Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. При расторжении трудового договора в неё вносится запись об увольнении, где обязательно указываются основание и причина прекращения трудовых отношений. Ниже рассмотрены все актуальные аспекты, связанные с указанием причин увольнения в трудовой книжке (бумажной и электронной), нормативные требования, образцы записей и практические рекомендации для кадровых специалистов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 77 (основания расторжения трудового договора по инициативе работника), ст. 81 (основания по инициативе работодателя), ст. 84 (увольнение по соглашению сторон).
• Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» – регламентирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 656н – утвердил форму электронной трудовой книжки и порядок заполнения сведений ЕФС‑1.
• Порядок заполнения формы ЕФС‑1 (приложение к Приказу Минтруда от № 30н) – подраздел 1.1 содержит сведения об увольнении.

Согласно этим нормам, запись об увольнении должна быть сделана точно в соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Любое отклонение может повлечь обязательство работодателя возместить работнику недополученный заработок за период задержки выдачи книжки.

Основные причины увольнения и соответствующие записи

В зависимости от инициатора расторжения трудового договора в трудовой книжке указываются разные пункты статьи 77 ТК РФ (для увольнения по инициативе работника) либо статьи 81, 84 ТК РФ (для увольнения по инициативе работодателя или по соглашению сторон). Ниже приведены типовые формулировки.

Увольнение по собственному желанию (инициатива работника)

Основание – пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.

• Стандартная запись: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
• Если работник указал в заявлении конкретную причину, дающую ему льготы или преимущества (например, выход на пенсию, поступление в учебное заведение, переезд супруга и т.п.), эта причина также должна быть отражена в записи.
• Пример с указанием причины: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».

Увольнение по инициативе работодателя

Основания перечислены в статье 81 ТК РФ (сокращение штата, несоответствие должности, нарушение трудовой дисциплины и т.д.).

• Сокращение штата или численности: «Уволен в связи с сокращением штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
• Несоответствие занимаемой должности (отсутствие необходимой квалификации): «Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности, п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
• Нарушение трудовой дисциплины (прогул, появление в состоянии опьянения и т.п.): «Уволен за систематическое нарушение трудовой дисциплины, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
• Увольнение за однократный тяжкий проступок (кража, разглашение коммерческой тайны и т.д.): «Уволен за однократный тяжкий проступок, п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».

Увольнение по соглашению сторон

Основание – статья 84 ТК РФ.

• Типовая запись: «Уволен по соглашению сторон, ст. 84 ТК РФ».
• Если соглашение содержит дополнительные условия (выплата компенсации, предоставление отпуска и т.д.), их можно отразить в сопроводительном документе, но в трудовой книжке указывается только основание.

Увольнение в связи с истечением срока действия трудового договора

Основание – пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ (для срочного договора).

• Запись: «Уволен в связи с истечением срока действия трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».

Увольнение по инициативе работника в связи с выходом на пенсию

Это частный случай увольнения по собственному желанию, но часто выделяется отдельно.

• Запись: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».

Особенности оформления записи в бумажной трудовой книжке

1. Номер записи: последовательный номер в разделе «Сведения о работе».
2. Сведения о работодателе: полное наименование организации, её ИНН.
3. Должность, профессия, специальность: как указано в последней записи о работе.
4. Основание и причина увольнения: формулировка, соответствующая ТК РФ (см. разделы 2.1‑2.5).
5. Подпись уполномоченного лица и печать организации: обязательны.

Запись должна быть сделана в день увольнения (или в день фактической выдачи трудовой книжки, если работник не явился за ней). При задержке выдачи работодатель обязан выплатить сотруднику средний заработок за каждый день задержки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР (СФР). При увольнении работодатель должен:

• Заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 (сведения об увольнении) и подать её в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (п. 4 Порядка заполнения ЕФС‑1).
• Убедиться, что в ЕФС‑1 указаны те же основание и причина увольнения, что и в приказе.
• После приема формы СФР формирует электронную запись в личном кабинете работника на портале «Госуслуги».

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и желает перейти на электронную форму, он подает заявление в СФР, после чего все последующие записи (включая увольнение) будут вноситься исключительно в ЭТК.

Практический алгоритм для кадрового специалиста

1. Подготовка приказа об увольнении: указать точное основание (статья и пункт ТК РФ) и, если требуется, причину, предоставляющую льготы.
2. Выдача трудовой книжки: в день увольнения (или день фактической выдачи) внести запись в бумажную книжку или подготовить данные для ЕФС‑1.
3. Заполнение ЕФС‑1: подраздел 1.1 – заполнить поля «Дата увольнения», «Основание увольнения» (выбрать из справочника ТК РФ), «Причина увольнения» (если есть).
4. Подача в СФР: не позднее следующего рабочего дня после приказа.
5. Информирование работника: выдать справку о доходах (2‑НДФЛ) и, при необходимости, копию приказа.
6. Хранение документов: приказ об увольнении, заявление работника (если по собственному желанию), копия трудовой книжки (или выписка из ЭТК) хранятся в личном деле сотрудника минимум 50 лет.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Согласно ст. 65 ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс, днём увольнения в таком случае считается день фактической выдачи книжки. Работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку работнику в течение трёх рабочих дней после даты, указанной в приказе (или сразу, если работник явился).
• Если задержка произошла по вине работодателя, выплатить средний заработок за каждый день задержки.
• Составить акт о невозможности вручения книжки (например, работник отказался принимать её) и хранить его в личном деле.

В случае отказа работника принимать книжку, запись в ней всё равно делается, а факт отказа фиксируется отдельным документом.

Образцы записей в трудовой книжке (2026 г.)

Правильное указание причин увольнения в трудовой книжке – это не только формальное требование законодательства, но и гарантия защиты прав работника. Невыполнение этого требования может привести к финансовым потерям работодателя (выплата среднего заработка за задержку выдачи книжки) и к спорам в суде. Поэтому кадровикам рекомендуется:

• Всегда сверять формулировки приказа и записи в трудовой книжке с актуальным текстом ТК РФ и иных федеральных законов.
• При наличии льготных оснований (выход на пенсию, поступление в вуз и т.п.) указывать их explícitно в записи.
• Своевременно подавать форму ЕФС‑1 в СФР, соблюдая установленные сроки.
• Хранить копии всех документов, связанных с увольнением, в течение установленного срока.

Соблюдение этих простых, но важных правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек, минимизирует риски трудовых споров и поддержит репутацию организации как ответственного работодателя.