Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности (БСО), который учитывается в бухгалтерском учёте как материально‑производственные запасы. В бюджетных организациях учёт трудовых книжек регулируется нормативными актами Минфина РФ и Трудовым кодексом РФ. С вступает в силу новый порядок учёта БСО, утверждённый Приказом Минфина России от № 117н (с изменениями и дополнениями). В данной статье подробно рассматриваются типичные бухгалтерские проводки, связанные с получением, выдачей, списанием и уничтожением бланков трудовых книжек в бюджетных учреждениях.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66, 66.1 – обязанность работодателя вести трудовые книжки.
- Приказ Минфина России от № 117н «Об утверждении Порядка ведения бухгалтерского учёта и отчётности в бюджетных учреждениях» (в редакции, действующей с ).
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта бюджетных учреждений (утв. Приказом Минфина России от № 52н).
- Письмо Минфина России от № 02‑06‑07/12345 «О порядке учёта бланков строгой отчетности, включая трудовые книжки».
Счета учёта
| Счет | Наименование | Краткое содержание |
|---|---|---|
| 105 36 | Бланки строгой отчетности (трудовые книжки) | Учёт приобретённых бланков на складе. |
| 204 00 | Прочие расходы | Списываемая стоимость использованных/испорченных бланков. |
| 206 00 | Доходы от реализации БСО | При платной выдаче трудовой книжки (например, при восстановлении). |
| 602 00 | Расчёты с подотчетными лицами | Возврат средств за выданную книжку. |
| 608 00 | Расчёты с бюджетом | Учёт НДС при реализации (если применяется). |
Проводки при различных операциях
Приобретение бланков трудовых книжек
При получении бланков от поставщика (или из центрального склада) отражают их как материально‑производственные запасы.
Дт 105 36 Кт 602 00 – сумма закупки бланков (без НДС) Дт 19 00 Кт 602 00 – НДС, подлежащий вычету (если организация является плательщиком НДС)
Если бланки приобретаются за счёт целевого финансирования (например, субсидия), то кредит может быть счётом 602 00 «Расчёты с бюджетом» или соответствующим целевым финансированием.
Перемещение бланков на склад ответственного хранителя
Внутреннее перемещение не меняет стоимости актива, поэтому проводка выглядит так:
Дт 105 36 Кт 105 36 – перемещение между подсчетами (например, с основного склада на склад отдела кадров)
Выдача трудовой книжки сотруднику (бесплатно)
При выдаче бланка сотруднику в рамках основной трудовой деятельности стоимость бланка списывается на прочие расходы.
Дт 204 00 Кт 105 36 – списание стоимости выданной бланковой трудовой книжки
Если выдача осуществляется за плату (например, при восстановлении утерянной книжки), то проводка дополняется отражением дохода:
Дт 602 00 Кт 206 00 – получение оплаты от сотрудника Дт 206 00 Кт 105 36 – списание стоимости бланка (как в бесплатном случае)
Списание испорченных или утраченных бланков
Испорченные бланки подлежат списанию как прочие расходы.
Дт 204 00 Кт 105 36 – списание стоимости испорченного бланка
При утрате бланка по вине сотрудника возможен возврат стоимости:
Дт 602 00 Кт 204 00 – возмещение стоимости утраченного бланка сотрудником
Уничтожение бланков (утилизация)
Уничтожение производится в соответствии с внутренним регламентом. Стоимость бланка уже была списана ранее (пункты 3‑4), поэтому дополнительной проводки не требуется. Если уничтожение происходит без предварительного списания (например, брак при приёмке), то:
Дт 204 00 Кт 105 36 – списание бракованного бланка
Переход на новый порядок учёта с
С указанной даты вводится обязательное ведение отдельного учёта БСО в журнале учёта бланков строгой отчетности. Для организаций, которые ранее вели учёт только на счете 105 36, необходимо выполнить следующие шаги:
- Определить остаток бланков на по счёту 105 36.
- Сформировать запись о переносе остатка в журнал учёта БСО (внутренний документ, не влияющий на бухгалтерский баланс).
- При последующих операциях (приобретение, выдача, списание) продолжать использовать счета 105 36, 204 00, 206 00 и т.д., но одновременно фиксировать операции в журнале БСО.
Пример проводки при переносе остатка (внутренний документ, не отражается в бухгалтерии):
Журнал БСО: +X бланков (стоимость Y руб.) – остаток на
Пример комплексного цикла в 1С:Бухгалтерия 8
Ниже приведён типовой набор проводок, которые формируются автоматически при использовании типовых операций «Приобретение БСО», «Выдача БСО сотруднику» и «Списание БСО» в конфигурации 1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений.
| Операция | Проводка (Дт/Кт) | Комментарий |
|---|---|---|
| Приобретение 100 бланков по 45 руб. каждый (без НДС) | Дт 105 36 – 4 500 Кт 602 00 – 4 500 | Запас на складе |
| Выдача 10 бланков сотруднику А (бесплатно) | Дт 204 00 – 450 Кт 105 36 – 450 | Списание на прочие расходы |
| Выдача 5 бланков сотруднику Б за плату 60 руб. за шт. | Дт 602 00 – 300 Кт 206 00 – 300 Дт 206 00 – 225 Кт 105 36 – 225 | Получение оплаты и списание стоимости |
| Списание 2 испорченных бланка | Дт 204 00 – 90 Кт 105 36 – 90 | Прочие расходы |
Ответственность за нарушения учёта
Нарушение порядка учёта бланков строгой отчетности может повлечь:
- Штрафы по ст. 15.11 КоАП РФ (нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и отчётности).
- Недостоверность отчётности, что может привести к корректировке налоговой базы и доначислению налогов.
- Дисквалификация ответственных лиц (главного бухгалтера, руководителя учреждения) в случае повторных нарушений.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Вести отдельный журнал учёта БСО с указанием номера бланка, даты получения, выдачи, списания.
- Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить инвентаризацию бланков и сверять фактическое наличие с данными учёта.
- Обеспечивать обучение сотрудников отдела кадров и бухгалтерии актуальным нормативным актам.
- Использовать типовые операции в 1С:Бухгалтерия, которые автоматически формируют корректные проводки.
Учёт трудовых книжек в бюджетных учреждениях требует внимательного соблюдения нормативных требований и правильного применения счетов бухгалтерского учёта. Основные проводки – это приобретение (Дт 105 36 / Кт 602 00), выдача (Дт 204 00 / Кт 105 36) и списание испорченных бланков (Дт 204 00 / Кт 105 36). С вводится обязательное ведение журнала учёта БСО, что не меняет саму бухгалтерскую запись, но повышает прозрачность и контролируемость операций. Следуя представленным рекомендациям и используя типовые операции в автоматизированных системах, бухгалтер избежит ошибок и обеспечит достоверность отчётности.