Статья посвящена организации учета трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) в конфигурации 1С:Бюджетное государственное учреждение (БГУ). Рассмотрены нормативные требования, особенности работы с регистрами учета, настройка программы и типичные ошибки, а также способы их исправления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязательное ведение трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 527н от «О ведении трудовых книжек и бланков трудовой книжки».
• Письмо Минтруда от № 14‑6/10/2‑2022 – требование вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовой книжки на бумажном носителе.

Особенности учета в 1С:БГУ

В конфигурации 1С:БГУ учет трудовых книжек реализован через специализированные регистры:

• Регистр учета движения трудовых книжек (бумажный и электронный).
• Регистр учета бланков трудовой книжки.
• Журнал регистрации операций с трудовыми книжками (можно формировать как печатный, так и электронный документ).

Важно помнить, что несмотря на возможность ведения электронных журналов в программе, законодательство требует обязательного дублирования на бумажном носителе.

Настройка учета трудовых книжек в 1С:БГУ

Создание справочников

1. Перейдите в Справочники → Трудовые книжки и создайте новые записи для каждого сотрудника.
2. Укажите тип книжки: Бумажная или Электронная (поле «Тип трудовой книжки»).
3. Для электронных книжек заполните реквизиты: номер в ЕГРЗЛ, дата выдачи, орган, выдавший книжку.

Настройка регистров учета

• Откройте Настройка → Учет трудовых книжек → Регистры.
• Включите флажок Вести учет движения трудовых книжек.
• Установите параметр Формировать электронный документ на основании регистра – это позволит автоматически генерировать печатную форму журнала при проведении операции.
• Активируйте опцию Подпись регистров учета (используеться электронная подпись ответственного лица).

Настройка проводок и проводок движения

Для каждой операции (прием, перевод, увольнение, выдача дубликата) создайте соответствующую проводку в документе Операция с трудовыми книжками:

• Выберите сотрудника из справочника.
• Укажите вид операции.
• При необходимости заполните реквизиты бланка (номер, серия, дата выдачи).
• После проведения документа система автоматически сделает запись в регистре учета движения и, если включено, сформирует электронный журнал.

Ведение журнала движения трудовых книжек

Журнал движения можно вести двумя способами:

1. Электронный журнал – формируется автоматически из регистра учета. Доступен для просмотра и печати через меню Отчеты → Журнал движения трудовых книжек.
2. Бумажный журнал – распечатывается электронный журнал и подшивается в отдельную папку. Согласно письму Минтруда, именно бумажный носитель является обязательным.

Пример строки журнала:

Дата | Сотрудник | Операция | Номер книжки | Серия | Примечание
-----------|----------------|---------------|--------------|-------|------------
 | Иванов И.И. | Прием на работу| 0012345678 | АБ | принят по приказу №45

Учет электронных трудовых книжек

Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой, информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения (п. 4 письма Минтруда). В 1С:БГУ достаточно:

• Отметить в карточке сотрудника признак Электронная трудовая книжка.
• Заполнить реквизиты ЕГРЗЛ.
• При проведении кадровых операций (прием, перевод, увольнение) система будет формировать только электронные уведомления в ПФР, а запись в журнале движения трудовых книжек не делается.

Исправление ошибок нумерации в книге учета движения

Нарушение нумерации записей часто возникает при ручном вводе или при восстановлении данных из резервной копии. Алгоритм исправления:

1. Откройте регистр Учет движения трудовых книжек.
2. Выберите период, где обнаружена ошибка.
3. Используйте команду Исправить нумерацию (доступна через контекстное меню регистра).
4. Система пересчитает порядковые номера с учетом даты и времени проведения операций.
5. После исправления выполните повторное формирование журнала движения и проверьте соответствие бумажного и электронного вариантов.

Примечание: перед исправлением рекомендуется сделать резервную копию базы данных.

Рекомендации по ведению учета

• Регулярно сверяйте данные регистра учета с бумажным журналом (не реже одного раза в квартал).
• Обеспечьте хранение электронных подписей ответственных лиц в защищенном контейнере (КриптоПро, JaCarta и т.д.).
• При переходе на электронные трудовые книжки информируйте сотрудников о порядке предоставления сведений в ПФР и о необходимости сохранения подтверждающих документов.
• Обучайте кадровых сотрудников работе с регистрами и формированием электронных документов в 1С:БГУ – это снижает риск ошибок нумерации и дублирования записей.

Учет трудовых книжек в 1С:БГУ требует соблюдения как законодательных норм, так и внутренних регламентов организации. Правильная настройка регистров, использование возможности формирования электронных документов и обязательное ведение бумажного журнала позволяют обеспечить прозрачность и надежность кадрового учета. Следуя предложенным рекомендациям, вы сможете избежать типичных ошибок, таких как нарушение нумерации или неправильное отражение электронных трудовых книжек, и поддерживать актуальную информацию о состоянии трудовых книжек сотрудников.