При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний рабочий день. Однако на практике часто возникают ситуации, когда работник отсутствует на рабочем месте, отказывается подписывать документы или просто не забирает свой документ. В таких случаях работодателю необходимо официально уведомить бывшего сотрудника о готовности документа к выдаче.

Зачем нужно уведомление о получении трудовой книжки?

Основная цель этого документа — защитить работодателя от административной ответственности. Согласно законодательству, за задержку выдачи трудовой книжки компания может быть оштрафована, а работник имеет право потребовать компенсацию за время вынужденного прогула.

С момента отправки официального уведомления (заказным письмом с описью вложения) работодатель считается исполнившим свою обязанность по уведомлению работника, и ответственность за просрочку выдачи документа с него снимается.

Когда необходимо составлять уведомление?

Уведомление составляется в следующих случаях:

• Сотрудник в день увольнения отсутствовал на рабочем месте (болезнь, отпуск, прогул).
• Работник отказывается забирать трудовую книжку (например, из-за несогласия с причиной увольнения).
• Работник уволен дистанционно и не может явиться в офис лично.

Важно: Уведомление актуально только для тех сотрудников, которые ведут трудовую книжку в бумажном варианте и передали её работодателю при трудоустройстве.

Правила оформления документа

Поскольку законодательно утвержденной унифицированной формы уведомления не существует, документ составляется в произвольной форме. Тем не менее, чтобы письмо имело юридическую силу, в нем должны быть указаны следующие реквизиты:

1. Шапка документа: наименование организации, исходящий номер и дата составления.
2. Данные получателя: ФИО бывшего работника и его адрес регистрации.
3. Суть обращения: сообщение о том, что трудовая книжка готова к выдаче.
4. Варианты получения:
   • Лично явиться в отдел кадров (указать адрес и график работы).
   • Дать письменное согласие на отправку документа почтой.
5. Подпись: подпись руководителя организации или начальника отдела кадров и печать компании.

Образец уведомления (шаблон)

Ниже представлен пример текста, который можно использовать для оформления письма на бланке организации:

ООО «Пример-Компани»
ул. Ленина, д. 10, г. Москва
Исх. № 123 от «___» ________ 2026 г.

Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 5, кв. 12

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Иван Иванович!

Настоящим уведомляем Вас о том, что в связи с прекращением трудового договора от «___» ________ 2026 г., Ваша трудовая книжка готова к выдаче.

Просим Вас в ближайшее время явиться в отдел кадров ООО «Пример-Компани» по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, для получения документа. График работы отдела кадров: с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00).

В случае, если Ваше личное присутствие не представляется возможным, просим Вас направить в наш адрес письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте с приложением копии документа, удостоверяющего личность.

Генеральный директор ________________ / Петров П.П. /
М.П.

Рекомендации по отправке

Чтобы уведомление стало неоспоримым доказательством в суде или при проверке трудовой инспекции, соблюдайте следующие правила:

• Отправляйте письмо заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Сохраняйте почтовый чек и опись в личном деле сотрудника.
• Если работник отказывается принимать письмо, зафиксируйте этот факт (почтовая служба сделает соответствующую отметку на конверте).

Дополнительная информация: Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Если сотрудник перешел на электронный формат ведения трудовой книжки, бумажный вариант выдается ему на руки с соответствующей записью о переходе на ЭТК. В этом случае процедура уведомления остается аналогичной, если бумажный документ все еще находится у работодателя.