Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов, который фиксирует весь трудовой путь сотрудника. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрены механизмы как для работы с бумажными, так и с электронными трудовыми книжками (ЭТК). В статье рассмотрим:

• Подготовку справочников и классификаторов;
• Оформление и учет бланков трудовых книжек и вкладышей;
• Регистрацию кадровых событий (приём, перевод, увольнение);
• Работу с электронными трудовыми книжками;
• Налоговый учёт (НДС) при выдаче бланков;
• Формирование обязательных отчётов (СЗВ‑ТД, выписки в ПФР и др.).

Подготовительные действия в 1С

Настройка справочников

1. Откройте Справочник → Классификатор → ОКЗ и убедитесь, что в нём присутствуют коды, используемые для учёта бланков трудовых книжек (обычно ОКЗ 01 «Трудовые книжки»).
2. В Справочник → Классификатор → Коды ОКФС проверьте наличие кода ОКФС 01 «Трудовые книжки и вкладыши».
3. Создайте (если нет) Справочник → Номенклатура с типом «Трудовая книжка», укажите единицу измерения «шт», укажите ОКЗ и ОКФС, задайте цену закупки и цену реализации (обычно одинаковы).

Параметры учета НДС

Согласно Налоговому кодексу РФ, операции по передаче бланков трудовых книжек (в т.ч; вкладышей) считаются реализацией товаров, следовательно, НДС начисляется. В 1С проверьте:

• В Настройки → Налоговый учёт → НДС включена опция «Начислять НДС при реализации товаров».
• Для номенклатуры «Трудовая книжка» в карточке установлена ставка НДС (обычно 20%).

Учет бумажных трудовых книжек

Приём на работу (бумажный вариант)

1. Откройте Документ → Приём на работу.
2. Заполните обязательные реквизиты: Сотрудник, Дата приёма, Должность, Подразделение.
3. В разделе Трудовая книжка укажите:
   • Тип ведения – «Бумажная»;
   • Номер бланка (если известен) и дату выдачи;
   • Состояние – «Выдана».
4. Сохраните документ. При проведении в системе автоматически создаётся запись в Регистре сведений «Трудовые книжки».

Перевод и изменение условий труда

Для каждого изменения, влияющего на запись в трудовой книжке (перевод, повышение зарплаты, изменение графика), используйте документ Кадровое перемещение и укажите в нем необходимость «Внести запись в трудовую книжку». Система автоматически сформирует строку для печати в бланк.

Увольнение

1. Откройте Документ → Увольнение.
2. Укажите причину увольнения и дату.
3. В блоке Трудовая книжка отметьте «Записать в трудовую книжку запись об увольнении».
4. После проведения документа в регистре появится запись с типом «Увольнение» и датой;

Возврат бланков и списание

Если бланк был утерян или повреждён, оформите документ Списание бланков трудовых книжек (можно создать через Документ → Списание товаров с типом операции «Списание»). В комментариях укажите причину (утрата, порча).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Общие требования

С 1 января 2021 года в РФ постепенно вводится обязательный переход на электронные трудовые книжки. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрена полная автоматизация этого процесса.

Настройка модуля «Электронные трудовые книжки»

1. Перейдите в Администрирование → Подсистема «Электронные трудовые книжки».
2. Укажите параметры интеграции с ПФР:
   • URL сервиса ПФР;
   • Логин и пароль (полученные в личном кабинете работодателя);
   • Тестовый/боевой режим.
3. Настройте Шаблоны печати для электронных записей (вкладка «Шаблоны ЭТК»).
4. Сохраните настройки и выполните Обновление справочников ПФР – система загрузит актуальные коды ОКТМО, ОКВЭД и др.

Оформление приёма на работу с ЭТК

1. Создайте документ Приём на работу как обычно.
2. В блоке Трудовая книжка выберите тип «Электронная».
3. Укажите дату заявления сотрудника о выборе электронного ведения трудовой книжки (поле «Дата заявления»).
4. После проведения документа система автоматически сформирует Электронный запрос в ПФР о создании записи о приёме.
5. Полученный Код ЭТК (уникальный идентификатор) сохраняется в справочнике Сотрудники в поле «Код ЭТК».

Внесение записей (перевод, повышение, увольнение)

Для каждого кадрового события, требующего записи в ЭТК, в соответствующем документе (перемещение, изменение условий, увольнение) отметьте галочку «Внести запись в электронную трудовую книжку». После проведения система:

• Сформирует XML‑сообщение согласно формату ФНС;
• Отправит его в ПФР через веб‑сервис;
• Получит подтверждение и сохраняет статус «Запись принята».

Просмотр и печать ЭТК

В карточке сотрудника появится кнопка «Электронная трудовая книжка». При её нажатии открывается окно со списком всех записей, полученных от ПФР. При необходимости можно сформировать печатную форму (для предоставления сотруднику) через кнопку «Печать».

Преимущества и недостатки ЭТК

Налоговый учёт (НДС) при выдаче бланков

Операция «выдача бланка трудовой книжки» считается реализацией товара, поэтому в бухгалтерском учёте необходимо:

1. Создать документ Отгрузка товаров (или использовать тип «Выдача бланков» в модуле «Кадровый учёт»).
2. В строке номенклатуры указать «Трудовая книжка», количество – количество выданных бланков, цену – стоимость закупки (обычно равна цене реализации).
3. При проведении документа система автоматически рассчитает НДС (ставка 20 %).
4. В регистре НДС к уплате появится соответствующая запись, которую необходимо отразить в налоговой декларации (форма 11001).

Если бланки выдаются бесплатно в рамках возмездной передачи (например, в рамках корпоративного договора), необходимо оформить Документ «Возмещение расходов» и в нём указать стоимость бланка как «без НДС» только в случае, если в договоре предусмотрено освобождение от НДС (что в большинстве случаев не так). Поэтому по умолчанию НДС начисляется.

Формирование обязательных отчётов

СЗВ‑ТД (Справка о заработной плате и данных о трудовых книжках)

1. Перейдите в Отчёты → СЗВ‑ТД.
2. Установите период (обычно календарный год) и нажмите «Сформировать».
3. В отчёте автоматически будут включены все записи из Регистра сведений «Трудовые книжки», в т.ч. электронные.
4. Экспортируйте файл в формате XML и загрузите в личный кабинет работодателя ПФР.

Выписка по ЭТК

Для контроля корректности переданных записей используйте кнопку «Выписка по ЭТК» в карточке сотрудника. Система сформирует файл, который можно сравнить с полученным от ПФР подтверждением.

Отчёт «Трудовые книжки – остатки»

В 1С:Бухгалтерия 8.3 откройте Отчёты → Справочники → Трудовые книжки – остатки. Отчёт покажет количество выданных, находящихся в эксплуатации и списанных бланков, а также их стоимость.

Практические советы и типичные ошибки

• Не забывайте указывать дату заявления сотрудника о выборе способа ведения ТК. Без этой даты система не позволит оформить запись в ЭТК.
• Проверяйте статус отправки записей в ПФР. В разделе «Электронные трудовые книжки» есть колонка «Статус отправки». При ошибке – откройте журнал ошибок и исправьте недочёты.
• Регулярно обновляйте справочники ПФР. Неправильные коды ОКТМО могут привести к отклонению запросов.
• Для бумажных книжек всегда фиксируйте номер бланка. Это упрощает поиск и сверку при инвентаризации.
• При списании бланков указывайте причину. Это требуется для налоговой отчётности и внутреннего контроля.
• Не меняйте цену реализации бланка без причины. Любая разница может вызвать вопросы у налоговой инспекции.

Учет трудовых книжек в 1С – процесс, который сочетает в себе кадровый и бухгалтерский учёт, а также взаимодействие с внешними сервисами (ПФР). При правильной настройке:

• Бумажные и электронные книжки фиксируются без дублирования;
• Все изменения автоматически отражаются в регистре «Трудовые книжки»;
• НДС начисляется корректно, что упрощает налоговую отчётность;
• Отчёты СЗВ‑ТД и выписки в ПФР формируются в один клик.

Следуя пошаговым инструкциям, приведённым в этой статье, вы сможете вести трудовые книжки в 1С без ошибок, соблюдая требования законодательства РФ и минимизируя трудозатраты кадрового отдела.

Помните: регулярный контроль статусов отправки в ПФР и своевременное обновление справочников – залог безошибочного учёта.