Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. После увольнения работодатель обязан передать её бывшему сотруднику. Если работник не забирает документ самостоятельно, возникает необходимость официального уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой. Данная статья подробно разберет, как правильно составить и направить такое уведомление, чтобы избежать правовых рисков.

Правовая основа для уведомления

Требования к процедуре передачи трудовой книжки регулируются Трудовым кодексом РФ:

• Статья 77 — основание для увольнения.
• Статья 84.1 — общие правила выдачи трудовой книжки.
• Статья 62, если работник не явился за документом, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте.

Ключевой момент: уведомление направляется в следующий рабочий день после увольнения, если работник не забрал книжку сразу.

Когда необходимо уведомление?

Ситуации, требующие направления уведомления:

1. Работник уволен, но не явился в отдел кадров за трудовой книжкой в день увольнения.
2. Работник получил книжку, но не поставил на неё отметку о получении (отказ от подписи).
3. Работник находится в отпуске или на больничном, и срок его отсутствия истекает.
4. Работник не предоставил адрес для отправки документа по почте.

Структура и содержание уведомления

Уведомление оформляется на бланке организации (или простом письменном виде) и должно содержать:

• Шапку: наименование организации, ФИО и адрес работника.
• «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой».
• Основная часть:
  • Ссылка на ст. 62 ТК РФ.
  • Дата и основание увольнения (приказ, номер).
  • Конкретный адрес, куда следует явиться (отдел кадров, кабинет №…).
  • Дата и время приема (если установлено).
  • Предложение направить письменное согласие на отправку по почте (с указанием адреса).
  • Последствия бездействия (отправка по почте за счет работника, возможные претензии).
• Дата и подпись руководителя/кадровика.
• Отметка о вручении под роспись работника (если передается лично).

Образец уведомления (2026 г.)

Ниже представлен актуальный образец, соответствующий последним редакциям законодательства и практикам (например, редакция от по версии «Моё дело»).

ООО "Фея"
Москва, Романов переулок, д. 5
Тел.: 8 (495) -23-45-67
ИНН/КПП: ____________________

_________________________
(ФИО работника)
Адрес: г. Москва, ул. Походная, д. 8, кв. 110

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый(ая) [Имя Отчество работника]!
Настоящим уведомляем Вас о том, что [дата увольнения] между Вами и Обществом с ограниченной ответственностью "Фея" трудовой договор был расторгнут на основании [статья ТК РФ, например, п. 3 ч. 1 ст. 77] (приказ № ___ от ___).

В соответствии с частью 2 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации, в день увольнения Вам должна быть выдана трудовая книжка. Поскольку Вы не явились за её получением, просим Вас явиться в отдел кадров ООО "Фея" по адресу: г. Москва, Романов переулок, д. 5, каб. 15, в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления.

В случае если Вы не сможете явиться лично, Вы можете направить в наш адрес письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении (адрес для корреспонденции: 123456, г. Москва, а/я 123). Расходы на почтовую отправку будут произведены за Ваш счет.

В случае отсутствия Вашей реакции по истечении указанного срока, трудовая книжка будет направлена Вам по указанному в Ваших личных данных адресу заказным письмом с уведомлением о вручении за счет Ваших средств.

Приложение: копия приказа об увольнении (при необходимости).
_______________________ / [ФИО руководителя] /
"___" __________ 20__ г.
 

Ключевые правила и рекомендации

Сроки

• Уведомление направляется следующий рабочий день после увольнения, если книжка не получена.
• Даётся разумный срок для явки (обычно 3-5 рабочих дней).

Форма направления

• Лично под роспись — лучший вариант (отметка в журнале или на копии уведомления).
• Заказное письмо с уведомлением — если работник не явился. Квитанция и уведомление о вручении — доказательства.
• Электронная почта/СМС — могут использоваться как дополнительные, но не как единственные, если нет согласия работника на ЭДО.

Что делать, если работник игнорирует уведомление?

1. Зафиксировать факт направления (почтовая квитанция, отметка о вручении).
2. Отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением по последнему известному адресу;
3. В акте или служебной записке отразить все действия.
4. Расходы на почтовую отправку можно взыскать с работника через суд, если это предусмотрено локальными актами.

Типичные ошибки

• Отсутствие ссылки на ст. 62 ТК РФ, уведомление теряет юридическую силу.
• Неточный адрес работника — письмо вернется, сроки сорвутся.
• Не указан срок для явки — работник может затягивать процесс.
• Нет варианта отправки по почте — работодатель не выполнит обязанность по передаче документа.
• Хранение трудовой книжки без действий — работодатель несет ответственность по ст. 192 ТК РФ (дисциплинарная, административная).

Правильное оформление и направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой, обязательная процедура для работодателя. Оно защищает компанию от претензий о невыдаче документа и позволяет законно завершить кадровое дело. Всегда используйте актуальные образцы (например, редакции 2025-2026 гг. от «КонсультантПлюс», «ГАРАНТ» или «Моё дело»), адаптируйте их под свою ситуацию и строго соблюдайте сроки. При сложных случаях (споры, неизвестный адрес) консультируйтесь с юристом.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обратиться к специалисту в области трудового права.