Утеря трудовой книжки – частая ситуация при приёме новых сотрудников. Законодательство РФ позволяет оформить дубликат или полностью новую книжку, но только после соблюдения определённых процедур. В этой статье подробно описаны все шаги, требования и документы, которые нужны работодателю и работнику.
Правовая основа
Согласно ст. 65 ТК РФ и ст. 66.1 ТК РФ, при приёме на работу работник обязан предоставить:
- трудовую книжку;
- сведения о трудовой деятельности (выписка из личного кабинета ПФР, справка с последнего места работы и т.д.).
Исключение составляют только случаи, когда трудовой договор заключается впервые.
1.1 Что говорит Трудовой кодекс
Если у соискателя утеряна трудовая книжка, он может предоставить:
- выписку из личного кабинета ПФР;
- справку с места предыдущего работы;
- документы, подтверждающие стаж (трудовая книжка предыдущего работодателя, приказы о приёме и увольнении и т.п.).
Как оформить дубликат трудовой книжки
Дубликат оформляется в соответствии с Приказом Минтруда России № 14‑н от 2021 года. Ниже – пошаговый алгоритм.
2.1 Шаги работодателя
- Получение подтверждающих документов от сотрудника.
- заявление о потере трудовой книжки;
- копия выписки из ПФР (или справка с места работы);
- документы, подтверждающие стаж (трудовая книжка предыдущего работодателя, приказы, договоры).
- Обращение в Пенсионный фонд. По запросу ПФР выдаётся справка о сумме страховых взносов и периоде работы.
- Подготовка формы дубликата. Внутренний документ заполняется в соответствии с типовым образцом.
- Подписание и выдача. Работодатель подписывает дубликат, ставит печать (если есть) и передаёт его сотруднику.
2.2 Какие документы нужны работнику
- Заявление о потере трудовой книжки (по шаблону, утверждённому в организации).
- Копия паспорта (для подтверждения личности).
- Выписка из личного кабинета ПФР (или справка с места предыдущей работы).
- Документы, подтверждающие предыдущий трудовой стаж (трудовая книжка, приказ о приёме, договор труда).
- Если требуется, – справка из ПФР о сумме начисленных взносов.
Как оформить новую трудовую книжку
Если по закону требуется полностью новая книжка (например, если оригинал испорчен или утрачена полностью), процесс выглядит так:
- Работодатель заказывает форму новой трудовой книжки у официального поставщика (Госзаказ).
- В первой странице вводятся данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- На основании полученных сведений вносятся сведения о местах работы, датах приёма и увольнения.
- В конце документа ставится отметка «Дубликат», если книжка восстанавливается на основании предыдущих данных.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу оформить новую книжку, не восстанавливая старую? – Да, если работник явно отказался от прежней книжки и подал заявление о переходе на электронный трудовой договор. В этом случае работодатель обязан оформить электронный трудовой договор и не выдавать бумажную книжку.
- Сколько времени занимает процесс восстановления? – По закону работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней с момента получения всех необходимых документов.
- Что делать, если работник потерял книжку после увольнения? – В этом случае новый работодатель должен запросить у предыдущего работодателя (или ПФР) подтверждающие сведения о трудовой деятельности и затем оформить дубликат.
Пошаговый чек‑лист для работодателя
- Получить от соискателя заявление о потере трудовой книжки.
- Запросить у сотрудника копию выписки из ПФР и справку с места работы.
- Проверить подлинность предоставленных данных (связаться с предыдущим работодателем, при необходимости).
- Обратиться в ПФР за подтверждением стажа.
- Заполнить форму дубликата согласно утверждённому образцу.
- Подписать документ, поставить печать (если используется) и выдать сотруднику.
- Сохранить копию дубликата в личном деле сотрудника.
Утеря трудовой книжки не является препятствием для приёма на работу, если соблюдены все требования законодательства. Главное – собрать необходимые подтверждающие документы, оформить дубликат в установленный срок и зафиксировать все действия в личном деле сотрудника. При правильном подходе процесс восстановления пройдет быстро и без юридических рисков.
Для более детального разъяснения рекомендуем обратится к консультанту по трудовому праву или воспользоваться сервисом КонсультантПлюс, где доступны официальные образцы форм и разъяснения нормативных актов.