Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её утрата — серьезная ситуация, требующая четких и законных действий. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант все еще широко распространен. Важно помнить: утерянную бумажную книжку нельзя просто «заменить» новой! Закон предусматривает только оформление дубликата.

Алгоритм действий при утере сотрудником

Если сотрудник сообщил об утрате своей трудовой книжки, работодатель обязан действовать в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 84.1) и Постановлением Правительства № 732.

Первый шаг: письменное заявление от сотрудника

Сотрудник должен предоставить работодателю письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В заявлении указываются:

• ФИО, паспортные данные.
• Причина утраты (потеря, кража, порча и т.д.).
• Список всех мест работы и периодов, которые он помнит (это поможет в восстановлении).
• Подпись и дата.

Сбор необходимых документов

Для восстановления информации о стаже работодателю (или самому сотруднику, если он не работает) потребуются:

• Паспорт сотрудника (для идентификации).
• СНИЛС.
• Документы об образовании (диплом, аттестат) — для заполнения страницы «Сведения об образовании».
• Справки с предыдущих мест работы (если есть).
• Выписка из страхового индивидуального личета (СВИД-СФР/СТД-ПФР) — это ключевой документ с 2021 года. В нем содержатся сведения о всех периодах работы, за которые уплачивались страховые взносы. Заказать её можно через Госуслуги, МФЦ или на сайте СФР.
• При утере при пересылке — почтовая квитанция и жалоба в почтовую службу.

Восстановление записей о стаже

Работодатель обязан восстановить все сведения о трудовой деятельности на основании:

1. Выписки СТД-ПФР (СВИД-СФР) — основной источник.
2. Архивных справок из предыдущих организаций или государственных архивов (если компания ликвидирована).
3. Локальных нормативных актов самой организации (приказы о приеме, увольнении, переводе).
4. Свидетельских показаний (в крайнем случае, если документы утеряны).

Важно: Если стаж подтверждается только словами, его могут не засчитать. Нужны документальные доказательства.

Оформление дубликата

Приобретается новый бланк трудовой книжки строгой отчетности. На первой странице в правом верхнем углу ставится штамп или надпись «Дубликат». Все записи вносятся заново на основании собранных документов.

Сроки и ответственность

Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 84.1 ТК РФ). При бездействии сотрудник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Если утеряла трудовая книжка у работодателя

Ситуация, когда документ утерян по вине организации (например, при пересылке, в результате пожара, кражи), регулируется теми же нормами. Но есть особенности.

Массовая утрата (ЧС)

Если книжки утеряны массово (пожар, наводнение), восстановлением стажа занимается специальная комиссия в субъекте РФ (п. 34 Правил ведения ТК). Работодатель обязан незамедлительно уведомить комиссию и предоставить все имеющиеся данные о сотрудниках.

Единичная утрата по вине работодателя

Работодатель обязан:

1. Составить акт об утрате (с указанием обстоятельств, ФИО сотрудника, номера книжки, если известен).
2. Запросить у сотрудника необходимые документы (паспорт, СНИЛС, заявление).
3. Восстановить сведения о стаже по тем же источникам (СВИД-СФР, архивы, приказы).
4. Оформить и выдать дубликат в срок до 15 дней.

Кто оплачивает? По общему правилу, стоимость дубликата (бланк, оформление) несет работодатель, так как утрата произошла по его вине. Сотрудник не должен нести финансовых затрат.

Восстановление через Госуслуги, МФЦ, СФР

Основной документ для подтверждения стажа — СВИД-СФР (Выписка из страхового индивидуального личета). Получить её можно:

• Через портал Госуслуг (заказать в разделе «Пенсия и социальное обеспечение»).
• В МФЦ («Мои документы» или аналогичный раздел).
• На сайте СФР (требуется регистрация).

Эта выписка является легитимным основанием для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник хочет перейти на ЭТК после утери бумажной:

1. Он должен написать заявление о переходе на электронный формат.
2. Работодатель обязан запросить у него СВИД-СФР, чтобы достоверно перенести все сведения о стаже в электронный формат.
3. Бумажная трудовая книжка, даже если найдется позже, не используется. Все записи ведутся только в ЭТК.

Важно: При утере бумажной книжки и переходе на ЭТК, работодатель оформляет дубликат в электронном виде на основе СВИД-СФР. Фактически, это и есть восстановление.

Что делать, если сотрудник нашел старую книжку после оформления дубликата?

Если после выдачи дубликата сотрудник нашел оригинал:

• Он обязан немедленно вернуть дубликат работодателю.
• Работодатель должен изъять дубликат и сделать на нем отметку: «В связи с обнаружением подлинника недействителен».
• Дальнейшие записи ведутся только в найденную оригинальную книжку.

Краткая инструкция-памятка

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли оформить дубликат, если сотрудник не помнит все места работы?

Ответ: Да, но на основании только СВИД-СФР. Если в СВИД-СФР есть «белые пятна» (периоды без страховых взносов), их нужно восстанавливать через архивы или справки. Если стаж не подтвержден, он может не засчитаться.

Вопрос: Что делать, если предыдущий работодатель ликвидирован?

Ответ: Обратиться в государственный архив (по месту нахождения ликвидированной организации). Архив выдает справки о трудовой деятельности на основании хранящихся там документов. Это законное основание для внесения записей.

Вопрос: Должен ли сотрудник платить за дубликат?

Ответ: Нет, если утрата произошла не по его вине (например, при пересылке почтой или краже). Если же сотрудник утерял книжку по собственной неосторожности, работодатель вправе взыскать с него стоимость бланка и оформления (на основании внутренних документов компании). Но это отдельный вопрос, требующий обоснования.

Вопрос: А если сотрудник устраивается впервые и у него никогда не было трудовой книжки?

Ответ: Тогда не оформляется дубликат, а заводится новая трудовая книжка (с первой страницы, без отметки «Дубликат»). Это не восстановление, а первичное оформление.

Утеря трудовой книжки, это решаемая, но бюрократически сложная процедура. Ключ к успеху — СВИД-СФР и четкое следование алгоритму. Сотрудник должен оперативно сообщить об утере и помочь собрать документы. Работодатель — действовать в рамках закона, не затягивать сроки и не требовать невозможного. При наличии спорных ситуаций или массовых утрат необходимо консультироваться с юристом или Государственной инспекцией труда.

Статья составлена на основе анализа актуальной практики и нормативных актов (ТК РФ, Постановление Правительства № 732, разъяснения СФР и Минтруда). Дата актуализации: май 2026 года.