Вопрос о наличии у одного работника двух трудовых книжек часто возникает в практике: человек получил новую работу, но у него уже есть заполненная трудовая книжка, а в новой организации просят оформить документ «по совместительству». Что говорит законодательство, какие риски существуют и как правильно действовать? В статье разберём все нюансы.
Содержание
- Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ
- Трудовая книжка – один документ на работника
- Когда может появиться вторая книжка?
- Можно ли одновременно вести две книжки?
- Ответственность за нарушение правил
- Практические рекомендации работнику и работодателю
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Основные нормы, регулирующие порядок ведения трудовой книжки, находятся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку у работника, который проработал у него более 5 дней.
- Статья 67 ТК РФ – порядок заполнения, выдачи и хранения трудовой книжки.
- Статьи 67.1‑67.5 ТК РФ – совместительство, работа по совместительству и ограничения по основному месту работы.
- Постановление Правительства РФ от № 199 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» (в ред. от 2023 г.).
Эти документы определяют, что у каждого работника должна быть одна трудовая книжка, в которой фиксируются все официальные трудовые отношения.
Трудовая книжка – один документ на работника
Согласно статье 66 ТК РФ, каждый работник обязан иметь одну трудовую книжку. Работодатель обязан:
- выдать трудовую книжку новому сотруднику (если у него её ещё нет);
- внести запись о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда и т.д.;
- вернуть книжку работнику после увольнения.
Если у работника уже есть заполненная книжка, новый работодатель может:
- принять её к учёту (обычно это делается, если книжка находится у работника и не имеет ограничений);
- выдать новую книжку, а старую вернуть в отдел кадров (в случае утери, порчи или желания работника).
Когда может появиться вторая трудовая книжка?
Вторая книжка может появиться в следующих ситуациях:
- Утрата или порча первой книжки. Работник подаёт заявление о её утере, получает справку и получает новую книжку.
- Смена формы учёта. При переходе на электронный учёт (ЭТК) работник может одновременно иметь бумажную и электронную запись, но это не две «бумажные» книжки.
- Хранение старой книжки в качестве «памятного» документа. Закон не запрещает сохранять старую книжку, если она больше не используется в официальных отношениях.
Важно: вторая книжка может использоваться только после того, как первая официально передана работодателю или признана утерянной. Одновременное ведение двух активных книжек в разных организациях противоречит статье 66 ТК РФ.
Можно ли одновременно вести две трудовые книжки?
Ответ – нет. Законодательство РФ не предусматривает возможность параллельного ведения двух (или более) трудовых книжек, в которых фиксируются трудовые отношения одновременно.
Существует два законных способа совмещения двух работ:
- Основное место работы + работа по совместительству. В трудовой книжке фиксируется только основное место работы (в соответствии с пунктом 1 статьи 67.1 ТК РФ). Данные о совместительстве вносятся в отдельный раздел (стр. 2‑3) без создания второй книжки.
- Два основных места работы. Трудовой кодекс допускает наличие более одного «основного» места работы только в случае, если это предусмотрено коллективным договором или иным нормативным актом, но в этом случае запись всё равно делается в одну книжку.
Попытка вести две отдельные книжки в разных организациях приводит к:
- разбросу стажа и невозможности правильно рассчитать пенсионные и страховые выплаты;
- риску признания одной из записей недействительной при проверке ФСС или Пенсионного фонда;
- возможных административных санкций для работодателя (штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек).
Ответственность за нарушение правил
Законодательство не предусматривает уголовной ответственности за наличие у работника двух трудовых книжек, однако могут возникнуть административные последствия:
- Для работодателя – статья 5.27 КоАП РФ (нарушение требований к оформлению трудовых отношений). Штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение.
- Для работника – в случае сокрытия фактов двойного трудоустройства, если это приводит к нарушению трудового законодательства (например, превышение нормы рабочего времени), могут быть применены дисциплинарные меры (выговор, увольнение).
- Для страховых фондов – возможна корректировка страхового стажа, что может повлиять на размер будущей пенсии.
В практике судебных разбирательств (см. решения КонсультантПлюс, Гарант) суды обычно признают одну из книжек «действующей», а вторую – «неактивной», если работник не сообщил работодателю о наличии второй книжки.
Практические рекомендации
Для работника
- Сохраняйте одну официальную трудовую книжку. Если у вас уже есть заполненная книжка, используйте её в новых местах работы.
- При утере или порче – сразу оформляйте заявление, получайте справку и новую книжку. Старая книжка должна быть сдана в отдел кадров.
- Если хотите сохранить старую книжку «на память», убедитесь, что в ней нет записей о текущих трудовых отношениях.
- При работе по совместительству сообщайте об этом основному работодателю и фиксируйте совместительство в той же книжке (стр. 2‑3).
- Контролируйте правильность записей: проверяйте даты, должности, основания увольнения.
Для работодателя
- Требуйте у соискателя одну действующую трудовую книжку. При необходимости оформляйте справку о её утере и выдавайте новую.
- Ведите запись о совместительстве в той же книжке, а не в отдельной.
- Проводите проверку наличия у работника других официальных трудовых договоров (это особенно важно при работе в опасных или ограниченных отраслях).
- При обнаружении двойного ведения книжек – уведомляйте сотрудника о необходимости урегулировать ситуацию и, при необходимости, привлекайте инспекцию труда.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить две разные работы, каждая из которых считается «основной»?
Только если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации (например, в научных институтах) и обе записи делаются в одну книжку. Официально – одна основная работа, а вторая – совместительство.
Что делать, если у меня уже есть две заполненные книжки?
Выберите одну из них как «активную», а вторую передайте в отдел кадров (или сдайте в архив). При необходимости получите справку о её утере/передаче, чтобы избежать двойного учёта.
Можно ли использовать одну книжку для работы в России и другую – для работы за границей?
Трудовая книжка в РФ фиксирует только трудовые отношения, оформленные в соответствии с российским законодательством. Для работы за границей обычно используется отдельный документ (например, «Трудовая книжка иностранного государства»). При возвращении в РФ следует оформить запись в российскую книжку.
Влияет ли наличие двух книжек на пенсионные начисления?
Пенсионный фонд учитывает общий страховой стаж, а не количество книжек. Если записи разбросаны по двум книжкам, может возникнуть сложность в подтверждении стажа, что потребует дополнительного сбора справок.
Можно ли оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) и одновременно иметь бумажную?
Да. Электронная трудовая книжка считается официальным документом, а бумажная может храниться в архиве. Главное – не вести две параллельные записи о текущих трудовых отношениях.
Согласно действующему Трудовому кодексу РФ, у одного работника должна быть только одна официальная трудовая книжка. Наличие двух книжек одновременно в активном использовании не допускается и может привести к административным штрафам для работодателя, а также к проблемам с учётом стажа и пенсионными выплатами.
Если возникла необходимость в новой книжке (утрата, порча, переход на электронный учёт), следует официально оформить её, а старую сдать в отдел кадров. Для совмещения нескольких работ рекомендуется использовать механизм совместительства, фиксируемый в той же трудовой книжке.
Соблюдение этих правил поможет избежать юридических конфликтов и обеспечит корректный учёт трудового стажа.
Дата публикации: