В 2026 году переход на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) становится все более распространенным, однако бумажный вариант остаётся актуальным в ряде регионов и отраслей. Если вы сменили работодателя и получили новую трудовую книжку, важно знать, как правильно оформить все необходимые записи. Ниже приведены подробные инструкции, основанные на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.
Что такое «устройство по другой трудовой книжке»?
Термин «устройство по другой трудовой книжке» означает, что работник приступает к работе в новом месте и получает новую трудовую книжку (бумажную или электронную). В этом случае в новой книжке фиксируются:
- Дата начала работы и сведения о работодателе;
- Должность, подразделение, профессия и квалификация;
- Переходы, изменения в должности и подразделении;
- Сведения о предыдущем месте работы (если работник предоставляет старую книжку).
Как оформить первую запись в новой трудовой книжке?
При приеме на работу в 2026 году новый работодатель обязан оформить в трудовой книжке следующую запись:
- Наименование должности и дата начала работы;
- Наименование подразделения (если указано в трудовом договоре);
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения и место рождения;
- Профессия и квалификация;
- Номер и дата приказа о приеме на работу.
Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, новый работодатель может скопировать из неё сведения о предыдущем месте работы и оформить их в новой книжке в виде «перехода» (см. пункт 3).
Переход из одной трудовой книжки в другую
При переходе работника из одной трудовой книжки в другую необходимо выполнить следующие действия:
- В новой книжке фиксируется дата начала работы и сведения о новом работодателе;
- В графе 3 (должность) указывается предыдущая должность и дата её окончания, а также новая должность и дата её начала;
- В графе 4 указываются реквизиты приказа о переводе (номер, дата, подпись руководителя);
- Если в предыдущей книжке была запись о переименовании работодателя, новый работодатель должен отразить это изменение в графе 4.
Пример записи:
Графа 3: Старший продавец с изменено на старший менеджер по продажам.
Графа 4: Приказ № 123 от , подпись руководителя.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) vs бумажная
Согласно приказу Минтруда РФ № 320н, в 2026 году электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажный аналог. Однако в некоторых регионах и отраслях бумажная версия сохраняется в качестве резервной.
- ЭТК: все сведения хранятся в системе Фонда социального страхования (ФСС). Работодатель обновляет данные, сдавая ЕФС‑1.
- Бумажная: работодатель вручную заполняет графы, а работник хранит книгу в личном порядке.
При переходе на ЭТК работник должен получить электронный сертификат, подтверждающий его личность, и подписать электронный договор.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Если работник потерял бумажную трудовую книжку или она не была выдана, новый работодатель может оформить дубликат. Для этого:
- Подать заявление в Фонд социального страхования;
- Предоставить копию паспорта и справку о предыдущем месте работы;
- Получить дубликат в течение 15 календарных дней.
При этом в дубликате сохраняется вся история работы, включая даты начала и окончания, должности, подразделения и т.д.
Смена фамилии, имени, отчества
Если работник сменил фамилию (например, по браку) или имя, запись об этом должна быть внесена в трудовой книжке работодателя, где работник находится в момент изменения. Важно приложить копию свидетельства о браке или иного документа, подтверждающего изменение.
Пример записи:
Графа 3: Фамилия: Иванова (с ), Имя: Мария (с ).
Графа 4: Приказ № 456 от .
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать одну трудовую книжку для нескольких работодателей? Нет, каждая трудовая книжка относится к конкретному работодателю. При смене работы оформляеться новая книга.
- Что делать, если работодатель не выдал бумажную книгу? В таком случае работник может перейти на ЭТК. При этом в системе ФСС будет храниться электронный аналог.
- Как проверить правильность записи в трудовой книжке? Работник может запросить копию записи в отделе кадров. При обнаружении ошибок работодатель обязан внести исправление в течение 10 рабочих дней.
Практический чек‑лист для работника
- Подготовьте копию паспорта и предыдущей трудовой книжки (если есть).
- Уточните у нового работодателя, нужна ли бумажная книга или можно оформить ЭТК.
- Проверьте, что в новой книге указаны все данные о предыдущем месте работы.
- Убедитесь, что в графе 3 отражены должность и дата начала работы.
- Проверьте, что в графе 4 указаны реквизиты приказа.
- Если вы сменили фамилию, убедитесь, что запись об этом внесена.
- Сохраните копию всех документов, связанных с трудовой книжкой.
Переход на новую трудовую книжку — важный этап в карьере любого специалиста. Соблюдение всех требований законодательства и правильное оформление записей обеспечит вам легальный доступ к социальным гарантиям и упрощает процесс трудоустройства в будущем. Следуйте приведённой инструкции, и вы будете уверены, что ваша трудовая история оформлена корректно и без ошибок.
Дата публикации: 22 мая 2026 года.