Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. С 2024 года в России вводится унифицированный формат трудовой книжки, который упрощает ведение кадровой документации, повышает её прозрачность и облегчает проверку работодателями и государственными органами. Ниже вы найдёте подробную информацию о том, что изменилось, как правильно вносить записи, где можно получить новые бланки и какие правила применяются к работе с ними.
Что такое унифицированная трудовая книжка?
Унифицированная трудовая книжка – это новый тип бумажного документа, который заменяет старые бланки, выпущенные в 1990‑х и 2000‑х годах. Он соответствует требованиям приказа Минфина от 11 апреля 2022 г. № 55н и приказа Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 588н.
- Её дизайн стандартизирован: одинаковый шрифт, размер полей, логотип Минтруда.
- Включает в себя ьный лист, раздел «Сведения о работе» и раздел «Сведения о трудовом стаже».
- Обладает дополнительными полями для записи сведений о работодателе, должности, зарплате и т.д.
Кто может производить новые бланки?
С 2024 года право на изготовление бланков трудовых книжек не ограничивается только Гознаком. Любое предприятие, которое соответствует требованиям, опубликованным на сайте Гознака, может производить и поставлять новые бланки.
Список официально признанных производителей можно найти по ссылке: https://www.goznak.ru/production/working-books.
Как правильно вносить записи в трудовую книжку?
Запись о приёме на работу
- Заполните форму ЕФС‑1 (передача сотрудника в трудовую книжку). Форма доступна на сайте Минтруда.
- В разделе «Сведения о работе» укажите:
- Наименование организации.
- Должность.
- Дата начала работы.
- Уровень зарплаты.
- Подпишите запись и поставьте печать работодателя.
Запись об увольнении по собственному желанию
- Заполните форму ЕФС‑2 (увольнение).
- В разделе «Сведения о работе» укажите:
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (по собственному желанию).
- Сведения о выходном расчёте.
- Подпишите и поставьте печать.
Запись о переводе в другую должность
При переводе сотрудника в другую должность в том же предприятии вносится новая запись в раздел «Сведения о работе» с указанием новой должности и даты перевода. Старую запись закрывается закрывающей записью.
Запись о выдаче трудовой книжки
При выдаче первой книжки сотруднику необходимо внести запись о выдаче в журнал учета трудовых книжек. В журнале указывается дата выдачи, ФИО сотрудника, номер книжки, а также подпись ответственного лица.
Вкладки и закрывающие записи
Если в основной части бланка места для новых записей закончилось, работодатель обязан дополнять книжку вкладышами. Вкладки имеют тот же формат, что и основной бланк, но более компактны.
После последней записи в разделе «Сведения о работе» необходимо внести закрывающую запись, подтверждающую завершение трудового стажа. Формат закрывающей записи описан в Приказе Минтруда № 588н.
ьный лист: как заполнить?
ьный лист содержит основные сведения о сотруднике и работодателе. При заполнении важно соблюдать формат даты дд.мм.гггг и указать точное название организации.
- ФИО сотрудника, дата рождения.
- Номер трудовой книжки.
- Наименование работодателя, его ИНН, КПП.
- Дата выдачи.
ьный лист подписывается ответственным лицом работодателя, а также заверяется печатью.
Образцы заполнения
Ниже приведены примеры заполнения ключевых разделов. Вы можете скачать актуальные образцы и шаблоны по ссылкам:
- Образец заполнения трудовой книжки 2026 г.
- Форма ЕФС‑1 2026 г.
- Форма ЕФС‑2 2026 г.
Журнал учета трудовых книжек
Для ведения учета выдачи и возврата трудовых книжек необходимо использовать специальный журнал. В 2024 году в России можно использовать как готовый шаблон, так и разработать собственный, если он соответствует требованиям Минтруда.
Образец журнала доступен по ссылке: Журнал учета трудовых книжек 2024 г.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли менять старую трудовую книжку на новую? – Нет, менять не обязательно. При приёме на работу сотрудник может предоставить старый бланк, и работодатель продолжает вносить записи в него.
- Что делать, если в названии организации допущена ошибка? – После последней записи в разделе «Сведения о работе» вносится закрывающая запись, а в следующей записи указывается правильное название организации.
- Как получить новый бланк? – Заказать можно в любом официально признанном производителе, указанном на сайте Гознака.
Для более подробной информации обращайтесь к официальным документам Минтруда и Минфина, а также к сайтам производителей трудовых книжек.