Утеря трудовой книжки, ситуация неприятная, но решаемая. В 2026 году, когда бумажный документооборот все еще имеет юридическую силу наряду с электронным, вопрос восстановления стажа и оформления нового бланка стоит остро. Важно четко разделять две ситуации: когда книжку потерял сам работник до трудоустройства и когда документ был утерян работодателем в период работы сотрудника.

В данной статье мы подробно разберем алгоритмы действий для обоих случаев, опираясь на актуальное трудовое законодательство и разъяснения государственных органов.

Ситуация 1: Работник потерял трудовую книжку до приема на работу

Если новый сотрудник приходит на работу без трудовой книжки, сообщая, что потерял ее после увольнения с предыдущего места, у него есть два пути решения проблемы. Согласно ст. 65 ТК РФ, при отсутствии трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или иной причиной, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Вариант А: Оформление новой трудовой книжки (без восстановления записей)

Это самый быстрый способ. Работник пишет заявление на имя нового работодателя с просьбой завести новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей.

• Действия работника: Написать заявление в свободной форме с указанием причины отсутствия документа.
• Действия работодателя: Заводит новую трудовую книжку. В нее вносятся только данные о текущей работе. Записи о прошлом стаже не переносятся.
• Важно: Для подтверждения страхового стажа (необходимого для пенсии и больничных) работник должен самостоятельно собрать справки с предыдущих мест работы или выписки из СФР (Социального фонда России).

Вариант Б: Оформление дубликата (восстановление записей)

Если работник хочет, чтобы в новом документе были отражены все периоды его работы, ему необходимо сначала обратиться к последнему работодателю (где была внесена последняя запись) или к работодателю, у которого книжка была утеряна.

1. Работник подает заявление последнему работодателю об оформлении дубликата.
2. Работодатель собирает данные о стаже (на основании архивов, приказов, отчетов в СФР).
3. Оформляется дубликат, в который переносятся все подтвержденные записи.
4. С готовым дубликатом сотрудник приходит к новому работодателю.

Если работник не хочет заниматься восстановлением записей у прошлого работодателя, он имеет полное право потребовать у нового работодателя просто завести новую чистую трудовую книжку на основании заявления об утере.

Ситуация 2: Работодатель потерял трудовую книжку сотрудника

Ситуация кардинально меняется, если трудовая книжка была утеряна именно работодателем в период, когда сотрудник состоял в штате организации. В этом случае вина лежит на компании, и процедура восстановления регулируется stricter правилами.

Алгоритм действий при утере работодателем:

1. Акт об утере: Работодатель обязан составить акт о выявлении факта утери трудовой книжки с указанием обстоятельств и виновных лиц.
2. Уведомление: Работодатель должен уведомить работника об утере документа.
3. Оформление дубликата: Работодатель, допустивший утерю, обязан безвозмездно и в кратчайшие сроки оформить работнику дубликат трудовой книжки.
4. Восстановление стажа: Именно этот работодатель берет на себя обязанность собрать все необходимые сведения о стаже работника у предыдущих работодателей. Он рассылает запросы, запрашивает архивные данные и вносит записи в дубликат.

В этом случае работник не пишет заявление о выдаче новой книжки взамен утерянной (как при личной утере), а требует оформления дубликата по вине работодателя.

Как подтвердить страховой стаж без трудовой книжки?

С 2020 года основным источником информации о стаже является электронный реестр СФР (бывший ПФР). Однако для корректного заполнения бумажного дубликата или новой книжки (если работник настаивает на внесении записей) могут потребоваться документы:

• Копии приказов о приеме на работу и увольнении.
• Трудовые договоры.
• Справки от работодателей (в т.ч. архивные).
• Выписки из лицевого счета застрахованного лица (можно заказать через Госуслуги или в СФР).
• Ведомости на выдачу заработной платы.

Если документы не сохранились, стаж может быть установлен на основании показаний свидетелей (коллег), но только в случае ликвидации предприятия-работодателя и отсутствия архивов; Для этого часто требуется решение суда.

Образец заявления работника (при личной утере)

Если сотрудник потерял книжку сам и приходит к новому работодателю, он должен написать заявление. Примерный текст:

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.

Заявление

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой имеющейся у меня на руках трудовой книжки. Предыдущую трудовую книжку я не предоставляю, так как она была мною утеряна. Обязуюсь в случае ее обнаружения предоставить ее вам для внесения соответствующих записей или уничтожения.

Подпись: _______ /Петров П.П./

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель отказать в приеме на работу без трудовой?

Нет, не может. Согласно ст. 65 ТК РФ, отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа. Работодатель обязан принять заявление и оформить новый бланк.

Кто оплачивает бланк новой трудовой книжки?

• Если книжка утеряна работником — стоимость бланка оплачивает работник (удерживается из зарплаты или вносится в кассу).
• Если книжка утеряна работодателем — бланк и работа по восстановлению оплачиваются организацией.

Нужно ли вносить в новую книжку записи о работе до 2020 года?

Если оформляется новая книжка по заявлению работника (Вариант А выше) — нет, она начинается с текущей работы.
Если оформляется дубликат (Вариант Б) — да, все подтвержденные записи должны быть перенесены, включая периоды до введения электронных трудовых.

Потеря трудовой книжки в 2026 году не является критической проблемой благодаря наличию электронного учета стажа. Главное — правильно определить, кто несет ответственность за утерю. Работнику, потерявшему документ, проще и быстрее написать заявление новому работодателю на выдачу нового бланка. Работодателю же, потерявшему книжку сотрудника, предстоит серьезная работа по восстановлению записей и оформлению дубликата за свой счет.

Помните: своевременное обращение к последнему работодателю или в архивы значительно упрощает процесс подтверждения стажа для будущей пенсии.