Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

После расторжения трудового договора работодатель обязан в установленные сроки выдать сотруднику его трудовую книжку — основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда сотрудник не явился за документом в день увольнения. В таких случаях работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Это не просто формальность, это юридически значимое действие, защищающее работодателя от претензий и штрафов со стороны трудовой инспекции.

Зачем нужно уведомление о выдаче трудовой книжки?

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если сотрудник в этот день отсутствует, работодатель должен:

направить сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
предложить отправить документ по почте (с уведомлением о вручении);
сохранить трудовую книжку до момента ее получения сотрудником.

Если работодатель не направит уведомление, а сотрудник позже обратится с жалобой в трудовую инспекцию, компания может быть оштрафована на сумму до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, за каждый день задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан выплатить сотруднику средний заработок (ст. 234 ТК РФ).

Когда требуется уведомление?

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку необходимо в следующих случаях:

Сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения (по болезни, отпуску, командировке и т.д.).
Сотрудник уволился по собственному желанию, но не пришел за документом.
Сотрудник уволен по инициативе работодателя (сокращение, несоответствие должности и т.д.), но не забрал книжку.
Сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы или на больничный в день увольнения.

Важно: уведомление требуется даже если сотрудник уволился по соглашению сторон или в связи с выходом на пенсию.

Как составить уведомление: структура и образец

Уведомление не требует строгой формы, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже — пример корректно составленного документа.

Образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

<b>ООО "Пример"</b>
<br>
<b>УВЕДОМЛЕНИЕ</b>
<br>
<br>
<b>№ 123</b> от 20 мая 2026 г.
<br>
<br>
Кому: Иванову Ивану Ивановичу
<br>
Адрес: г. Москва, ул. Цветочная, д. 15, кв. 42
<br>
<br>
Уважаемый Иван Иванович!
<br>
<br>
Настоящим уведомляем Вас, что Ваш трудовой договор с ООО "Пример" расторгнут 18 мая 2026 года в связи с увольнением по собственному желанию (приказ № 45 от ).
<br>
<br>
В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, трудовая книжка была подготовлена к выдаче и находится на хранении в отделе кадров. 
<br>
<br>
Просим Вас в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения настоящего уведомления явиться в офис компании для получения трудовой книжки.
<br>
<br>
В случае невозможности личного присутствия, Вы можете направить письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. 
<br>
<br>
В случае отсутствия реакции в установленный срок, трудовая книжка будет направлена по почте с уведомлением.
<br>
<br>
С уважением,
<br>
<br>
<b>И.О. Фамилия</b>
<br>
Руководитель отдела кадров
<br>
<b>Подпись </b> _______________
<br>
<b>Печать</b> (при наличии)

Способы вручения уведомления

Уведомление можно направить одним из следующих способов:

Лично под роспись — самый надежный способ. Сотрудник расписывается в уведомлении или в специальном журнале учета документов.
Почтовое отправление с уведомлением о вручении — если сотрудник отсутствует или отказывается явиться. Сохраняйте квитанцию и уведомление о вручении, это доказательство в суде.
Электронная почта — только если в трудовом договоре или локальном акте компании прописано, что электронная переписка имеет юридическую силу. В противном случае — не рекомендуется как единственный способ.

Что делать, если сотрудник не отвечает?

Если после отправки уведомления сотрудник не отвечает в течение 3–5 рабочих дней:

Отправьте второе уведомление с напоминанием о последствиях задержки.
Направьте трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу, указанному в трудовом договоре.
Сохраните все квитанции, почтовые уведомления и копии уведомлений — они станут доказательством соблюдения ваших обязанностей.
Запишите в книге учета трудовых книжек: «Трудовая книжка направлена по почте , уведомление о вручении получено ».

Юридические риски при игнорировании уведомления

Игнорирование требования о направлении уведомления может привести к:

Штрафам от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
Выплате среднего заработка за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
Искам о моральном вреде, если сотрудник докажет, что из-за задержки трудовой книжки он не смог устроиться на новую работу.
Потере репутации — как работодателя, не соблюдающего трудовое законодательство.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку: образец и правила выдачи