Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В современных условиях бухгалтерия и кадровый учет всё чаще переходят в электронный формат, но бумажные трудовые книжки по‑прежнему требуют строгого учёта. В этой статье подробно рассмотрены способы ведения учёта трудовых книжек в различных конфигурациях 1С: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ).

Нормативная база

Учёт трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 84.1, 137, 248, 283);
• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек);
• Приказ Минтруда России от  № 585н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядка её заполнения»;
• Постановление Правительства РФ от  № 425 «О переходе на электронные трудовые книжки».

Согласно этим документам organisation обязана:

1. Вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
2. Пронумеровать, прошнуровать и заверить книгу подписью руководителя и печатью (при наличии);
3. Обеспечить своевременную сдачу формы СЗВ‑ТД в ПФР (не позднее 25 числа следующего месяца).

Ведение учёта в 1С:Бухгалтерия 8

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия учёт трудовых книжек реализован через подсистему «Кадры и зарплата». Основные операции:

Приобретение бланков трудовых книжек

• Документ «Поступление товаров и услуг» → вид операции «Приобретение бланков строгой отчётности»;
• Указываем количество, стоимость, счёт учёта (например, 10.01 «Материалы»).

Приём на работу и выдача трудовой книжки

• Создаём документ «Приём на работу»;
• Вкладка «Трудовая книжка» → выбираем «Выдать новую» или «Выдать из наличия»;
• Система автоматически формирует запись в книге учёта движения трудовых книжек (журнал «Движение ТК»).

Списание и утилизация бланков

• Документ «Списание материалов» → вид операции «Списание бланков строгой отчётности»;
• Указываем причину списания (брак, утрата, окончание срока годности).

Формирование отчёта СЗВ‑ТД

Для подачи в ПФР используется обработка «Формирование СЗВ‑ТД» (меню «Зарплата» → «Отчёты» → «СЗВ‑ТД»).

• Указываем период;
• Выбираем сотрудников, у которых за период были изменения в трудовой книжке (приём, перевод, увольнение, изменение данных);
• Получаем XML‑файл, готовый к отправке через личный кабинет ПФР.

Учёт трудовых книжек в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -.3

В 1С:ЗУП учёт трудовых книжек тесно интегрирован с кадровыми процессами. Основные возможности:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• В карточке сотрудника есть переключатель «Способ ведения трудовой книжки» (бумажная/электронная/оба);
• При выборе электронного способа система формирует электронные записи в соответствии с форматом СЗВ‑ТД;
• Все изменения (приём, перевод, увольнение, изменение данных) автоматически попадают в журнал «Электронные трудовые книжки».

Книга учёта движения бумажных трудовых книжек

Даже при использовании ЭТК organisation может вести параллельный учёт бумажных бланков:

• Документ «Поступление бланков ТК» → учёт на складе;
• Документ «Выдача ТК сотруднику» → списание со склада и запись в журнал движения;
• Журнал доступен через меню «Кадровик» → «Книги и журналы» → «Книга учёта движения трудовых книжек».

Отзыв заявления о способе ведения ТК

Сотрудник может в любой момент изменить способ ведения ТК. Для этого:

1. Сотрудник подаёт заявление (можно оформить через самообслуживание 1С:Фреш или через HR‑портал);
2. В 1С:ЗУП создаём документ «Заявление о способе ведения трудовой книжки» с указанием нового способа;
3. После утверждения руководителем система обновляет карточку сотрудника и формирует соответствующую запись в журнале изменений.

Учёт трудовых книжек в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ) -

Для бюджетных организаций особенности учёта связаны с необходимостью отражать операции в бухгалтерском учёте и соблюдать требования казначейства.

Основные операции

• Приобретение бланков – документ «Поступление ТМЦ» (счёт 10.01);
• Приём на работу – документ «Наём сотрудника» → в реквизите «Трудовая книжка» указываем «Выдана новая»;
• Списание – документ «Списание ТМЦ» (при утрате или браке).

Отчётность

В БГУ формируются те же формы СЗВ‑ТД, но отправка осуществляется через интеграцию с «Казначейством» (модуль «Бюджетный учёт»).

• Обработка «Формирование СЗВ‑ТД» → выбираем период и получаем файл;
• Файл загружается в личный кабинет ПФР через канал ЭДО.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Переход регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ и требует выполнения следующих действий:

1. Определить способ ведения ТК для каждого сотрудника (бумажная, электронная, комбинированный).
2. Получить согласие сотрудника на ведение электронной трудовой книжки (заявление о способе ведения ТК).
3. Внести запись в бумажную ТК (если она существует) о переходе на ЭТК – сделать это не позднее трёх рабочих дней с даты подачи заявления.
4. Обновить информацию в 1С:
   • В карточке сотрудника установить флажок «Электронная трудовая книжка»;
   • Если требуется вести обе формы – оставить оба переключателя активными.
5. Сформировать и отправить первую СЗВ‑ТД за период, в котором произошёл переход (не позднее 25 числа следующего месяца).
6. Архивировать бумажные ТК (при полном переходе на электронный формат) в соответствии с внутренними нормами организации.

Важно: при переходе на электронный формат организация обязана обеспечить хранение электронных трудовых книжек в течение 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Практические рекомендации по ведению учёта

• Регулярная сверка – ежемесячно сверяйте данные журнала движения ТК с фактическим наличием бланков на складе и с данными в карточках сотрудников.
• Автоматизация – используйте обработки «Массовое изменение способа ведения ТК» и «Массовое формирование СЗВ‑ТД» для снижения ручного труда.
• Резервное копирование – электронные трудовые книжки храните в защищённом резервном хранилище (например, в облачной подсистеме 1С:Фреш) с соблюдением требований ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Обучение персонала – проводите инструктажи для кадровиков и бухгалтеров по работе с журналами ТК и формированию отчётов СЗВ‑ТД.
• Документирование процедур – утвердите внутренний нормативный акт «Порядок ведения и учёта трудовых книжек», в котором пропишите ответственных, сроки и формы документов;

Учёт трудовых книжек в программах 1С обеспечивает прозрачность и соответствие законодательным требованиям как для бумажных, так и для электронных форм. Правильная настройка подсистемы кадрового учёта, своевременное оформление заявлений о способе ведения ТК и регулярная сдача формы СЗВ‑ТД позволяют избежать штрафов и упростить взаимодействие с Пенсионным фондом России. Используя возможности 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП и 1С:БГУ, организация может гибко комбинировать бумажный и электронный учёт, обеспечивая надёжное хранение данных о трудовой деятельности сотрудников на протяжении всего их профессионального пути.