Сегодня 13:02:39 () актуально напомнить работодателям и бывшим сотрудникам о правилах оформления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте․ Данный документ регулируется Трудовым кодексом РФ и служит гарантией соблюдения прав обеих сторон при расторжении трудового договора․
Нормативная база
Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки:
- Статья 84․1 ТК РФ – работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку работнику либо направить её по почте с его согласия․
- Статья 62 ТК РФ – работник имеет право получить копию документов, касающихся его трудовой деятельности․
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек․
Если работник не явился за документом в день увольнения, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте; Это требование закреплено в множестве методических рекомендаций (КонсультантПлюс, Гарант, Моё дело и др․)․
Когда требуется уведомление
Уведомление оформляется в следующих ситуациях:
- Работник уволен, но в день увольнения не получил трудовую книжку (например, отсутствовал на работе, находился в отпуске без сохранения заработной платы и т․д․)․
- Работник отказался принимать документ лично, но не дал письменного согласия на почтовую отправку․
- По истечении определённого срока (обычно 3–5 рабочих дней) после увольнения трудовая книжка остаётся у работодателя․
- Наименование документа – «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте»․
- Дата и номер – дата составления и регистрационный номер (если ведётся журнал исходящей корреспонденции)․
- Данные получателя – ФИО бывшего сотрудника, его последний известный адрес проживания (или электронная почта, если согласовано иначе);
- Ссылка на основание – указание на статью 84․1 ТК РФ и/или внутренний нормативный акт организации․
- Требование – просьба явиться в отдел кадров по указанному адресу в определённый срок (обычно 3–5 рабочих дней) либо предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой․
- Последствия неуплаты – напоминание, что в случае неявки и отсутствия согласия работодатель вправе отправить документ заказным письмом с уведомлением о вручении, а расходы на почтовую отправку могут быть возложены на бывшего сотрудника (по соглашению сторон)․
- Контактная информация – телефон, e-mail отдела кадров для связи․
- Подпись – должностное лицо (руководитель отдела кадров или уполномоченный представитель) с расшифровкой подписи․
- Заказное письмо с уведомлением о вручении – наиболее надёжный способ, подтверждающий факт получения․
- Личная вручка под расписку – если бывший сотрудник находится в городе и может посетить офис․
- Электронная почта с запросом подтверждения прочтения – допустимо, если сторонами ранее согласовано электронное документооборота и получено согласие на получение уведомлений в электронном виде․
- административному штрафу (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- обязанности компенсировать убытки, связанные с невозможностью трудоустройства из‑за отсутствия трудовой книжки;
- репутационным потерям․
- потерей права на получение трудовой книжки в установленные сроки;
- возможным взысканием расходов на почтовую отправку (по соглашению сторон);
- затруднением при последующем трудоустройстве, так как многие работодатели требуют оригинал трудовой книжки при приёме на работу․
В таких случаях уведомление служит официальным напоминанием и фиксирует попытку работодателя исполнить свои обязательства․
Содержание уведомления
Уведомление должно содержать следующие обязательные реквизиты:
Образец заполнения уведомления (2026 год)
Ниже представлен типовой бланк, соответствующий актуальным требованиям ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс; Вы можете скопировать его в Word или PDF и заполнить под свою организацию․
УВЕДОМЛЕНИЕ № ___ от «__» __________ 2026 г․ Наименование организации: ______________________________ Адрес: _______________________________________________ Отдел кадров: ________________________________________ Уважаемый(ая) ______________________________! ФИО бывшего сотрудника Согласно статье 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, Вы обязаны получить трудовую книжку в день увольнения либо дать согласие на её отправку почтовым отправлением․ В связи с тем, что в день увольнения («__» __________ 2026 г․) Вы не явились за трудовой книжкой, просим Вас: Явиться в отдел кадров по адресу: ______________________________ в срок до «__» __________ 2026 г․ (не позднее 5 рабочих дней с даты получения данного уведомления); ИЛИ Предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес: ________________________________________________․ В случае неявки и отсутствия согласия в указанный срок мы будем вынуждены отправить трудовую книжку заказным письмом за счёт получателя, что может повлечь дополнительные расходы․ Для уточнения вопросов обращайтесь в отдел кадров по телефону: ___________, e-mail: ______________________․ С уважением, _____________________ / _____________________/(должность) (подпись) М․П․
Примечание: Текст внутри тегов … выделен жирным для удобства чтения; в реальном документе жирное начертание применяется только к заголовкам и важным выделениям․
Как правильно отправить уведомление
Способы доставки:
Рекомендуется оформлять два экземпляра: один остаётся в деле работника, второй – у отправителя с отметкой о дате и способе отправки․
Ответственность сторон
Работодатель несёт риск нарушения ст․ 84․1 ТК РФ, если не направит уведомление и не обеспечит выдачу трудовой книжки в разумный срок․ Это может привести к:
Работник, игнорирующий уведомление без уважительной причины, рискует:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять уведомление печатью организации?
Печать не является обязательной для внутренних уведомлений, но её наличие повышает официальный характер документа․ Если в организации принято использовать печать на всех исходящих документах – её следует поставить․
Можно ли отправить уведомление через SMS или мессенджер?
Согласно действующему законодательству, уведомление о выдаче трудовой книжки должно иметь документальную форму, подтверждающую факт отправки и получения․ SMS или сообщения в мессенджерах не считаются достаточным доказательством в случае спора, поэтому рекомендуется дополнить их заказным письмом или личной вручкой․
Что делать, если работник отказался принимать уведомление и не дал согласия на почтовую отправку?
В этом случае работодатель обязан сделать две попытки вручения (лично и заказным письмом)․ Если после этого работник всё равно не реагирует, документ считается направленным надлежащим образом, а дальнейшее хранение трудовой книжки осуществляется у работодателя до получения согласия или до истечения срока исковой давности (три года по ст․ 196 ГК РФ)․
Нужно ли указывать в уведомлении реквизиты банковского счёта для оплаты почтовых расходов?
Указание реквизитов не обязательно, но может быть включено по соглашению сторон, если работник согласен возместить расходы на почтовую отправку․
Какой срок считается «разумным» для явки за трудовой книжкой?
Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок, однако в практике кадровых служб принято считать разумным период от 3 до 5 рабочих дней с момента получения уведомления․ Указание точного срока в документе снижает риск споров․
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой – важный элемент кадрового делопроизводства, который защищает права как работодателя, так и работника․ Соблюдение формальных требований (структура документа, способ доставки, фиксация даты получения) позволяет избежать административных штрафов и трудовых споров․ Рекомендуется иметь шаблон уведомления в электронном виде, регулярно обновлять его в соответствии с изменениями законодательства и вести журнал отправки и получения таких уведомлений․
Помните: своевременное и корректно оформленное уведомление – это не только выполнение, но и проявление уважения к бывшему сотруднику, что способствует поддержанию хорошей репутации компании на рынке труда․