С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2020 года, а особенно с введением новых требований с 2023 года, многие работники сталкиваются с вопросом: можно ли удалить запись из электронной трудовой книжки? Особенно остро этот вопрос встаёт, когда в ЭТК содержатся ошибочные, недостоверные, мошеннические или нежелательные записи — например, об увольнении за прогул, о работе у нелегального работодателя или о периоде, который не соответствует действительности․
Ответ на этот вопрос прост, но требует глубокого понимания законодательства: удалить запись из электронной трудовой книжки невозможно․ Ни работодатель, ни сотрудник, ни даже Пенсионный фонд РФ не имеют права полностью удалять записи о трудовой деятельности․ Однако есть законный способ — аннулировать (отменить) запись с внесением корректирующей информации․
Почему удаление записей запрещено?
Электронная трудовая книжка — это юридически значимый документ, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ Она является частью государственной информационной системы и подлежит строгому контролю․ Законодательство РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 439-ФЗ, Приказ Минтруда № 713н от ) устанавливает, что:
- Все записи о трудовой деятельности носят исторический характер и должны сохраняться для формирования стажа, начисления пенсии и защиты прав работника․
- Удаление информации нарушает принципы непрерывности и достоверности учёта трудового стажа․
- Система ЭТК спроектирована так, чтобы не допускать стирания данных — это гарантирует прозрачность и предотвращает манипуляции․
Как отмечают эксперты Росуда и ПФР: «В цифровой трудовой книжке запись не удаляют ни при каких обстоятельствах» (Альфа-Курс, 2025)․ Это не техническое ограничение — это правовая норма․
Что делать, если запись ошибочна или недействительна?
Вместо удаления закон предусматривает процедуру отмены записи с внесением пояснительной аннулирующей записи․ Эта процедура регламентирована Приказом Минтруда России № 713н от ․
Порядок отмены записи в ЭТК
- Признание записи недействительной, запись может быть признана недействительной по решению:
- Суда (например, при восстановлении на работе)
- Контрольно-надзорного органа (Роструд, Государственная инспекция труда)
- Самого работодателя (если ошибка была допущена им)
- Издание приказа об отмене — работодатель издаёт внутренний приказ (форма не строго регламентирована, но должна содержать: основание, дату, номер записи, причину отмены)․
- Внесение аннулирующей записи, в электронную трудовую книжку вносится новая запись в разделе «Сведения о работе» с указанием:
- Номера отменяемой записи
- Признака отмены: «Х» (в графе 10, как указано в Приказе № 713н)
- Причины отмены (например: «Решением суда от № 2-123/2025 запись о увольнении признана недействительной»)
- Уведомление работника — работодатель обязан сообщить работнику о внесении аннулирующей записи и предоставить ему выписку из ЭТК․
Пример аннулирующей записи в ЭТК:
Запись № 12 от , Уволен по п․ 5 ст․ 81 ТК РФ (за прогул)
Запись № 13 от — Х Отмена записи № 12 от ․ Решением суда от № 2-123/2025 запись признана недействительной․ Работник восстановлен на работе с ․
Таким образом, первоначальная запись остаётся в системе, но она явно помечена как отменённая․ Это обеспечивает полную прозрачность и защиту прав работника․
Можно ли удалить запись о причинах увольнения?
Некоторые работники хотят скрыть, например, что они были уволены за прогул, по соглашению сторон или по инициативе работодателя․ Нет, это невозможно․ Причина увольнения — обязательный элемент записи․ Её нельзя удалить, но можно отменить всю запись, если она признана недействительной (например, если увольнение было незаконным и работник восстановлен судом)․
Если вы просто не хотите, чтобы будущий работодатель увидел «неприятную» причину увольнения — закон не позволяет это скрыть․ ЭТК доступна любому работодателю при согласии работника (через портал Госуслуг или по запросу)․ Но если запись отменена — в ней будет стоять «Х», и причина увольнения будет сопровождаться пояснением, что она признана недействительной․
Что делать, если запись в ЭТК — мошенническая?
Если вы обнаружили, что в вашей ЭТК есть запись о работе у работодателя, с которым вы никогда не сотрудничали — это может быть мошенничество (например, «фейковый» стаж для получения пенсии или кредита)․
В этом случае необходимо:
- Собрать доказательства: выписки из банка, справки с настоящих мест работы, свидетельские показания, копии паспорта, документы о регистрации по месту жительства в тот период․
- Обратиться в Роструд с заявлением о проверке факта незаконного внесения записи․
- Подать иск в суд о признании записи недействительной и об обязании ПФР внести аннулирующую запись․
- Подать заявление в ПФР с просьбой провести проверку и внести корректировку на основании судебного решения․
Судебная практика подтверждает: ПФР обязан внести аннулирующую запись на основании вступившего в законную силу решения суда (Второй кассационный суд общей юрисдикции, 2023 г․)․
Можно ли отказатся от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной?
Нет, нельзя․ Как указано в законодательстве и разъяснениях Минтруда, отказаться от ЭТК невозможно․ С 2023 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии․ Но даже если вы выбрали бумажную трудовую книжку — все новые записи о вашей трудовой деятельности всё равно будут вноситься в ЭТК (в соответствии с п․ 3 ст․ 66 ТК РФ)․
Таким образом, электронная трудовая книжка — это не опция, а обязательная система учёта․
Что делать, если вы сами ошибочно внесли данные?
Работник не имеет права самостоятельно вносить или удалять записи в ЭТК․ Даже если вы через портал Госуслуг запросили выписку и «вручную» убрали какие-то записи — это не имеет юридической силы․ Работодатель и ПФР видят только официальную версию, хранящуюся в системе․ Любые изменения вносятся только через работодателя или суд․
Важно помнить: ключевые принципы
- Удалить запись — нельзя․ Ни при каких обстоятельствах․
- Отменить запись — можно, но только на основании решения суда, Роструда или работодателя․
- Отменённая запись остаётся в системе с пометкой «Х», это не скрытие, а исправление с исторической достоверностью․
- Работник не может сам вносить изменения — только через работодателя или суд․
- ПФР не имеет права удалять записи — он лишь исполнитель законодательства․
Если в вашей электронной трудовой книжке есть ошибки или нежелательные записи — не паникуйте․ Ваша история трудовой деятельности не уничтожается, она корректируется․ Главное — действовать в рамках закона:
- Получите выписку из ЭТК через Госуслуги или у работодателя․
- Если нашли ошибку — обратитесь к текущему или прошлому работодателю с просьбой инициировать отмену․
- Если работодатель отказывается — обращайтесь в Роструд или в суд․
- После получения решения — требуйте внесения аннулирующей записи․
Помните: отменённая запись — это не стыд, а доказательство вашей правоты․ Современное законодательство не позволяет скрывать прошлое, но даёт возможность исправлять ошибки, с сохранением прозрачности и справедливости․
Если вы столкнулись с трудностями — обратитесь к юристу по трудовому праву․ Сбор документов и грамотное оформление искового заявления — залог успешного исправления вашей электронной трудовой книжки․
Ваша трудовая история — ваша собственность․ Но она не может быть стёрта․ Только исправлена — правильно и законно․