утраченных, а также вкладышей в них.

Тем не менее, многие организации продолжают вести аналог старой книги учета движения (или ведут его в электронном виде с последующей печатью и прошивкой), так как это наиболее удобный способ отслеживания:
Даты приема книжки от сотрудника.
Даты выдачи книжки при увольнении.
Подписи сотрудника о получении книжки на руки.

Что должно быть отражено в учете движения:

• Номер и дата приказа о приеме на работу.
• ФИО владельца трудовой книжки.
• Дата внесения записи.
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Подпись работника при получении книжки (особенно при увольнении).

Правила хранения и выдачи

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в условиях, исключающих возможность их утраты, порчи или несанкционированного доступа.

Основные правила:

Место хранения: Трудовые книжки хранятся в сейфе или металлическом шкафу в помещении, доступ в которое ограничен.
Сроки хранения:

• Трудовые книжки работающих сотрудников хранятся у работодателя.
• Трудовые книжки уволенных сотрудников хранятся до момента их выдачи на руки или до передачи в архив (если сотрудник не забрал документ), но не менее 50 лет (для документов, созданных после 2003 года, ранее срок составлял 75 лет, однако необходимо следить за актуальными сроками по перечню Росархива на 2026 год).

Выдача при увольнении: Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Если выдать в день увольнения невозможно (работник отсутствует), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления ответственность за сохранность трудовой книжки с работодателя снимается.

Внесение изменений и исправлений

Порядок исправления ошибок в бумажной трудовой книжке остается строгим:

• Зачеркивание записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения