Вопрос удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы сотрудника является одним из наиболее спорных и часто неправильно трактуемых в бухгалтерской и кадровой практике. Многие работодатели, особенно в малом бизнесе, считают, что имеют право удерживать из зарплаты стоимость трудовой книжки, выданной сотруднику, как «расходы на ведение кадрового учета». Однако такой подход противоречит трудовому законодательству РФ и может повлечь за собой штрафы со стороны трудовой инспекции и налоговых органов.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить работнику условия, предусмотренные трудовым законодательством, в т.ч. бесплатное предоставление трудовой книжки при трудоустройстве.
Статья 66 ТК РФ прямо указывает, что трудовая книжка выдается работнику бесплатно работодателем при заключении трудового договора. Это означает, что:
- Стоимость бланка трудовой книжки — это расход работодателя;
- Удержание этой стоимости из заработной платы сотрудника незаконно;
- Даже если сотрудник подписал согласие на удержание — такое согласие не имеет юридической силы, так как противоречит обязательным нормам закона.
Также статья 137 ТК РФ перечисляет случаи, когда удержания из заработной платы допускаются. Среди них, удержания по исполнительным листам, по решению суда, по заявлению работника (например, на погашение аванса), а также в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами. Удержание за трудовую книжку в этот перечень не входит.
Почему работодатели ошибочно удерживают стоимость трудовой книжки?
Часто работодатели обосновывают такие удержания следующими аргументами:
- «Мы купили бланк за 200 рублей — это же наши расходы»;
- «Сотрудник сам попросил выдать книжку, значит, он должен оплатить»;
- «В других компаниях так делают, почему мы не можем?»
Все эти аргументы не имеют юридического основания. Работодатель несет расходы на ведение кадрового учета как часть своих операционных затрат. Это аналогично тому, как компания оплачивает бланки приказов, формы Т-2, журналы учета рабочего времени, все это входит в расходы на управление персоналом, и не перекладываются на сотрудников.
Что будет, если удержать стоимость трудовой книжки?
Незаконное удержание из заработной платы влечет за собой серьезные последствия:
- Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ИП или руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Возмещение ущерба — сотрудник может требовать возврата удержанной суммы с процентами за каждый день задержки;
- Дополнительные штрафы от ФНС — если удержание было учтено в расходах при расчете налога на прибыль, это может быть расценено как необоснованное уменьшение налогооблагаемой базы;
- Репутационный ущерб — сотрудники могут уйти в суд или в профсоюзы, что приведет к публичному скандалу.
Бухгалтерские проводки: как правильно отразить расходы на трудовые книжки
Поскольку трудовая книжка выдается сотруднику бесплатно, расходы на ее приобретение относятся на счета учета затрат на персонал. Ниже приведены корректные бухгалтерские проводки.
Приобретение бланков трудовых книжек
Работодатель закупает бланки у уполномоченного поставщика (например, в типографии или через «Почту России»).
Дт 10.12 «Материалы», Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 200 руб.
Выдача трудовой книжки сотруднику
При выдаче книжки сотрудником она списывается с учета материалов и отражается как расход на ведение кадрового учета.
Дт 26 «Общехозяйственные расходы» — Кт 10.12 «Материалы» — 200 руб.
Или, если компания применяет упрощенную систему учета и не ведет детальный учет материалов:
Дт 20 «Основное производство» (или Дт 44 «Расходы на продажу», Дт 23 «Вспомогательные производства») — Кт 10.12 «Материалы», 200 руб.
Важно! В зависимости от вида деятельности организации, расходы на трудовые книжки могут быть отнесены на:
- Дт 26 — если это административные расходы (например, офисные работники);
- Дт 20 — если книжка выдана производственному работнику, и расходы включаются в себестоимость;
- Дт 44, если работник относится к торговой или сервисной деятельности.
Налоговый учет
Расходы на приобретение трудовых книжек относятся к иным расходам, связанным с производством и реализацией (п. 22 ст. 264 НК РФ). Они уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (для ОСН) или по единому налогу (для УСН «Доходы минус расходы»).
Что делать, если удержание уже произошло?
Если работодатель уже удержал сумму за трудовую книжку, необходимо:
- Немедленно вернуть сумму сотруднику, в ближайший день выдачи зарплаты;
- Составить приказ об отмене удержания;
- Скорректировать бухгалтерские проводки — отменить ранее сделанное удержание и отразить расходы как положено;
- Провести внутренний аудит — проверить, не было ли подобных удержаний у других сотрудников;
- Обучить кадровую службу — провести инструктаж по законодательству о трудовых книжках.
Пример корректировки проводок
Допустим, из зарплаты сотрудника в январе было удержано 200 руб. за трудовую книжку. Теперь нужно отменить удержание.
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — 200 руб. (отмена удержания)
Дт 73 — Кт 50/51, 200 руб. (возврат денег сотруднику)
При этом расход на трудовую книжку должен быть отражен как:
Дт 26 — Кт 10.12 — 200 руб. (как положено)
Рекомендации для бухгалтеров и кадровиков
- Никогда не удерживайте стоимость трудовой книжки из зарплаты — это незаконно.
- Ведите учет бланков на счете 10.12 «Материалы» или в специальном журнале учета.
- Относите расходы на 26, 20, 44, в зависимости от функций сотрудника.
- Обучайте руководителей — многие считают, что «это же мелочь», но мелочи могут стоить больших штрафов.
- Сохраняйте чеки и акты приема-передачи бланков — это подтвердит вашу правовую позицию при проверке.
Удержание из заработной платы за трудовую книжку, это не просто ошибка, это нарушение трудового законодательства; Бухгалтерская проводка должна отражать расходы работодателя, а не перекладывать их на сотрудника. Правильное отражение расходов на трудовые книжки — это не только вопрос соблюдения закона, но и проявление уважения к правам работников.
Помните: трудовая книжка — это не товар, а документ, обеспечивающий социальные права человека. Ее выдача — обязанность работодателя, а не услуга за дополнительную плату.
Соблюдайте закон — и ваша компания будет не только юридически чистой, но и привлекательной для квалифицированных сотрудников.