В России работодатели обязаны в течение 10 дней после заключения трудового договора с новым сотрудником уведомлять налоговые органы о факте найма․ Это требование закреплено в Налоговом кодексе РФ (статья 58) и в Правилах налогообложения доходов физических лиц (ПНФЛ)․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно составить и подать такое уведомление, какие сроки соблюсти и какие формы использовать․
Что такое уведомление налоговой инспекции?
Уведомление, это официальное сообщение работодателя о факте заключения трудового договора с гражданином․ В нём указываются данные сотрудника, сведения о работодателе, дата заключения договора, а также информация о начисляемом доходе, который будет облагаться налогом․
Зачем это нужно?
- Обеспечивает налоговую службу актуальной информацией о налогоплательщиках․
- Позволяет своевременно начислять и удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ)․
- Снижает риск штрафов и пени за несвоевременную подачу уведомлений․
Сроки подачи уведомления
Уведомление о заключении трудового договора должно быть подано в налоговую инспекцию в течение 10 календарных дней с момента подписания договора․
Если вы заключаете договор в конце месяца, то уведомление можно подавать в начале следующего месяца․ Важно помнить, что постоянные задержки могут привести к штрафам в размере 5% от суммы налога за каждый день просрочки․
Какие данные необходимо включить?
- Данные работодателя: название организации, ИНН, ОГРН, адрес, контактный телефон․
- Данные сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН (если есть)․
- Дата заключения договора․
- Сумма начисляемого дохода за первый месяц․ (если договор начинается в середине месяца, указывайте фактическую сумму за оставшиеся дни)․
- Налоговый код (если применимо)․
Какой формат использовать?
Налоговая служба предоставляет два основных способа подачи уведомления:
- Письменный вариант (бланк 1-1․1)․ Заполняется вручную и передается в местный отдел налоговой инспекции․
- Электронный вариант (через портал «Налоговый сервис»)․ Позволяет быстро и без ошибок отправить данные․
Шаблон бланка 1‑1․1
Ниже приведён пример заполнения бланка 1‑1․1․ Вы можете скачать готовый шаблон в формате Word или PDF․
Наименование организации: _______________________________ ИНН: _____________________ ОГРН: _____________________ Юридический адрес: _______________________________ Телефон: _____________________ Факс: _____________________ ФИО сотрудника: _______________________________ Дата рождения: _____________________ Паспорт: № _____________ Серия, дата выдачи: _____________________ Место выдачи: _____________________ ИНН (если есть): _____________________ Дата заключения трудового договора: _____________________ Сумма начисленного дохода за первый месяц: _____________________ Налоговый код (если применимо): _____________________ Подпись работодателя: _____________________ Дата: _____________________
Электронная подача
Для подачи через портал «Налоговый сервис» необходимо:
- Войти в личный кабинет налогоплательщика․
- Выбрать раздел «Уведомления» → «Уведомление о заключении трудового договора»․
- Заполнить форму, прикрепить сканы документов (копию договора, копию паспорта сотрудника)․
- Подтвердить отправку и сохранить копию подтверждения․
Что делать, если сотрудник работает за границей?
Если работник является иностранным гражданином, то в уведомление необходимо добавить:
- Статус визы/разрешения на работу․
- Срок действия разрешения․
- Сведения о работодателе в стране пребывания (если применимо)․
В 2026 году Минсвязи России внесла поправки в форму уведомления о заключении трудового договора с иностранцами․ Важно использовать актуальную версию бланка, доступную на сайте Минсвязи․
Как избежать ошибок?
- Проверяйте данные сотрудника на наличие ошибок в ИНН, паспортных данных․
- Учитывайте, что в случае изменения данных в течение первых 10 дней, необходимо подать исправленное уведомление․
- Сохраняйте копии всех отправленных уведомлений и подтверждений․
- Следите за изменениями в законодательстве: в 2026 году были внесены поправки к статье 58 НК РФ, уточняющие порядок уведомления о заключении трудового договора․
Что делать, если уведомление не подано?
Если уведомление подано позже 10 дней, налоговая инспекция может начислить штраф в размере 5% от суммы налога за каждый день просрочки․ При этом работодатель обязан предоставить объяснительную записку и доказательства, почему уведомление было задержано․
Где можно скачать шаблоны?
- Шаблон бланка 1‑1․1 (PDF)
- Шаблон бланка 1‑1․1 (Word)
- Портал «Налоговый сервис»
Уведомление налоговой инспекции о заключении трудового договора — это обязательный документ, который обеспечивает правильное начисление и удержание НДФЛ․ Соблюдение сроков, точность данных и правильный выбор формы подачи помогут избежать штрафов и упростят взаимодействие с налоговыми органами․
Если у вас возникли вопросы по оформлению уведомления, рекомендуем обратиться к юристу или воспользоваться бесплатной консультацией в налоговой инспекции․