Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Получение уведомления от работодателя о необходимости явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку почтой) – стандартная процедура при увольнении, переводе на другую работу или при прекращении трудового договора по другим основаниям. Ниже подробно описано, что такое уведомление, какие права и обязанности у сторон, как правильно реагировать и какие документы могут понадобиться.

Правовая основа

Основной нормативный акт, регулирующий выдачу трудовой книжки, – Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 84.1). Согласно этой статье:

В день увольнения работник должен получить свою трудовую книжку на руки.
Если работник не явился за книжкой в этот день, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на её отправку почтой.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Также важно помнить, что пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника (КонсультантПлюс, раздел IV. Выдача трудовой книжки при увольнении).

Что должно содержаться в уведомлении

Уведомление – официальный документ, поэтому его оформление должно соответствовать деловому этикету и содержать следующие реквизиты:

Шапка – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (при необходимости).
Дата и номер уведомления.
Адресат – ФИО работника, его должность (если известна) и подразделение.
Текст уведомления:

Обращение («Уважаемый(ая) ФИО!»).
Констатация факта расторжения трудового договора (указание даты).
Просьба явиться за трудовой книжкой в указанный срок (обычно 3‑5 рабочих дней) или дать письменное согласие на её отправку почтой.
Указание последствий неуплаты (например, возможная задержка в получении пособий по безработице).
Контактные данные лица, ответственного за выдачу документа (ФИО, телефон, e‑mail).

Подпись руководителя или уполномоченного лица, печать организации (если требуется).

Пример текста уведомления можно найти в открытых источниках (КонсультантПлюс, «Моё дело»). Ниже представлен типовой шаблон.

<p>ООО «Пример",<br>
ИНН 7701234567, КПП 770101001,<br>
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10</p>

<p>№ 2026/05/23-01<br>
от «23» мая 2026 г.</p>

<p>Уважаемый(ая) Иван Иванович Иванов!</p>
<p>Согласно трудовому договору от № 12/20, расторгнутому по инициативе работодателя с «23» мая 2026 г., Вы обязаны получить свою трудовую книжку.</p>

<p>Просим Вас явиться в отдел кадров ООО «Пример» (каб. 205) с 24 по 28 мая 2026 г. с 09:00 до 18:00 для получения трудовой книжки.</p>

<p>В случае невозможности личного визита просим дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой заказным письмом с описью вложения на Ваш адрес: _______________________________.</p>
<p>Согласие направлять в виде scanned‑copy или оригинала на e‑mail: kadrovik@primer.ru или почтой на адрес организации.</p>

<p>Без получения трудовой книжки или согласия на её отправку Вы можете столкнуться с задержкой при оформлении пособия по безработице и других социальных выплат.</p>

<p>С уважением,</br>
И.о. директора по кадрам</br>
Петрова С.В;</br>
тел.: +7 (495) -23‑45‑67</p>

Как правильно реагировать на уведомление

Получив уведомление, работник имеет два законных варианта действий:

Лично явиться за трудовой книжкой в указанное время и место. При получении необходимо:
- Проверить correctness записей (ФИО, даты приёма/увольнения, подписи, печати).
- Поставить свою подпись в журнале выдачи трудовой книжки (если такой ведётся).
- Получить копию уведомления о получении (по желанию).
Дать согласие на отправку почтой. Для этого:
- Составить письменное согласие (можно в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк).
- Указать полный почтовый адрес, куда следует отправить книгу.
- Подписать документ и направить его работодателю (электронной почтой с подтверждением получения или заказным письмом).
- После получения книги по почте также проверить её содержимое и расписаться в акте получения (если работодатель требует).

Важно: не игнорировать уведомление. Молчание может быть расценено как отказ от получения документа, что в дальнейшем усложнит подтверждение трудового стажа.

Что делать, если работник отказывается забирать трудовую книжку

Если после получения уведомления работник всё равно не явился и не дал согласия на почтовую отправку, работодатель должен:

Повторно направить уведомление (рекомендуется заказным письмом с уведомлением о вручении).
Зафиксировать все попытки вручения (копии писем, почтовые квитанции, акт о невозможности вручения).
Хранить трудовую книжку в отделе кадров до момента, когда работник всё же заявит о своём праве на получение (ст. 64 ТК РФ позволяет работнику потребовать выдачу документа в любой момент).
При необходимости обратиться в суд с требованием о признании отказа работника незаконным (редко, но возможно).

Сторонам рекомендуется решить вопрос мирным путём, поскольку судебные разбирательства связаны с дополнительными издержками и репутационными рисками.

Где скачать бланки и образцы

На сегодняшний день доступны следующие ресурсы:

КонсультантПлюс – раздел «Выдача трудовой книжки при увольнении», там есть готовые шаблоны уведомления, согласия на почтовую отправку и акта о получении.
Моё дело – бесплатные формы в Word и PDF (редакция от ).
ГАРАНТ.РУ – публикации с комментариями судебной практики по ст. 84.1 ТК РФ.
Юридическая школа Нижневартовск – образец уведомления и пояснительная записка.

При загрузке обращайте внимание на дату редакции – она должна соответствовать актуальному законодательству на 2026 год;

Краткий чек‑лист для работника

Проверить, что в уведомлении указаны ваши ФИО, дата увольнения и реквизиты организации.
Решить, удобно ли лично забрать книжку или предпочтительнее почтовая отправка.
Если выбрали личное получение – явиться в указанный срок с паспортом.
Если выбрали почту – оформить письменное согласие и направить его работодателю.
После получения трудовой книжки проверить все записи и поставить свою подпись в журнале (если требуется).
Сохранить копию уведомления и согласия (или квитанцию о получении заказного письма) в личном архиве.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – это не просто формальность, а важный шаг, защищающий права обеих сторон. Знание своего права на получение документа либо на его отправку почтой помогает избежать задержек при оформлении пособий, пенсии и нового трудоустройства. Следуя предложенному алгоритму и используя доступные образцы, вы сможете быстро и без лишних стрессов решить этот вопрос.

Будьте внимательны, сохраняйте копии всех документов и при возникновении сомнений консультируйтесь с юристом или отделом кадров вашей организации.