Утеря трудовой книжки — это неприятное событие, которое может вызвать панику как у самого работника, так и у работодателя. Однако современное законодательство предоставляет четкие алгоритмы решения этой проблемы. С 1 сентября 2021 года действуют новые правила, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок № 320н), которые регламентируют процесс заполнения, хранения и восстановления этого важного документа. В данной статье мы подробно разберем, как действовать обеим сторонам трудовых отношений в случае утраты трудовой книжки.

Кто виноват и кто должен восстанавливать?

Порядок действий при утере трудовой книжки кардинально зависит от того, по чьей вине произошла утрата:

• Утеря по вине работника (документ потерян после увольнения, забыт дома и т.д.). В этом случае работник должен самостоятельно собирать справки с предыдущих мест работы, обращаться в архивы и государственные ведомства.
• Утеря по вине работодателя (книжка потеряна в отделе кадров, сгорела при пожаре в офисе, испорчена при потопе). В этой ситуации обязанность по сбору всех подтверждающих стаж документов целиком ложится на плечи работодателя; Работник вправе требовать от работодателя выдать ему дубликат.

Что делать работнику при утере трудовой книжки

Если вы потеряли трудовую книжку, у вас есть несколько вариантов действий. Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в настоящее время закон не принуждает работника обязательно оформлять дубликат бумажной трудовой книжки. Вы можете выбрать один из следующих путей:

Вариант 1: Смириться с потерей и перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если вы не хотите восстанавливать бумажный документ, при трудоустройстве на новое место вы можете подать заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме. В этом случае бумажная книжка вам не потребуется.

Для подтверждения своего стажа вы можете запросить:

• Форму СТД-СФР (утверждена Приказом Минтруда России от № 713н). В ней отражаются сведения о стаже и работодателях. Эту форму можно получить, обратившись в Социальный фонд России (СФР).
• Выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг (раздел «Услуги» -> «Справки» -> «Выписка из электронной трудовой книжки»).

Вариант 2: Восстановить бумажную трудовую книжку (оформить дубликат)

Если вы желаете продолжить вести бумажную трудовую, вам необходимо оформить дубликат. Порядок восстановления регулируется разделом V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Порядка № 320н.

Пошаговая инструкция для работника:

1. Незамедлительно обратитесь к работодателю. Согласно п. 27 Приложения 2 к Приказу Минтруда № 320н, работник, потерявший трудовую книжку, должен немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работы (основному).
2. Напишите письменное заявление; Заявление подается работодателю по последнему месту работы с просьбой выдать дубликат утерянной трудовой книжки.
3. Соберите подтверждающие документы. Поскольку книжка утеряна по вашей вине, вам придется самостоятельно обходить предыдущие места работы и архивы для получения справок, подтверждающих ваш стаж. Если оригинальные документы отсутствуют, процесс может затянуться.
4. Получите дубликат. Работодатель обязан оформить дубликат не позднее 15 дней со дня получения вашего заявления.

Что делать работодателю, если трудовую книжку потерял сотрудник

Действия работодателя зависят от того, в какой момент произошла утрата:

Ситуация А: Сотрудник потерял книжку до трудоустройства (при приеме на работу)

Если к вам устраивается соискатель, который сообщил об утере трудовой книжки, необходимо:

1. Убедиться, что соискатель не лукавит и не работает по основному месту у другого работодателя.
2. Если работник ранее не подавал заявление о переходе на ЭТК, новый работодатель обязан оформить и выдать ему новый документ (дубликат) на основании письменного заявления работника;
3. Если работник желает перейти на ЭТК, примите его по выписке из СФР или форме СТД-СФР.

Ситуация Б: Сотрудник потерял книжку в период работы у вас

Если действующий сотрудник потерял документ (или утрата произошла по вашей вине как работодателя), порядок следующий:

1. Получить заявление. Работник должен написать заявление об утере трудовой книжки.
2. Собрать документы. Если утрата произошла по вине работодателя (например, потоп в офисе), представитель организации должен сам направить запросы предыдущим работодателям и в архивы для подтверждения стажа своего сотрудника.
3. Оформить дубликат. На основании собранных документов внесите записи в дубликат. Если утрачена только книжка текущего сотрудника, проблем возникнуть не должно. Однако, если произошла массовая утеря или порча трудовых книжек (например, при ЧС в компании), порядок иной: собирается специальная комиссия, которая расследует обстоятельства произошедшего и устанавливает стаж.

Особенности действий работодателя при утрате документа по его вине

Если работодатель потерял трудовую книжку, он несет за это ответственность. Алгоритм действий регламентируется несколькими федеральными нормативными актами:

1. Письменно уведомить работника об утрате или уничтожении трудовой книжки.
2. Объяснить потребность оформления дубликата.
3. Инициировать сбор документов. Работодатель обязан направить запросы по прежним местам работы сотрудника для подтверждения его стажа.
4. Оформить и выдать дубликат в установленный законом 15-дневный срок.

Важно: Выдавать чистый бланк трудовой книжки вместо оформления дубликата с внесенными записями о подтвержденном стаже категорически запрещено. Это является нарушением законодательства.

Если утерян вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка может закончится, и в нее вшивается вкладыш. Если вкладыш утерян, порядок действий абсолютно такой же, как и при выдаче дубликата самой трудовой книжки. Работник пишет заявление, работодатель собирает данные (или работник делает это сам, если виноват в утере), и оформляется дубликат вкладыша.

Утеря трудовой книжки — это решаемая проблема. Главное правило: не игнорировать ситуацию. Если вы работник — незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы или воспользуйтесь возможностями электронной трудовой книжки (через Госуслуги или СФР). Если вы работодатель, строго соблюдайте Порядок № 320н, собирайте подтверждающие документы и оформляйте дубликат в установленные сроки, избегая незаконной выдачи пустых бланков. Это позволит избежать штрафов и защитить трудовые права работника.