Внесение записей в трудовую книжку — ответственная процедура, требующая строгого соблюдения норм трудового законодательства. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков: нужно ли указывать в трудовой книжке наименование структурного подразделения (отдела), и если да, то как правильно это делать? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления записей, связанных с отделом, опираясь на актуальные требования закона и разъяснения ведомств.
Обязательно ли указывать отдел в трудовой книжке?
Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике и выполняемой им работе. Прямого указания на то, что наименование структурного подразделения обязательно должно быть отражено в трудовой книжке, закон не содержит. Однако здесь действует важное правило, которое вытекает из положений Постановления Правительства РФ, регулирующих ведение трудовых книжек:
- Отдел указывать НЕ НУЖНО, если условие о работе в конкретном структурном подразделении не включено в трудовой договор работника.
- Отдел указывать НУЖНО, если условие о работе в конкретном структурном подразделении (отделе, цехе, участке, филиале) является существенным и закреплено в трудовом договоре.
Как напомнил Минтруд РФ в своих разъяснениях по заполнению формы СЗВ-ТД, структурное подразделение указывается в том случае, если оно прописано в трудовом договоре. Эта же логика применяется и к бумажной трудовой книжке. Если в договоре указан только сам работодатель (например, ФГУП ОКБ «Заря»), а отдел упомянут лишь во внутренних документах, дублировать его в трудовую книжку при приеме на работу не требуется.
Что относится к структурным подразделениям?
В соответствии с п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от N 2, под структурными подразделениями понимаются не только филиалы и представительства, но и:
- Отделы (например, отдел бухгалтерского учета и аудита);
- Цеха;
- Участки;
- Лаборатории и т.д.
Важный нюанс: названия всех структурных подразделений (кроме обособленных, филиалов и представительств) не нужно прописывать в Уставе организации. Они закрепляются в штатном расписании.
Как сделать запись при приеме на работу
Если в трудовом договоре сотрудника указан конкретный отдел, запись в трудовую книжку вносится следующим образом:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование работодателя (и при необходимости — сокращенное).
- Под заголовком в графе 2 ставится дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности]».
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Перевод на другую должность в том же подразделении
Роструд в своих разъяснениях подчеркнул важный момент: если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то при его переводе на другую должность внутри этого же подразделения, запись в трудовую книжку должна обязательно содержать указание на этот отдел.
Формулировка будет звучать так: «Переведен(а) в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».
Переименование отдела: как оформить правильно?
При реорганизации предприятия или изменении штатного расписания часто возникает необходимость переименовать отдел. Как внести такую запись в трудовую книжку?
Главное правило переименования
Запись о переименовании отдела делается только в том случае, если это подразделение было указано в трудовой книжке ранее (при приеме на работу или переводе). Если при приеме на работу название отдела в трудовую книжку вписано не было, то и при его переименовании ничего писать не нужно.
Как сформулировать запись?
Если в штатный состав официально внесены все изменения, в трудовой книжке необходимо произвести аналогичную запись. Некоторые кадровики ошибочно считают, что записи об изменении названия отдела должны оформляться так же, как записи о переводе работника в другое подразделение. Это неверно! Переименование — это не перевод, это изменение условий трудового договора.
Правильная формулировка должна фиксировать именно факт смены наименования:
- Вариант 1: «Радиологический отдел службы безопасности переименован в Отдел радиационной безопасности».
- Вариант 2: «Отдел бухгалтерского учета и аудита переименован в Финансовый отдел».
В графе 4 при этом указывается реквизиты приказа (распоряжения) работодателя о внесении изменений в штатное расписание.
Переименование организации и отдел
Следует отличать переименование отдела от смены наименования самого юридического лица. Если предприятие прошло процедуру смены официального наименования, сотрудник отдела кадров должен указать специальной записью факт переименования работодателя. При этом указывается новое полное (а при необходимости еще и сокращенное) название организации.
В этом случае наименование внутреннего структурного подразделения (отдела) в самостоятельной записи не фигурирует, однако при последующих записях (о переводе, увольнении) в шапке раздела «Сведения о работе» будет указываться уже новое название работодателя.
Частые ошибки и как их избежать
- Указание отдела, которого нет в договоре. Если в трудовом договоре не отражено наименование внутреннего структурного подразделения, вписывать его в трудовую книжку не нужно. Это может привести к расхождению данных.
- Оформление переименования отдела как перевод. Перевод подразумевает изменение трудовой функции или места работы. Переименование отдела без изменения должности и функционала переводом не является.
- Игнорирование записи о переименовании. Если отдел был указан при приеме, а затем сменил название, запись об этом в трудовой книжке обязательна. Иначе при увольнении запись будет содержать устаревшее наименование подразделения, что вызовет вопросы у будущего работодателя и соцфонда.
Ведение трудовых книжек требует внимательности и логики: запись в книжке должна зеркально отражать условия трудового договора. Если отдел в договоре есть — он появляется и в трудовой книжке при приеме, переводе и переименовании. Если отдела в договоре нет — оставьте эту графу без внимания. Соблюдение этих простых правил позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов и обеспечит работнику корректный стаж.