Несмотря на активную цифровизацию документооборота и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные носители по-прежнему остаются важнейшим кадровым и бухгалтерским документом. Многие работодатели продолжают заводить новые бумажные трудовые книжки для сотрудников‚ впервые поступающих на работу. В связи с этим перед организациями неизбежно встает вопрос: как правильно учитывать затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них?

Где и по какой цене приобретать бланки?

Согласно действующему законодательству (п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек)‚ изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке‚ утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Распространением этих бланков занимаются специализированные организации.

На практике работодатели сталкиваются с серьезным разбросом цен на рынке. Как показывает опыт кадровиков и бухгалтеров‚ стоимость бланков может отличаться в разы:

• Офлайн-магазины: цены здесь могут быть достаточно высокими (до 1000 рублей за бланк и более)‚ что становится неприятным сюрпризом для сотрудников‚ которым нужно срочно оформить документ.
• Онлайн-магазины и маркетплейсы: приобретение бланков через интернет позволяет существенно сэкономить. Например‚ в крупных сетевых магазинах (таких как «Комус» или «Читай-город») или на маркетплейсах (Ozon) цены могут начинаться от 155–290 рублей и доходить до 350–500 рублей за бланк в зависимости от партии и доставки.

Однако при покупке важно обращать внимание на официального поставщика‚ чтобы избежать приобретения поддельных бланков‚ не защищенных надлежащим образом.

Кто оплачивает приобретение бланка?

Это один из самых частых вопросов как у работодателей‚ так и у работников. Законодательство дает на него четкий ответ: стоимость выданных трудовых книжек должна возмещаться работниками.

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата)‚ а также вкладыша к ней работник оплачивает стоимость соответствующего бланка в сумме‚ затраченной работодателем на их приобретение. Таким образом‚ работодатель сначала тратит свои средства на закупку партии бланков‚ а затем компенсирует эти затраты за счет сотрудника‚ которому выдается документ.

Историческая справка и современные реалии

Интересно‚ что в старых нормативных актах фигурировали символические суммы. Например‚ ранее при выдаче трудовой книжки администрация имела право взимать с работника всего 50 копеек‚ а при выдаче вкладыша — 30 копеек. Сегодня эти нормы неактуальны‚ и работодатель взыскивает фактическую стоимость бланка‚ которая зависит от закупочной цены.

Бухгалтерский и кадровый учет затрат

Для правильной организации работы с бланками необходимо грамотно настроить бухгалтерский и кадровый учет. Затраты на приобретение и последующее возмещение стоимости отражаются в несколько этапов:

1. Приобретение бланков. Работодатель закупает партию трудовых книжек. Затраты на их покупку относятся на расходы организации‚ однако сами бланки подлежат строгому учету.
2. Учет на забалансовом счете. Бланки трудовых книжек отражаются на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило‚ это фактическая себестоимость приобретения). Аналитический учет ведется по каждому виду бланка.
3. Выдача работнику. При заведении новой трудовой книжки или оформлении вкладыша кадровик делает запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
4. Возмещение стоимости. Работник возмещает стоимость бланка. Это может быть сделано путем внесения наличных средств в кассу организации или путем удержания из заработной платы (при наличии письменного заявления сотрудника).

Важные нюансы и рекомендации

Чтобы избежать ошибок и штрафов со стороны контролирующих органов‚ следует помнить о нескольких ключевых моментах:

• Нельзя требовать возмещения сверх затрат. Работодатель не имеет права продавать бланк работнику с наценкой. Сотрудник возмещает ровно ту сумму‚ которую организация потратила на покупку данного бланка.
• Своевременное обновление цен. Стоимость бланков от поставщиков может меняться. Если организация закупила партию по одной цене‚ а через время цена выросла‚ при выдаче бланка из новой партии работник должен возмещать уже новую стоимость.
• Хранение бланков. Трудовые книжки и чистые бланки должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу‚ доступ к которому имеют только уполномоченные лица.
• Ответственность за задержку выдачи. Если работник отказывается оплачивать бланк‚ работодатель не имеет права отказать ему в заведении трудовой книжки. В таком случае затраты несет сама организация.

Затраты на приобретение бланков трудовых книжек, это временные расходы работодателя‚ которые в нормальном режиме полностью компенсируются за счет сотрудников. Главное для организации — найти надежного поставщика с адекватными ценами‚ наладить строгий учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете 006 и не забывать брать с работников заявление на удержание стоимости бланка из зарплаты или обеспечивать внесение средств в кассу.