В этой статье мы подробно рассмотрим вопросы учета выдаваемых вкладышей в трудовую книжку, их оформление и регистрацию в кадровой документации. Мы разберем основные правила, необходимые документы и особенности учета.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительная часть, которая вставляется в трудовую книжку для записи информации о работе, награждениях и других событиях в трудовой деятельности работника. Важно понимать, что вкладыш в трудовую книжку необязателен. Он оформляется только в том случае, если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены.
Разделы трудовой книжки:
Трудовая книжка состоит из трех основных разделов:
Сведения о сотруднике: Содержит информацию о ФИО, дате рождения, месте рождения, образовании, квалификации и т.д.
Сведения о работе: Содержит информацию о местах работы, должностях, датах приема на работу и увольнения, причинах увольнения.
Сведения о награждениях: Содержит информацию о наградах, поощрениях и других достижениях работника.
Когда требуется оформление вкладыша?
Вкладыш необходим, когда заканчиваются поля в любом из разделов трудовой книжки. То есть, если вы заполняете все записи в разделе «Сведения о работе», вам потребуется вложить вкладыш, чтобы продолжить фиксировать информацию о работе работника.
Учет выдаваемых вкладышей: обязательства работодателя
Работодатели обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от N 225.
Процесс учета выдачи вкладыша: пошаговая инструкция
Приобретение вкладыша: Вкладыши приобретаются работодателем. Обычно это делается через подотчетное лицо. В этом случае вместо стандартных документов (актов, накладных, УПД) оформляется авансовый отчет;
Регистрация в приходно-расходной книге: Бланк вкладыша обязательно регистрируется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Это необходимо для контроля за расходованием бланков.
Внесение информации в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей: В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей вносится информация о выдаче вкладыша конкретному работнику, включая серию и номер вкладыша.
Передача работнику: Вкладыш передается работнику вместе с трудовой книжкой.
Подпись работника: Работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при получении трудовой книжки (включая вкладыш).
Удержание из заработной платы за вкладыш
Если вкладыш оформляется за счет заработной платы работника, необходимо произвести удержание. Удержание оформляется на основании соответствующего документа, в котором указывается:
- Наименование и код вида удержания.
- Сумма удержания.
- Причина удержания (в данном случае – оформление вкладыша в трудовую книжку).
Бухгалтерский учет
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются на забалансовом счете 006. При поступлении трудовой книжки и вкладыша на учет, необходимо отразить соответствующую проводку.
Важные моменты и особенности
- Нумерация записей во вкладыше: Начинать нумерацию записей во вкладыше с цифры 1 неправомерно. Нумерация должна быть последовательной и соответствовать порядку заполнения.
- Оформление вкладыша при увольнении: При увольнении работника необходимо зафиксировать информацию о выдаче вкладыша в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- НДС: Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией и облагается НДС.
Ресурсы для дополнительной информации
- [Государственная инспекция труда в Калужской области](ссылка на сайт)
- [Кадровик-практик](ссылка на сайт)
- [Бухгалтерия.ru](ссылка на сайт)
- [ЭнтерФин](ссылка на сайт)
Правильный учет выдаваемых вкладышей в трудовую книжку – важная задача для любого работодателя. Соблюдение установленных правил и процедур позволит избежать штрафов и обеспечить сохранность трудовых книжек работников. Внимательное отношение к оформлению и учету этих документов – залог эффективного управления кадровым делопроизводством.