Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Для её оформления необходимы бланки установленного образца. Учёт этих бланков регламентируется законодательством и внутренними нормативными актами организации. Ниже подробно рассмотрён порядок учёта бланков трудовых книжек, включая ведение соответствующих журналов, требования к их хранению и особенности перехода на электронный учёт.

Что такое бланк трудовой книжки

Бланк трудовой книжки – печатный лист установленного формата, на котором впоследствии заполняются сведения о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой жизни сотрудника. Бланки выдаются работодателем и должны соответствовать образцу, утверждённому Министерством труда и социальной защиты РФ.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет трудовую книжку как документ строгой отчётности.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
• Письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-1234 «О ведении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек».
• Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (№ 439-ФЗ от ) – допускает ведение учёта в электронном виде при соблюдении условий.

Книга учёта бланков трудовых книжек

Книга учёта бланков трудовых книжек (далее – КУБ) предназначена для фиксирования поступления, хранения и расхода бланков. Ведётся она на бумажном носителе, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами и разрешено Минтрудом.

Что фиксируется в КУБ

• Дата получения бланка (поставка от типографии или иного поставщика).
• Номер и серия бланка.
• Количество полученных экземпляров.
• ФИО ответственного лица, принявшего бланк на хранение.
• Дата выдачи бланка сотруднику (или его возврата в случае брака).
• Основание выдачи (приём на работу, перевод, восстановление после утери и т.д.).
• Отметка о списании (повреждение, утрата, моральный износ).

Форма ведения

КУБ может вестись в виде таблицы с колонками, соответствующими перечисленным выше реквизитам. Каждая запись подписывается ответственным сотрудником и заверяется печатью организации (если таковая имеется). При использовании электронного формата допускается ведение в специализированной системе кадрового учёта с обеспечением защиты от несанкционированного изменения.

Книга учёта движения трудовых книжек

Помимо учёта бланков, организация обязана вести книгу учёта движения трудовых книжек (КУД). В ней фиксируются факты выдачи, приёма обратно, замены и утери уже заполненных трудовых книжек сотрудников.

Что отражается в КУД

• Дата выдачи трудовой книжки сотруднику.
• ФИО, должность, структурное подразделение работника.
• Серия и номер выданной трудовой книжки.
• Основание выдачи (приём на работу, перевод, восстановление).
• Дата возврата трудовой книжки (при увольнении, переводе в другое подразделение).
• Примечания о повреждении, утере, выдаче дубликата.

Хранение

КУД хранится в отделе кадров не менее 75 лет после последней записи, поскольку относится к документам, имеющим длительный срок хранения (по аналогии с трудовыми книжками).

Порядок получения, выдачи и списания бланков

1. Поступление бланков. При получении партии от поставщика составляется акт приёма‑передачи, в котором указываются количество, серия и номера бланков. Данные заносятся в КУБ.
2. Размещение на хранении. Бланки хранятся в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом (только у ответственного лица и руководителя отдела кадров).
3. Выдача бланка. При необходимости оформить трудовую книжку сотруднику выдаётся один бланк. В КУБ делается запись о выдаче (дата, ФИО сотрудника, номер бланка, основание). Выдача оформляется распиской сотрудника в журнале выдачи бланков.
4. Списание бланка. Если бланк оказался бракованным, повреждённым или утраченным, он списывается. В КУБ делается отметка о списании с указанием причины и акта о браке/утере. Списанные бланки подлежат уничтожению в присутствии комиссии (не менее двух человек) с составлением акта уничтожения.

Особенности электронного учёта

С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) возможен переход на электронный учёт бланков, однако это требует:

• Согласия работника на ведение трудовой книжки в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
• Использования сертифицированной кадровой системы, обеспечивающей целостность и неизменяемость данных.
• Ведения электронного журнала учёта бланков с функцией электронной подписи и хранения резервных копий.
• Сохранения возможности предоставления бумажного дубликата по требованию сотрудника.

При полном переходе на ЭТК бумажные бланки могут использоваться только для выдачи дубликатов при утрате электронной записи или по желанию работника.

Ответственность за нарушение порядка учёта

Нарушение правил учёта бланков трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц.
• Дисквалификацию на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
• Гражданско‑правовые последствия – возмещение ущерба работнику в случае утраты или невозможности подтверждения трудового стажа из‑за неправильного учёта.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводить сверку фактического наличия бланков с данными КУБ.
• Вести резервную копию электронного журнала учёта (если используется электронный формат) на отдельном носителе.
• Обеспечить обучение ответственных сотрудников порядку заполнения КУБ и КУД, а также правилам хранения и уничтожения бланков.
• Хранить акты приёма‑передачи, списания и уничтожения бланков вместе с книгами учёта не менее пяти лет.
• При переходе на электронные трудовые книжки оформить внутренний приказ, определяющий порядок ведения электронного учёта бланков и хранения резервных копий.

Соблюдение указанных требований гарантирует надёжное документальное подтверждение трудовой деятельности сотрудников, минимизирует риски споров и штрафов, а также обеспечивает прозрачность кадрового учёта в организации.