Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Внимание! Данное пособие составлено на основе актуальных нормативных документов‚ действующих в 2026 году‚ включая Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н) и разъяснения Минтруда. Учет трудовых книжек — это не просто формальность‚ а важнейшая часть кадрового делопроизводства‚ обеспечивающая юридическую защиту как работодателя‚ так и работника.

Почему учет так важен?

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности гражданина. Ее утрата или неправильное ведение могут привести к серьезным проблемам: от невозможности подтвердить стаж до административной ответственности работодателя. Поэтому система учета должна быть четкой‚ прозрачной и полностью соответствующей закону.

Два ключевых документа для учета

Для полноценного учета работодатель обязан вести два отдельных журнала (книги) на бумажном носителе. Электронный ведение не допускается (письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-6245).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Это основной документ‚ который фиксирует каждое движение каждой трудовой книжки или вкладыша в организации.

Назначение:

Регистрация всех принятых от соискателя трудовых книжек при приеме на работу.
Фиксация выдачи трудовой книжки (или вкладыша) работнику при увольнении.
Учет выдачи дубликатов трудовых книжек.
Контроль за нахождением каждой книжки (кто‚ когда и на каком основании ее получил или вернул).

Требования к форме и ведению:

Форма не унифицирована. Трудовым кодексом и Порядком 320н конкретный бланк не предусмотрен. Работодатель вправе разработать свою форму‚ но она должна содержать обязательные реквизиты.
Обязательные реквизиты (на основе Приложения № 3 к Постановлению Минтруда России от № 69):
- Порядковый номер записи.
- Дата приема на работу‚ заполнения трудовой книжки или вкладыша.
- ФИО работника.
- Серия и номер трудовой книжки (вкладыша).
- Кем и когда выдается (на основании приказа/распоряжения).
- Кому и когда выдана (подпись работника).
- Кем и когда принята обратно (при увольнении).
- Примечания (например‚ «выдана по почте»‚ «утеряна‚ выдан дубликат»).
Технические требования: Книга должна быть прошнурована‚ пронумерована по страницам и скреплена подписью руководителя и печатью организации на первом и последнем листе.

Образец записи в книге учета движения:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Этот документ предназначен для учета именно бланков (пустых книжек и вкладышей)‚ а не уже заполненных документов.

Фиксация поступления бланков (от типографии‚ из архива и т.д.) с указанием их серии и номеров.
Учет расходования бланков: на какую конкретную трудовую книжку/вкладыш они были использованы (связь с записью в книге учета движения).
Контроль за остатками бланков на складе/в кадровом отделе.

Форма также не унифицирована. Разрабатывается самостоятельно.
Обязательные реквизиты:
- Порядковый номер.
- Дата операции (приход/расход).
- Серия и номер бланка (или диапазон номеров).
- Количество.
- Основание (накладная‚ приказ‚ ссылка на запись в книге учета движения).
- Подписи ответственных лиц (принял/выдал).
Технические требования: Прошнурование‚ пронумерация‚ скрепление подписью и печатью.

Ключевые правила ведения в 2026 году

Бумажный носитель обязателен. Все записи вносятся рукописно или печатным способом‚ но в физическую книгу.
Строгая последовательность. Записи вносятся непрерывно‚ без пропусков и исправлений (исправления должны быть аккуратными‚ с подписью и датой).
Полнота информации. Указываются все реквизиты‚ особенно серии и номера. Номер вкладыша должен быть указан в записи о его выдаче.
Связь между документами. На каждую операцию в приходно-расходной книге (расход бланка) должна быть ссылка на соответствующую запись в книге учета движения (получение заполненной книжки работником).
Хранение. Обе книги хранятся в отделе кадров в условиях‚ обеспечивающих их сохранность. Срок хранения — не менее 75 лет (как и сами трудовые книжки после увольнения сотрудников).

Типичные ошибки и как их избежать

Ведение одной общей книги. Ошибка: пытаются совместить учет бланков и движение готовых книжек. Решение: строго разделяйте два журнала.
Неполные записи. Ошибка: указать только ФИО‚ без номера книжки или без номера приказа. Решение: используйте чек-лист обязательных полей при каждой операции.
Выдача «вне записи». Ошибка: выдать книжку при увольнении‚ но не сразу внести запись в журнал. Решение: вносить запись в день выдачи/приема документов.
Отсутствие связи «бланк-книжка». Ошибка: списать бланк в приходно-расходной книге‚ но не зафиксировать‚ на какую именно запись в книге движения он пошел. Решение: в графе «Основание» приходно-расходной книги указывать номер записи в книге учета движения.
Нарушение технических требований. Ошибка: не прошнуровать книгу‚ не пронумеровать страницы. Решение: перед началом ведения проверить соответствие книги всем требованиям (прошита‚ пронумерована‚ скреплена).

Что делать при утере трудовой книжки?

В этом случае также требуется аккуратный учет:

В книге учета движения в графе «Примечания» делается запись: «Утеряна. Выдан дубликат №… от…».
В приходно-расходной книге отражается операция по списанию бланка‚ который был использован для утерянной книжки (если она была заполнена)‚ и поступление бланка для нового дубликата.
Все действия должны быть подкреплены приказом работодателя и заявлением работника.

Ведение книг учета трудовых книжек — это рутинная‚ но критически важная задача отдела кадров. Правильное‚ аккуратное и своевременное оформление этих журналов:

Гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Порядка 320н.
Защищает организацию от претензий бывших сотрудников и проверяющих органов.
Позволяет в любой момент быстро найти информацию о движении любого документа.
Является доказательством добросовестного выполнения работодателем обязанностей по хранению трудовых документов.

Инвестируйте время в создание удобных‚ стандартизированных бланков журналов и обучение кадровых специалистов. Это сэкономит нервы и ресурсы в долгосрочной перспективе.

Примечание: Настоящее пособие носит рекомендательный характер. При возникновении спорных ситуаций необходимо обращаться к актуальной редакции нормативных правовых актов и получать юридические консультации.