Когда сотрудник увольняется, но не забирает свою трудовую книжку в день расчёта, работодатель обязан известить его о необходимости получения документа․ Ниже – подробное руководство, как правильно составить и оформить такое уведомление, какие нормативные акты регулируют эту процедуру и какие шаги следует предпринять, если работник не реагирует․
Нормативная база
- Статья 84․1 ТК РФ – если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же получить его согласие на направление почтовой связью․
- Пункт 37 Порядка № 320н (утверждён Приказом Минтруда России от № 320н) – обязательным условием для выдачи трудовой книжки по почте является наличие письменного согласия самого владельца трудовой книжки․
- Статья 66․1 ТК РФ – работник имеет право потребовать сведения о своей трудовой деятельности; при выдаче книжки под подпись работника рекомендуется делать копию важных страниц;
Таким образом, процедура состоит из двух возможных вариантов:
- Сотрудник лично приходит в отдел кадров и получает трудовую книжку под подпись․
- Сотрудник даёт письменное согласие на отправку книжки почтой (заказным письмом с описью вложения)․
Когда необходимо отправлять уведомление
- Если в день увольнения сотрудник не явился за трудовой книжкой․
- Если сотрудник уволился удалённо (например, по соглашению сторон) и не забрал документ лично․
- Если после увольнения прошло более 3 рабочих дней и книжка всё ещё находится у работодателя․
В этих случаях работодатель обязан направить уведомление, которое может быть оформлено как обычное письмо или как официальное извещение на бланке организации․
Как оформить письмо
Письмо должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Реквизиты отправителя – наименование организации, её юридический адрес, ИНН/КПП, контактный телефон․
- Дата и номер документа – например, «Уведомление № 123 от »․
- Получатель – ФИО сотрудника, его последний известный адрес (по месту жительства или по последнему месту работы)․
- Тема письма – «Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку (или дать согласие на её отправку по почте)»․
- Основной текст – кратко излагается ситуация, ссылка на нормативный акт (ст․ 84․1 ТК РФ, п․ 37 Порядка № 320н), предлагаются два варианта действий: явиться за книжкой или дать письменное согласие на почтовую отправку․
- Срок ответа – обычно указывается 5 рабочих дней с даты получения уведомления․
- Подпись уполномоченного лица – руководитель отдела кадров или уполномоченный представитель работодателя, с расшифровкой фамилии и инициалов․
- Приложения – при необходимости копия заявления о согласии на отправку по почте (образец можно приложить)․
Важно использовать официально‑деловой стиль, избегать эмоциональных оценок и соблюдать нейтральный тон․
Образец уведомления
<h2>УВЕДОМЛЕНИЕ</h2>
<p><b>Наименование организации:</b> ООО «Пример»<br>
<b>Юридический адрес:</b> 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5<br>
<b>ИНН/КПП:</b> 7701234567 / 770101001<br>
<b>Телефон:</b> +7 (495) -23‑45‑67</p>
<p><b>Дата:</b> <br>
<b>№:</b> УВ‑2026‑05‑001</p>
<p><b>Получателю:</b> Ivanov Ivan Ivanovich<br>
Проживающему: 101010, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 20, кв․ 15</p>
<h3>Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку</h3>
<p>Уважаемый Иван Иванович!</p>
<p>Согласно пункту 37 Порядка № 320н и статье 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, Вы, будучи уволенным с работы в ООО «Пример» с «__» __________ 2026 г․, не явились за получением своей трудовой книжки в день окончательного расчёта․</p>
<p>Для завершения процедуры увольнения просим Вас выбрать один из следующих вариантов:</p>
<ol>
<li>Явиться в отдел кадров ООО «Пример» (адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5) в течение <b>5 рабочих дней</b> с даты получения настоящего уведомления и получить трудовую книжку под подпись․</li>
<li>Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой заказным письмом с описью вложения․ Для этого необходимо заполнить приложенное заявление (образец) и направить его в адрес работодателя тем же способом (заказное письмо с описью)․</p>
<p>В случае отсутствия ответа в указанный срок работодатель вправе направить трудовую книжку по почте без Вашего согласия, однако это может повлечь за собой дополнительные расходы, которые будут удержаны из суммы окончательного расчёта․</p>
<p>С уважением,</p>
<p><b>И․О․ Петров Петр Петрович</b><br>
Начальник отдела кадров<br>
ООО «Пример»</p>
<p>Приложение: Заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте (образец)․</p>
Как отправить уведомление
- Заказное письмо с описью вложения – самый надёжный способ, подтверждающий факт получения документа получателем․
- Можно также направить уведомление курьерской службой с требованием подписи о получении․
- Если у сотрудника есть корпоративный электронный ящик и он дал согласие на электронный документооборот, допустимо отправлять уведомление по email с запросом подтверждения получения (read‑receipt)․ Однако для строгого соблюдения требований п․ 37 Порядка № 320н предпочтительно использовать почтовую связь с описью․
После отправки рекомендуется сохранить копию уведомления, опись вложения и квитанцию о приёме письма почтой – эти документы послужат доказательством соблюдения процедуры в случае спора․
Что делать, если сотрудник не отвечает
- По истечении указанного срока (обычно 5 рабочих дней) направить повторное уведомление, указав, что это второй запрос․
- Если и после второго уведомления реакции нет, работодатель имеет право отправить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения без дополнительного согласия (ссылка на п․ 37 Порядка № 320н – согласие требуется только для первой отправки; при отсутствия реакции можно считать, что работник отказался от получения лично)․
- В сопроводительном письме указать, что отправка произведена в соответствии с трудовым законодательством и что все расходы на почтовую пересылку будут удержаны из окончательного расчёта․
- Сохранить все доказательства отправки (квитанции, описи, копии писем) в личном деле сотрудника на срок не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых книжек)․
Правильно оформленное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – это не только формальность, но и гарантия соблюдения прав обеих сторон․ Следуя нормативным требованиям (ст․ 84․1 ТК РФ, п․ 37 Порядка № 320н) и используя предложенный образец, работодатель минимизирует риски споров и обеспечивает прозрачность процедуры увольнения․
Помните, что ключевой момент – получение либо личной подписи сотрудника, либо его письменного согласия на почтовую отправку․ Только при наличии одного из этих условий выдача трудовой книжки считается законной․