В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст․ 84․1) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек (п․ 37) работодатель обязан в последний рабочий день выдать работнику трудовую книжку․ Если по тем или иным причинам это невозможно, необходимо оформить уведомление о готовности выдать (или отправить) трудовую книжку․

Зачем нужно уведомление?

• Формальное подтверждение готовности работодателя передать документ․
• Защита интересов обеих сторон – работник получает официальное подтверждение, а работодатель фиксирует факт выполнения обязательств․
• Основание для обращения в суд в случае задержки выдачи трудовой книжки․

Кому и в какой форме отправляется уведомление?

Уведомление может быть направлено:

1. Лично в руки работника (письмо‑приглашение)․
2. Почтовой отправкой (заказным письмом с уведомлением о вручении)․
3. Электронной почтой (при наличии согласия работника)․
4. Через мессенджер или корпоративный портал (при подтверждении получения)․

Юридические основания

Согласно:

• Ст․ 84․1 ТК РФ – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в последний рабочий день․
• Пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек – порядок передачи книжки, в т․ч․ по почте․
• Ст․ 393 ГК РФ – ответственность за нарушение обязательств․

Структура уведомления

Уведомление оформляется в свободной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:

Пример готового уведомления

ООО "Пример"
ИНН 7701234567, ОГРН 1127700123456
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Тел․: +7 (495) -23-45-67

 № 12/УВ

Иванову Ивану Петровичу
должность: инженер‑технолог
подразделение: производство

УВЕДОМЛЕНИЕ
Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст․ 84․1 ТК РФ сообщаем, что Ваша трудовая книжка готова к выдаче․

Варианты получения:
Лично в офисе компании по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, в рабочее время (с 9:00 до 18:00) в любой день с по ․
По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) – просим подтвердить согласие, указав актуальный почтовый адрес, до ․
Электронная копия (в случае согласия на электронную трудовую книжку) будет передана через портал "Госуслуги" – требуется подписать согласие в течение 3 рабочих дней․

Если Вы не планируете получать книжку лично, просим направить письменное согласие (по электронной почте или в виде скан‑копии) до , указав предпочтительный способ передачи․

В случае отсутствия реакции в указанные сроки, книжка будет считаться переданной в соответствии с п․ 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек․

С уважением,
______________________
Петров Петр Петрович
Директор ООО "Пример"
(подпись) (печать)

Как оформить согласие на отправку по почте

Если работник выбирает способ «по почте», необходимо получить от него письменное согласие․ Пример формы согласия:

Согласие на отправку трудовой книжки по почте

Я, ______________________ (ФИО), паспорт: ______________________,
проживающий(ая) по адресу: ______________________________________,
даю согласие ООО "Пример" отправить мою трудовую книжку

заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу:
___________________________________________________________․

Что делать, если работник не получил уведомление?

1. Проверить корректность контактных данных (почтовый адрес, e‑mail, телефон)․
2. Отправить повторное уведомление с указанием даты и способа доставки․
3. В случае отказа от получения книжки – оформить акт о невозможности выдачи, который подписывается обеими сторонами․
4. При отсутствии реакции более 30 дней – оформить акт о передаче в соответствии с п․ 37 Порядка, приложив копию уведомления․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку в электронном виде?

Да․ С 1 января 2021 года в России действует электронная трудовая книжка․ Работник имеет право выбрать электронный или бумажный вариант․ Для перехода необходимо подписать согласие и оформить запись в системе «Госуслуги»․

Какие сроки передачи книжки по почте?

Согласно п․ 37 Порядка, работодатель обязан отправить книжку в течение 5 рабочих дней с момента получения согласия от работника․

Что делать, если работодатель намеренно задерживает выдачу книжки?

Работник вправе обратиться в суд с требованием о принудительном исполнении обязательства и взыскании компенсации за моральный вред (ст․ 393 ГК РФ)․

Где скачать готовый шаблон?

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон уведомления в формате DOC по ссылке ниже (пример ссылки, замените на реальную):

Скачать шаблон уведомления о трудовой книжке (DOC)

Уведомление о готовности выдать трудовую книжку – важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника․ Правильное оформление, соблюдение сроков и наличие согласия на выбранный способ передачи позволяют избежать конфликтов и судебных разбирательств․

Дата публикации: