Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), работодатели по-прежнему обязаны вести и хранить бумажные документы для тех сотрудников, которые решили их сохранить, а также для тех, кто впервые устраивается на работу. Для бюджетных учреждений учет бланков трудовых книжек имеет свою специфику, так как эти документы относятся к категории бланков строгой отчетности (БСО). В этой статье мы подробно разберем, как организовать учет, хранение, поступление и списание бланков трудовых книжек в бюджетном учреждении в 2026 году.

Правовые основы и общие требования

Согласно пункту 118 Инструкции № 157н, к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг, удостоверений, трудовых книжек, квитционные книжки и другие аналогичные документы. Чтобы документ считался БСО, должны соблюдаться следующие условия:

• Бланк изготовлен типографским способом.
• Форма бланка утверждена правовым актом органа власти или учреждения (в случаях, предусмотренных законодательством).
• Бланк имеет специальную защиту от подделки.

Бюджетные учреждения обязаны самостоятельно обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности, включая трудовые книжки и вкладыши в них. Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые чистые бланки.

Документальный учет: книги и журналы

Кадровый и бухгалтерский учет бланков трудовых книжек разделен на два независимых, но взаимосвязанных регистра. Ведение этих книг строго регламентировано Порядком № 320н.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Эта книга ведется в бухгалтерии учреждения (или у специально назначенного лица, ответственного за закупку и выдачу бланков в кадры). В ней отражается движение чистых бланков: их поступление от поставщика и выдача в кадровую службу.

Важно: Приходно-расходная книга, как и книга учета движения трудовых книжек, должна быть:

• Пронумерована.
• Прошнурована.
• Заверена подписью руководителя организации.
• Скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Этот журнал ведется в отделе кадров. В нем регистрируются:

• Получение чистых бланков от бухгалтерии.
• Оформление трудовых книжек новым сотрудникам.
• Прием трудовых книжек от поступающих на работу сотрудников.
• Выдача трудовых книжек на руки увольняемым работникам.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек, тем самым подтвердив факт получения документа на руки.

Бюджетный учет: проводки и забалансовые счета

Особенность учета бланков трудовых книжек в бюджетном учреждении заключается в том, что они учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учет на этом счете ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, а также мест хранения.

Оценка бланков для учета

Для целей бюджетного учета бланки трудовых книжек отражаются на забалансовом счете 03 в условной оценке: 1 бланк = 1 рубль. Фактические затраты на их приобретение при этом списываются на финансовый результат учреждения.

Пример бухгалтерских проводок

Рассмотрим типовую ситуацию: бюджетное учреждение заключило договор на приобретение 30 бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания.

1. Поступление бланков и принятие к учету:
   • Дебет 0.401.20.226 (или 0.109.ХХ.226), Кредит 0.302.26.730
     Отражены расходы на приобретение бланков (4 500 руб.)
   • Дебет 03
     Приняты к забалансовому учету бланки строгой отчетности в условной оценке (30 шт. × 1 руб. = 30 руб.)
2. Оплата поставщику:
   • Дебет 0.302.26.830 — Кредит 0.201.11.610
     Перечислены денежные средства с лицевого счета (4 500 руб.)
3. Выдача бланков в кадровую службу и их списание:

   Когда бланки выдаются работникам кадровой службы для оформления новых сотрудников, их стоимость (в условной оценке 1 руб.) списывается с забалансового счета:

   • Кредит 03
     Списана стоимость выданных бланков трудовых книжек (например, 4 бланка = 4 руб.)

Фактическая стоимость бланков (те самые 150 руб. за штуку), уплаченная поставщику, уже была списана на общехозяйственные расходы учреждения (счет 226) в момент их приобретения. Поэтому при выдаче бланка работнику дополнительных проводок по списанию фактической стоимости не делается.

Автоматизация учета в 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8

С момента, когда трудовая книжка приобретается учреждением, и до момента ее выдачи работнику или списания, она проходит множество этапов. В программе 1С: БГУ 8 этот процесс автоматизирован:

• Покупка трудовых книжек: оформляется документом поступления, формируются проводки по КСУ 302.26 и принятие на забалансовый счет 03.
• Внутреннее перемещение: передача бланков со склада (бухгалтерии) в отдел кадров отражается специальными документами, меняющими материально ответственное лицо.
• Списание трудовых книжек: при оформлении сотруднику или при порче бланка формируется документ списания, который уменьшает сальдо по счету 03.

Хранение и списание испорченных бланков

Бланки трудовых книжек должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, исключающих доступ посторонних лиц и порчу документов.

Если при заполнении трудовой книжки кадровый работник допустил ошибку, испорченный бланк не выбрасывается. Он подлежит обязательному списанию. Для этого создается специальная комиссия, которая составляет акт о списании испорченных бланков. На основании акта делается запись по кредиту забалансового счета 03 (уменьшение БСО). Сам испорченный бланк уничтожается (шредерируется или сжигается), о чем также делается отметка в акте.

Уведомление сотрудников и переход на ЭТК

Не стоит забывать, что законодательство обязывает работодателей вести учет не только бланков, но и статуса самих работников относительно электронных трудовых книжек. В учреждении должны быть:

• Организованы уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки.
• Собраны заявления от работников о выборе формата (бумажный, электронный или оба).
• Обеспечено хранение бумажных трудовых книжек тех сотрудников, которые выбрали электронный формат (они сдаются в архив на хранение до увольнения).

Учет бланков трудовых книжек в бюджетном учреждении требует строгого соблюдения инструкций по бюджетному учету и трудовому законодательству. Главное правило — разделять финансовый учет затрат на покупку (счета 302.26 и 401.20) и количественный учет самих бланков как объектов строгой отчетности (забалансовый счет 03). Грамотная организация работы с приходно-расходной книгой и книгой учета движения, а также корректная настройка программного обеспечения (например, 1С: БГУ позволит учреждению избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и замечаний от контролирующих финансовых органов.