Трудовая книжка (ТК) остается основным документом, подтверждающим стаж работника. Правила её ведения и хранения регулярно обновляются. В 2026 году действуют нормы, установленные Приказом Минтруда России от № 320н. Одной из важных процедур является уведомление работника о необходимости забрать свою трудовую книжку после увольнения. Нарушение сроков влечет ответственность для работодателя.
Что такое уведомление о необходимости забрать трудовую книжку?
Это документ в свободной форме, который работодатель направляет бывшему сотруднику, если тот не получил свою ТК в последний рабочий день. Цель уведомления — официально проинформировать работника о готовности документа и снять с работодателя ответственность за задержку выдачи с момента отправки уведомления.
Когда уведомление обязательно?
- Если работник не явился за ТК в день увольнения.
- Если работник отказался получить ТК в установленный срок.
Ключевые сроки по ТК РФ (ст. 84.1)
Закон устанавливает четкие временные рамки:
- В день увольнения, работодатель обязан выдать ТК или предоставить сведения о трудовой деятельности (если ведется электронная трудовая книжка, ЭТК).
- При обращении работника — если ТК не была выдана в день увольнения, по письменному заявлению работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней со дня обращения.
- При подаче заявления ранее — если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, ТК должна быть выдана не позднее дня увольнения.
- Сроки внесения записей:
- Запись об увольнении — вносится в день увольнения.
- Иные кадровые решения (прием, перевод, награждение) — вносятся не позднее 5 рабочих дней с даты издания соответствующего приказа.
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
На основе обновленных правил (Приказ № 320н) выделим ключевые требования:
- Формат записи: дата указывается арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ).
- Чернила: допускаются черные, синие или фиолетовые. Запрещены красные, зеленые, карандаш. Рекомендуются шариковые или гелевые ручки.
- Язык: русский или официальный язык республики РФ.
- Содержание: запись должна полностью соответствовать тексту приказа, с обязательным указанием номера и даты приказа.
- Исправления: зачеркивание и подчистки недопустимы. Ошибку исправляют путем внесения дополнительной записи, где указывают, какие сведения признаются недействительными, и вносят правильные.
- Электронные трудовые книжки (ЭТК): с работники могут выбрать электронный формат. Работодатель обязан предоставлять сведения в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца.
Уведомление как инструмент защиты работодателя
Направление уведомления (например, заказным письмом с уведомлением о вручении) является доказательством того, что работник был информирован. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК по ст. 84.1, 127 ТК РФ.
Хранение и учет трудовых книжек
Работодатель обязан:
- Обеспечить надежное хранение ТК (в сейфе, металлическом шкафу).
- Вести журналы учета:
- Журнал учета бланков ТК (серия, номер).
- Журнал учета выданных ТК сотрудникам.
- Формы журналов не установлены, можно разработать свои.
Что делать при утере или порче трудовой книжки?
Выдаеться дубликат (имеет ту же силу, что и оригинал); С заявление об утрате подается по месту последней записи. Для получения дубликата нужны:
- Заявление.
- Документ, удостоверяющий личность.
- Справка из последнего места работы (если запись была).
Ответственность за нарушение правил ведения ТК
За нарушения (невыдача в срок, некорректное ведение) работодатель может быть привлечен к:
- Административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ): штрафы для должностных лиц и юридических лиц.
- Гражданско-правовой ответственностью: возмещение ущерба работнику (например, если из-за отсутствия ТК не была оформлена пенсия).
Частые вопросы и ответы
Можно ли заполнять ТК гелевой ручкой?
Да, гелевая ручка синего или фиолетового цвета допускается. Главное — читаемость и долговечность записи. Черная ручка также подходит.
Нужно ли вести бумажную ТК, если есть электронная?
Работник сам выбирает формат (бумажный или электронный). Если выбрана ЭТК, бумажная ТК не ведется. Работодатель обязан уведомить работника о праве выбора до (для уже работающих) и при приеме на работу.
Что делать, если запись об увольнении внесли с задержкой?
Запись вносят задним числом с указанием даты фактического увольнения, но с ссылкой на приказ, изданный с нарушением срока. Это нарушение, за которое работодатель несет ответственность;
Можно ли использовать старые бланки ТК?
Да, старые бланки, изготовленные до , сохраняют силу. Новые бланки имеют увеличенный раздел «Сведения о работе» (14 разворотов вместо 10).
Соблюдение сроков выдачи и ведения трудовых книжек — прямое требование ТК РФ. Уведомление работника — важный procedural шаг, который защищает работодателя от санкций. В 2026 году ключевые правила остаются прежними: выдача в день увольнения или в течение 3 дней по заявлению, внесение записей об увольнении в день события, а прочих — в 5-дневный срок. При переходе на ЭТК необходимо корректно оформлять выбор работника и ежемесячно передавать сведения в ПФР.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ. Для получения персональной консультации обратитесь к юристу.