Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации: 22 мая 2026 г. (по информации из сети: 16:25:03).

Что такое уведомление о необходимости предоставить трудовую книжку?

Это официальное сообщение работодателя (или бывшего работодателя) сотруднику (бывшему сотруднику) с требованием:

явиться за получением трудовой книжки в бумажном виде;
либо дать письменное согласие на её отправку почтой (или иным способом) в адрес, указанный сотрудником;
в случае перехода на электронный формат – подтвердить согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Уведомление служит доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства по выдаче трудовой книжки и снял с себя ответственность за её задержку.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 62, ст. 66, ст. 84.1 (о выдаче и хранении трудовой книжки).
Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями).
ФЗ‑№ 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части хранения документов).
Приказы Минтруда России (например, Приказ № 697н от «Об утверждении формы уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой»).
Практика и разъяснения КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Моё дело (образцы уведомлений, актуальные на 2024‑2026 гг.).

Когда требуется направить уведомление?

При увольнении (в день прекращения трудового договора или в последний рабочий день, если сотрудник находится в отпуске с последующим увольнением).
При хранении трудовой книжки у работодателя после прекращения трудовых отношений, если сотрудник не забрал её лично.
При переходе на электронный формат трудовых книжек – уведомление о необходимости дать согласие на ведение ЭТК или получение бумажного дубликата.
По требованию бывшего сотрудника (например, при восстановлении трудовой книжки после утери).

С момента отправки уведомления работодатель снимает с себя ответственность за просрочку выдачи трудовой книжки (см. пункт 36 Правил ведения трудовых книжек).

Содержание уведомления

Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие реквизиты:

Наименование документа – «Уведомление о необходимости предоставить трудовую книжку» (или аналогичное название).
Дата и номер уведомления.
Реквизиты работодателя (наименование, ИНН, КПП, адрес, контактный телефон).
Реквизиты сотрудника (ФИО, должность, табельный номер, последнее место работы).
Сущность требования – четко указать, что сотруднику необходимо явиться за получением трудовой книжки в течение установленного срока (обычно 7 рабочих дней) либо дать согласие на её отправку почтой.
Способ получения – личная выдача в отделе кадров, отправка заказным письмом с уведомлением о вручении, либо передача через доверенное лицо.
Срок исполнения – например, «в течение 7 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления».
Последствия неисполнения – ссылка на ст. 62 ТК РФ и возможные последствия (отказ в выдаче справки о заработке, сложности при трудоустройстве и т.д.).
Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор, уполномоченный представитель) и печать организации (если требуеться).
Расписка получателя – отдельный лист, где сотрудник ставит свою подпись, дату получения уведомления и указывает выбранный способ получения трудовой книжки.

<h2>УВЕДОМЛЕНИЕ О НЕОБХОДИМОСТИ ПРЕДОСТАВИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ</h2>
<p><b>Наименование организации:</b> ООО «Пример»<br>
 <b>ИНН/КПП:</b> 7701234567 / 770101001<br>
 <b>Юридический адрес:</b> г. Москва, ул. Примерная, д. 10<br>
 <b>Контактный телефон:</b> +7 (495) -23‑45‑67</p>

<p><b>Кому:</b> Иванов Иван Иванович, бывший сотрудник, табельный № 12345</p>

<p><b>Дата</b>: <br>
 <b>№</b>: УВ‑2026‑05‑001</p>

<p><b>Уведомляем вас, что в соответствии со ст. 62 ТК РФ и Правилами ведения трудовых книжек,</b>
 вам необходимо явиться в отдел кадров ООО «Пример» для получения вашей трудовой книжки
 (бумажный экземпляр) либо дать письменное согласие на её отправку заказным письмом
 с уведомлением о вручении по адресу, указанному в вашем заявлении.</p>

<p><b>Срок исполнения:</b> 7 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления
 (не позднее ).</p>
<p><b>Последствия неисполнения:</b> При отсутствии вашей реакции в указанный срок
 работодатель считается исполнившим свои обязательства по выдаче трудовой книжки,
 а дальнейшие задержки могут повлечь сложности при подтверждении трудового стажа
 и при оформлении пенсии.</p>

<p><b>Подпись уполномоченного лица:</b> _____________________ / Петрова С.В.<br>
 <b>Должность:</b> Руководитель отдела кадров<br>
 <b>Дата:</b> </p>

<hr>

<p><b>Расписка о получении уведомления</b></p>
<p>Я, _____________________ (ФИО), получил(а) настоящее уведомление № УВ‑2026‑05‑001
 от г. и выбираю следующий способ получения трудовой книжки:</p>
<ul>
 <li>☐ Личная выдача в отделе кадров (дата и время: ___________)</li>
 <li>☐ Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу:
 ________________________________________________</li>
 <li>☐ Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде (требуется
 заполнить заявление о переходе на ЭТК).</li>
</ul>
<p>Подпись: _____________________ Дата: ___________</p>

При необходимости шаблон можно сохранить в форматах .docx, .pdf или заполнить онлайн через сервисы «Моё дело», «КонсультантПлюс» и т.д.

Пошаговая инструкция для кадровой службы

Определить необходимость уведомления (увольнение, хранение книжки, переход на ЭТК).
Подготовить документ по образцу, проверить реквизиты организации и сотрудника.
Утвердить уведомление у руководителя отдела кадров или директора.
Вручить сотруднику:
- лично под расписку;
- или направить заказным письмом с уведомлением о вручении (в этом случае копия письма и опись вложения служат доказательством отправки).
Зафиксировать дату получения (расписка сотрудника или почтовый чек с отметкой о вручении).
Начать отсчёт срока (обычно 7 рабочих дней).
По истечении срока:
- Если сотрудник явился – выдать трудовую книжку под расписку о получении.
- Если сотрудник дал согласие на отправку – оформить отправку заказным письмом и сохранить подтверждение.
- Если сотрудник не отреагировал – считать, что обязательства работодателя выполнены; сделать запись в личном деле о направлении уведомления и отсутствии реакции.
Архивировать копию уведомления, расписку (или почтовый чек) и, при выдаче, расписку о получении трудовой книжки.

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 г. в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Если сотрудник ранее не дал согласия на переход на ЭТК, работодатель обязан:

известить его о возможности перехода;
получить письменное согласие (или отказ) на ведение ЭТК;
в случае отказа – обеспечить хранение и выдачу бумажной трудовой книжки.

Уведомление о необходимости предоставить трудовую книжку в этом контексте может включать пункт о выборе формата (бумажный/электронный) и соответствующее согласие.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение сроков выдачи трудовой книжки может повлечь:

административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
гражданско‑правовые исковые требования бывшего сотрудника о компенсации морального вреда и возмещении убытков;
репутационные риски и сложности при последующих проверках трудовой инспекции.

Поэтому своевременное направление уведомления и фиксация его получения являются ключевыми мерами профилактики.

Где получить готовые бланки и образцы

КонсультантПлюс – раздел «Кадровик‑практик», шаблон «Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку» (актуально на 2026 г.).
ГАРАНТ – образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (июль 2025).
Моё дело – бесплатные бланки в Word и PDF, редакция 1 от .
nalog-nalog.ru – образец уведомления о переходе на ЭТК с рекомендациями по заполнению.
Сайты кадровых агентств и профессиональных форумов (например, HR‑portal.ru) часто выкладывают актуальные формы.

Уведомление о необходимости предоставить трудовую книжку – это не просто формальность, а важный инструмент соблюдения трудового законодательства и защиты прав обеих сторон. Правильно оформленное уведомление:

чётко фиксирует требование работодателя;
дает сотруднику реальную возможность получить документ или выбрать альтернативный способ его получения;
освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи;
служит доказательством в случае спора или проверки трудовой инспекции.

Следуя представленным рекомендациям, используя актуальные шаблоны и соблюдая установленные сроки, кадровая служба сможет минимизировать риски и обеспечить прозрачный процесс выдачи (или передачи) трудовой книжки.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Моё дело, nalog-nalog.ru) и актуального законодательства на момент 22 мая 2026 г.