Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации: , 17:12

Утерят трудовую книжку не только сотрудники, но и работодатели. Если документ пропал по вине организации, у сотрудника есть законные права и четкая процедура восстановления. В этой статье разберём, как действовать в такой ситуации, какие документы нужны и какие шаги следует выполнить.

Что говорит закон?

Согласно пункту 45 Правил хранения и использования трудовой книжки, работодатель обязан обеспечить надёжное хранение всех кадровых документов, в т.ч. и трудовой книжки каждого сотрудника. При нарушении этих требований (например, при потере книжки по вине работодателя) он несёт ответственность и обязан восстановить документ в полном объёме.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ предусматривает, что при утрате трудовой книжки сотрудник имеет право на получение дубликата, а работодатель обязан предоставить необходимые выписки из личных дел.

Ключевые нормы:

Работодатель обязан хранить оригинал трудовой книжки в архиве организации.
При потере документа по вине работодателя он обязан оформить дубликат и выдать его сотруднику.
Все изменения в трудовой книжке фиксируются в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н.

Последствия утери трудовой книжки по вине работодателя

Если документ пропал из-за:

Неправильного хранения (например, документы оставлены в неподходящем месте).
Человеческого факта (потеря в результате переезда офиса, стихийного бедствия).
Технической ошибки (неправильная архивация, сбой электронной системы).

Работодатель вынужден:

Собрать информацию о предыдущих местах работы сотрудника.
Оформить дубликат трудовой книжки.
Внести в неё все сведения, ранее записанные в оригинале.
Предоставить сотрудникам выписки из личного дела для подтверждения стажа.

Пошаговая инструкция: что делать сотруднику?

Если вы обнаружили, что ваша трудовая книжка утеряна, и подозреваете, что причина – недочёт работодателя, следуйте этим шагам:

Обратитесь в отдел кадров. Попросите оформить запрос на дубликат и уточнить, какие документы требуются.
Получите письменный ответ. В нём должно быть указано, какие сведения будут запрошены у предыдущих работодателей и какие сроки восстановления.
Запросите выписки из личного дела. По закону выписки предоставляются только по письменному запросу сотрудника или его нового работодателя.
Соберите подтверждающие документы. Это могут быть:

трудовой договор;
трудовая книжка (если есть копия);
свидетельства о работе (трудовая книжка у предыдущего работодателя, справка о стаже);
копии страниц из личного дела (если они были сделаны с согласия предыдущего работодателя).

Оформляйте дубликат. Если у работодателя нет возможности восстановить оригинал, он обязан выдать вам новый документ без записи о предыдущих местах работы (это делается только по вашему заявлению).
Проверьте правильность внесённых данных. Убедитесь, что все сведения о работе, датах, должностях и периодах совпадают с вашими записями.
Сохраните копию нового документа. При возможности сделайте ксерокопию или отсканируйте дубликат.

Как поступить, если вы – новый работодатель?

Если вы принимаете на работу сотрудника, у которого утеряна прежняя трудовая книжка, действуйте так:

Попросите сотрудника предоставить заявление о потере и копию предыдущей трудовой книжки (если есть).
Оформите дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.
Заполните в нём только те сведения, которые подтверждены документами из предыдущих мест работы.
При необходимости запросите у предыдущего работодателя выписку из личного дела через Госуслуги или МФЦ.

Важно помнить, что новый работодатель не имеет права требовать у сотрудника оригинальный документ, если он уже утерян по вине предыдущего работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли оформлять новую бумажную трудовую книжку, если прежняя утеряна?

Ответ: Да. По закону вторая трудовая книжка не выдаётся. Вместо неё оформляется дубликат, в который вносятся сведения, подтверждённые документально. Если у сотрудника нет записей о предыдущих местах работы, в дубликате их не указывают.

Вопрос: Как восстановить информацию о стаже, если работодатель не может предоставить выписку?

Ответ: В этом случае сотрудник может обратиться в Государственный архив по адресу прежнего места работы, а также использовать услуги Госуслуг для запроса формы СТД‑Р или СТД‑ПФР.

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается оформить дубликат?

Ответ: В таком случае вы имеете право обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию с жалобой на нарушение обязательств по хранению кадровых документов.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя как восстановить документ