Удержание стоимости трудовой книжки (или её вкладыша) из заработной платы работника – довольно типичная процедура, особенно при увольнении или при выдаче нового бланка․ Ниже подробно рассматриваем, какими бухгалтерскими проводками следует отразить эту операцию, какие документы требуются и какие нюансы нужно учитывать․

Правовая основа

Согласно п․ 47 Правил (утверждённых правительством РФ), при выдаче работнику трудовой книжки работодатель вправе удерживать её стоимость из заработной платы, если:

• Размер удержания определяется расходами на приобретение бланка;
• Удержание производится по заявлению работника;
• Не возникает ситуаций массовой утраты книжек из‑за чрезвычайных обстоятельств․

Таким образом, удержание возможно только после получения письменного заявления от сотрудника․

Какие документы нужны

1. Заявление работника о удержании стоимости книжки (образцы доступны в 2025‑2026 гг․)․
2. Копия трудовой книжки (или её вкладыша), подтверждающая факт её выдачи․
3. Расчёт стоимости бланка (счёт‑фактура, рецептура, договор с поставщиком)․
4. При необходимости – акт приём‑передачи** (при увольнении – акт увольнения)․

Алгоритм бухгалтерского учёта

Ниже приведён пошаговый алгоритм и примеры проводок, которые следует выполнить в 1С/1С:Бухгалтерии, SAP, «Контур․Школа» и т․п․

При выдаче новой книжки (приём на работу)

1. Работник подаёт заявление о удержании стоимости․
2. Бухгалтерия оформляет счёт‑фактуру на приобретение книжки․
3. В журнале проводятся две операции:

Дт 70 – Кт 68 (расходы на приобретение трудовых книжек) -000 – стоимость книжки
Дт 68 – Кт 70 (удержание из зарплаты)
 –3000 – удержание из заработной платы

После этого в расчётном листе работника в колонке «Удержания» отражается сумма 3000 ₽․

При увольнении (выдача книжки)

Когда работник увольняется, в его последнем расчёте в т․ч․ учитывается стоимость книжки, если она была удержана ранее․

Дт 70 – Кт 68 (считаем выплату компенсацию за неиспользованный отпуск и др․) -000 – выплата компенсации
Дт 68 – Кт 70 (удержание стоимости книжки)
 –3000 – удержание из выплат

Если работник не подавал заявления о удержании, то удерживать стоимость нельзя, если только иные обстоятельства не предусмотрены коллективным договором․

При выдаче вкладыша (дополнительного бланка)

В случае, когда требуется дополнительный вкладыш (например, после потери предыдущего), порядок тот же, только стоимость вкладыша учитывается отдельно․

Дт 70 – Кт 68 (расходы на вкладыш) -500 – стоимость вкладыша
Дт 68 – Кт 70 (удержание из зарплаты)
 –1500 – удержание

Пример полной проводки в 1С

Допустим, работник уходит с места, удержана стоимость книжки 3000 ₽, а также произведена выплата компенсации 5000 ₽․

Документ: "Зарплата и выплаты при увольнении"
Проводка 1 – Учёт расходов на книжку
 Дт 70 – Кт 68 3000 (расходы на приобретение книжки)
Проводка 2 – Удержание из зарплаты
 Дт 68 – Кт 70 –3000 (удержание из заработной платы)
Проводка 3 – Выплата компенсации
 Дт 70 – Кт 68 5000 (компенсация за отпуск)
Проводка 4 – Удержание стоимости книжки из выплаты
 Дт 68 – Кт 70 –3000 (удержание из компенсации)

В итоговом расчёте работник получит:

• 5000 ₽ – выплата компенсации;
• –3000 ₽ – удержание за книжку;

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли удержать стоимость книжки без заявления? – Нет, удержание возможно только по письменному заявлению работника․
• Что делать, если книжка потеряна? – При потере работодатель может потребовать возмещения стоимости, но только после согласования с сотрудником․
• Как отразить удержание в налоговой декларации? – Удержанная сумма считается доходом работника, а расходы на книжку – расходом работодателя (п․ 47 Правил)․
• Есть ли ограничения по сроку удержания? – Удержание должно быть выполнено в том же расчётном периоде, когда производится выплата (или в следующем, если это предусмотрено договором)․

Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы – законный и часто используемый способ возмещения расходов работодателя․ Главное условие – письменное заявление работника и правильное отражение операции в бухгалтерском учёте;

Проводки выглядят стандартно:

1. Расходы на приобретение книжки (Дт 70 – Кт 68)․
2. Удержание из зарплаты (Дт 68 – Кт 70)․
3. При увольнении – аналогичная проводка, но удержание производится из выплат (компенсаций, отпускных и т․п․)․

Соблюдая эти правила, вы сможете корректно отразить финансовые потоки, избежать ошибок в налоговой отчётности и соблюсти требования Трудового кодекса․

Автор:** Бухгалтер‑консультант, специалист по кадровому и налоговому праву