Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Ее утрата всегда вызывает много переживаний, ведь, казалось бы, годы работы могут пойти насмарку. Однако паниковать не стоит: законодательство предусматривает четкий механизм восстановления стажа. В этой статье мы подробно разберем, что делать при утрате трудовой книжки, кто обязан ее восстанавливать и какие сроки необходимо соблюдать;
Главное правило: никакой «новой» трудовой книжки
Одна из самых частых ошибок работников, потерявших документ, — это желание просто пойти в магазин, купить чистый бланк и начать все с чистого листа. Обратите внимание: сейчас невозможно просто завести новую трудовую книжку вместо утерянной. Даже если сотрудник устраивается на новое место и говорит, что книжка потеряна, оформить можно только дубликат и только при наличии подтверждающих документов (согласно ст. 65 ТК РФ); Это значит, что весь ваш предыдущий стаж должен быть подтвержден и внесен в новый документ.
Кто виноват и кто должен восстанавливать?
Порядок действий и обязанности по восстановлению документа напрямую зависят от того, по чьей вине произошла утрата:
Виноват работник
Если вы сами потеряли трудовую книжку (или она пришла в негодность), вам следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Это правило закреплено в п. 27 Порядка ведения трудовых книжек. Работодатель обязан принять заявление и заняться восстановлением вашего стажа.
Виноват работодатель
Случается и такое, что виновником утраты трудовой книжки становится компания (например, документ потеряли в отделе кадров из-за переезда, пожара или халатности). В этом случае обязанности по восстановлению полностью ложатся на плечи работодателя. Работник также должен написать заявление на имя руководителя с просьбой оформить дубликат, указав в причинах этой просьбы утрату оригинала по вине компании.
Утрата при поступлении на новую работу
Если вы потеряли документ до трудоустройства, вы можете обратиться с заявлением к новому работодателю с просьбой оформить новый документ (дубликат), и работодатель обязан это сделать (ст. 65 ТК РФ).
Сроки оформления дубликата
Законодательство строго регламентирует время, отведенное на восстановление документа. Работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня, когда получил от него заявление об утрате трудовой книжки или о том, что она пришла в негодность.
Пошаговая инструкция по восстановлению
Если вы столкнулись с утратой документа, следуйте этому алгоритму:
- Напишите письменное заявление. Составьте заявление на имя руководителя работодателя по последнему месту работы (или новому, если еще не устроились). В заявлении обязательно укажите причину: утрата трудовой книжки.
- Соберите подтверждающие документы. Работодатель внесет в дубликат только те сведения, которые вы сможете подтвердить. Для этого понадобятся:
- Трудовые договоры;
- Справки от прежних работодателей;
- Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении;
- Сведения о стаже из Социального фонда России (СФР) или выписки из индивидуального лицевого счета;
- Архивные справки.
- Передайте документы в отдел кадров. Кадровики проверят подлинность документов и заполнят бланк дубликата.
- Получите дубликат. Заполненный бланк вместо утерянной трудовой книжки выдадут под роспись владельцу, если он уже уволен. Если тот продолжает работать, документ оставят на хранение в отделе кадров.
Что пишет кадровик в книге учета?
Часто специалисты отделов кадров задаются вопросом: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда дают однозначный ответ: поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале учета необходимо написать «Утрачена». После этого в книгу вносится запись о выдаче дубликата с новым номером бланка.
Можно ли восстановить стаж через Госуслуги, СФР или МФЦ?
Многие работники ищут легких путей и пытаются восстановить трудовую книжку при утере через Госуслуги, Социальный фонд (ранее — Пенсионный фонд) или МФЦ. Важно понимать: эти ведомства не выдают дубликаты трудовых книжек. Однако они могут предоставить выписку о вашем стаже, которая станет главным подтверждающим документом для работодателя, оформляющего дубликат. Заказав такую выписку, вы значительно ускорите процесс заполнения нового бланка.
Утрата трудовой книжки — это неприятное, но решаемое событие. Самое главное помнить:
- Нельзя просто купить новый бланк и начать писать с нуля, оформляется только дубликат;
- Заявление на восстановление подается работодателю по последнему месту работы (или новому);
- На оформление дубликата у работодателя есть 15 рабочих дней;
- Вся ответственность за сбор подтверждающих документов лежит на работнике (если потерял он сам) или на работодателе (если документ утрачен компанией).
Бережное отношение к своим документам и своевременное запросление выписок о стаже помогут вам избежать долгих бюрократических процедур в будущем.