В современной российской системе кадрового учёта и бухгалтерского учёта вопрос удержания трудовых книжек работников остаётся одним из наиболее острых и часто нарушающихся аспектов. Особенно актуален он в контексте работы зарплатных проектов (ЗУП) — систем, используемых организациями для автоматизации расчёта заработной платы, учёта отпусков, больничных и, что важно, ведения трудовых книжек.

Что такое ЗУП и как он связан с трудовыми книжками?

ЗУП, это сокращение от «Зарплатная и Учётная Программа». Это программное обеспечение (например, 1С:Зарплата и управление персоналом), которое автоматизирует кадровый и бухгалтерский учёт. В рамках ЗУП ведётся электронный учёт трудовых книжек, начисление зарплаты, формирование отчётности в ФСС, ПФР и налоговую службу.

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

• Все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде (если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии);
• ЭТК хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ;
• Работодатель обязан передавать данные о трудовой деятельности сотрудника в ПФР в течение одного рабочего дня с момента возникновения основания (приём, увольнение, перевод и т.д.).

Можно ли удерживать трудовую книжку у работника?

Нет, нельзя. Это прямо запрещено законодательством Российской Федерации.

Правовая основа

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ:

«Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. В случае, если работник в день увольнения не работал, трудовая книжка выдается ему по его просьбе в день обращения за ней.»

Также статья 234 ТК РФ устанавливает ответственность работодателя за неправомерное удержание трудовой книжки:

«Работодатель обязан возместить работнику моральный вред и компенсировать убытки, причинённые неправомерным удержанием трудовой книжки, включая упущенную выгоду (например, потерю работы в новой организации).»

Практика ЗУП и удержание книжек

Некоторые работодатели, особенно в малом бизнесе, ошибочно полагают, что:

• «Пока не закончится расчёт — книжку не отдадим»;
• «Мы ведём ЭТК, значит, можем держать бумажную книжку у себя»;
• «Без книжки работник не сможет устроиться на новую работу — пусть подождёт».

Это — грубые нарушения!

Даже если вы используете ЗУП и ведёте ЭТК, вы обязаны выдать работнику бумажную трудовую книжку (если он её не отказался) в день увольнения. ЭТК — это дополнительный способ учёта, а не замена бумажной книжке для работника. Работник имеет право на получение бумажного экземпляра, в который вносятся все записи, включая те, что переданы в ПФР.

Что делать, если работодатель удерживает трудовую книжку?

Если вы столкнулись с удержанием трудовой книжки, действуйте по следующему алгоритму:

1. Напишите заявление на имя руководителя с требованием выдать трудовую книжку в установленный срок (в течение 3 дней с момента увольнения — по закону, но лучше требовать в день увольнения).
2. Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением или передайте под подпись в кадровом отделе.
3. Если книжка не выдана в течение 3 дней — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в прокуратуру.
4. Параллельно можно подать иск в суд о взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула (ст. 234 ТК РФ) и морального вреда.

Пример из практики

В 2025 году работник, уволенный из компании, использовавшей 1С:ЗУП, не получил трудовую книжку, так как бухгалтер «забыл» её выдать — «мы же ведём ЭТК, она у нас в системе». Работник обратился в Роструд. Инспекция вынесла предписание, наложила штраф на организацию в размере 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ), а суд взыскал с работодателя 120 000 рублей компенсации за упущенную выгоду (работник не смог устроиться на новую работу в течение 3 месяцев).

Как правильно работать с трудовыми книжками в ЗУП?

Чтобы избежать нарушений, руководителям и кадровым службам следует:

• Вести двойной учёт: и ЭТК в ПФР, и бумажную книжку (если работник не отказался от неё);
• В день увольнения обязательно выдавать трудовую книжку под роспись;
• В ЗУП вносить все изменения в электронную версию в течение одного рабочего дня;
• Хранить бумажные трудовые книжки только до момента увольнения — после этого они передаются работнику;
• Обучать кадровиков и бухгалтеров актуальным нормам ТК РФ и требованиям ПФР по ЭТК;

Последствия нарушения

Удержание трудовой книжки — это не просто «небрежность», а серьёзное административное правонарушение. Последствия:

• Штраф для организации: от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф для должностного лица: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Взыскание среднего заработка за время вынужденного прогула (до 3 месяцев);
• Компенсация морального вреда — от 10 000 до 100 000 рублей по решению суда;
• Репутационный ущерб — публичные разбирательства, негативные отзывы в СМИ и на сайтах вроде «Работа.ру» или «Горячая линия Роструда».

Использование ЗУП, это современный и эффективный инструмент, но он не освобождает работодателя от обязанностей, установленных Трудовым кодексом. Удержание трудовой книжки — это незаконно, рискованно и неэтично.

Правильный подход:

• Ведите ЭТК — это удобно и соответствует закону;
• Выдавайте бумажную книжку — это обязательно;
• Соблюдайте сроки — это ваша юридическая защита;
• Обучайте персонал — это ваша репутация.

Помните: трудовая книжка — это не документ компании, а личный документ работника. Он подтверждает его профессиональный путь, стаж, права на пенсию и трудовые гарантии. Удерживать его — значит удерживать будущее человека.

Не рискуйте. Не нарушайте. Выдавайте трудовые книжки вовремя, и вы сохраните не только закон, но и доверие своих сотрудников.