Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на то, что она не является объектом основных средств в традиционном понимании, в бухгалтерском учёте её необходимо отражать как материально‑ценностный объект, подлежащий учёту и хранению. Ниже рассмотрим, какой именно субсчет плана счетов применяется для отражения трудовых книжек.
Нормативная база
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- Приказ Минфина России от № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта»;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта (утв. Приказом Минфина России от № 31н).
Какой счёт и субсчет используются
Согласно Плану счетов бухгалтерского учёта, трудовые книжки относятся к основным средствам, поскольку они имеют длительный срок использования (более 12 месяцев) и приносят экономическую выгоду в виде подтверждения трудового стажа работника. Поэтому для их учёта применяется:
- Счёт 01 «Основные средства»;
- Субсчет 01/9 «Прочие основные средства».
Субсчет 01/9 предназначен для учёта объектов основных средств, которые не попадают в другие подкатегории (здания, сооружения, машины и оборудование, транспорт и т.д.). К таким объектам относятся, в т.ч., трудовые книжки, служебные удостоверения, архивные дела и другие документы, имеющие длительный срок использования.
Пример бухгалтерской записи
При получении новой трудовой книжки (например, при приёме на работу) бухгалтер делает следующую запись:
- Дебет 01/9 – Кредит 60/1 – отражение стоимости приобретённой трудовой книжки (если она покупается) или принятие к учёту безвозмездно полученной книжки (тогда кредит 98/1 «Доходы будущих периодов»).
- Дебет 10/1 – Кредит 01/9 – списание стоимости книжки на расходы, если organisation решает амортизировать её (в практике амортизация трудовых книжек обычно не начисляется из‑за низкой стоимости и длительного срока использования, но возможен вариант учёта как нематериального актива с нулевой амортизацией).
Если трудовая книжка выдаётся сотруднику при увольнении, то проводка выглядит так:
- Дебет 73/1 – Кредит 01/9 – передача книжки сотруднику (расчёт с персоналом).
- Дебет 91/2 – Кредит 73/1 – отражение стоимости выданной книжки как прочих расходов (если organisation не возмещает её стоимость).
Особенности учёта при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Несмотря на это, многие организации продолжают вести бумажные трудовые книжки parallelly. В бухгалтерском учёте:
- Бумажные трудовые книжки продолжают учитываться на субсчете 01/9 до их полной замены на электронные.
- Электронные трудовые книжки не являются материальным объектом, поэтому их учёта на счете 01 не требуется. Расходы на их ведение (оплата услуг оператора ЭТК, покупка лицензий, обучение персонала) отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91/2 «Прочие расходы»).
- При передаче сотрудникам электронной выписки из ЭТК (форма СТД‑Р) проводка аналогична выдаче бумажной книжки: Дебет 73/1 – Кредит 91/2 (если стоимость услуги не возмещается работником).
Для бухгалтерского учёта трудовых книжек (бумажных) используется счёт 01 «Основные средства», субсчет 01/9 «Прочие основные средства». Это позволяет корректно отражать их как объекты основных средств с длительным сроком использования. При полном переходе на электронные трудовые книжки учёта на счёте 01 не требуется, а связанные с их ведением расходы относятся к прочим доходам и расходам (счёт 91).
Соблюдение указанного порядка обеспечивает достоверность бухгалтерской отчётности и соответствие требованиям законодательства РФ.