В современной российской трудовой практике электронные и бумажные трудовые книжки играют важную роль в документальном фиксировании трудовой деятельности работников. Однако с изменениями в законодательстве (в частности, с принятием Главы 61 Трудового кодекса РФ) возникли новые вопросы, касающиеся уничтожения и оформления этих документов. В статье разберём, когда и как следует уничтожить трудовые книжки, какие нормы регулируют этот процесс и какие риски связаны с неправильным оформлением.
Правовая основа
Основным нормативным актом, регулирующим вопросы труда и трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём, в частности, указаны:
- Порядок заключения и прекращения трудового договора;
- Права и обязанности сторон;
- Порядок оформления и хранения трудовых книжек.
Особое внимание уделяется Статье 396 (Исполнение решений о восстановлении на работе) и Статье 397 (Ограничение обратного взыскания сумм, выплаченных по решению органов, рассматривающих индивидуальные трудовые споры). Эти статьи регламентируют, как следует поступать с трудовыми книжками в случае восстановления сотрудника или возврата выплаченных сумм.
Принятие электронных трудовых книжек
С 2020‑го года в России вводятся электронные трудовые книжки. Это позволяет сократить бумажные потоки и упростить контроль со стороны государственных органов. При этом:
- Электронные книжки хранятся в единой государственной базе;
- Они могут быть оформлены в территориальных органах МИД и в Федеральной службе по труду и занятости;
- Переход на электронный формат требует согласия работника и работодателя.
Когда необходимо уничтожить трудовые книжки?
Уничтожение трудовых книжек может быть вызвано несколькими причинами:
- Потеря или повреждение оригинального документа;
- Закрытие организации или прекращение её деятельности;
- Переход сотрудника на новый работодателя, когда требуется обновить данные;
- Решение суда или трудовой инспекции о прекращении использования прежних записей.
Важно помнить, что уничтожить книжку можно только после того, как выполнены все необходимые процедуры по её архивированию или переносу данных в электронный формат.
Порядок уничтожения
Для корректного уничтожения следует соблюдать следующий порядок:
- Сбор документации – собрать все копии трудовых книжек, включая электронные версии.
- Утверждение решения – оформить внутренний приказ о списании документа.
- Уничтожение – сжечь или измельчить бумажные экземпляры, а электронные файлы удалить из всех систем хранения.
- Подтверждение факта – оформить акт уничтожения, подписать его ответственными лицами.
Акт уничтожения должен содержать:
- Номер и дату акта;
- Наименование организации;
- Сведения о документе (серия, номер, период действия);
- Причину уничтожения;
- Подписи ответственных лиц.
Оформление трудовых книжек: ключевые требования
Оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже перечислены основные пункты, которые необходимо учитывать:
- Содержание – ФИО работника, дата рождения, сведения о образовании, сведения о местах работы, даты заключения и прекращения трудового договора, сведения о воинском учёте и др.
- Сроки внесения записей – записи вносятся в течение трёх рабочих дней с даты их возникновения.
- Подписи сторон – в конце каждой записи ставятся подписи работника и работодателя.
- Хранение – оригиналы хранятся у работодателя, копии – у работника.
Особенности для новых сотрудников
Согласно информации, полученной из интернета, работодатель не имеет права вносить записи в трудовые книжки, если речь идёт о новых сотрудниках, принятых на работу впервые, и которые ещё не имели трудового стажа. Это значит, что:
- Перед первой записью необходимо оформить трудовой договор и получить подпись работника.
- Запись в книжку вносится только после того, как работник начал выполнять свои трудовые обязанности.
- Если работник отказывается от оформления книжки, работодатель может предложить оформить временные трудовые отношения (по договору подряда, временному трудоустройству и т.п.).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли уничтожить трудовые книжки без согласия работника?
Ответ: Да, если у работодателя есть законное основание (например, решение суда или внутренний приказ о списании). Однако в акте уничтожения должны быть указаны все необходимые реквизиты и подписи уполномоченных лиц.
Вопрос: Как хранить электронные трудовые книжки?
Ответ: Электронные версии хранятся в единой государственной базе, доступ к которой имеют только уполномоченные органы. При этом доступ к данным может быть ограничен в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных».
Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в соответствии с Статьёй 64 ТК РФ – внести корректирующую запись, подписать её обеими сторонами и оформить дополнительный протокол.
Уничтожение и правильное оформление трудовых книжек – важный аспект корпоративного документооборота. Соблюдение требований Трудового кодекса и правильного оформления актов списания позволяет:
- избежать юридических рисков;
- сохранить конфиденциальность персональных данных;
- обеспечить прозрачность отношений между работодателем и работником.
При переходе на электронные формы труда, работодатели должны тщательно подходить к вопросам архивирования и уничтожения старых бумажных экземпляров, чтобы не нарушить требования законодательства.
Автор: информационный материал, собранный на основе данных интернета и официальных нормативных актов РФ.