Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выдать сотруднику его трудовую книжку в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․ Если работник по какой-то причине не забирает документ в этот срок, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с требованием явиться за книжкой․ Невыполнение этой обязанности может повлечь административную ответственность для компании․

Когда требуется уведомление?

Уведомление готовят в следующих случаях:

• Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения․
• Работник получил книжку, но не подписал акт о её получении․
• Трудовая книжка была подготовлена, но сотрудник не мог её получить (например, находился в отпуске или командировке)․
• При аннулировании трудового договора (например, из-за выявления фиктивного трудоустройства)․

Ключевые правила составления уведомления

Документ должен быть четким, официальным и содержать все обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (например, «Уведомление»)․
2. Дата и номер (для учёта в организации)․
3. Данные работодателя: полное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактный телефон․
4. Данные работника: ФИО, паспортные данные (если известны), адрес регистрации, должность, дата увольнения․
5. Суть уведомления: ссылка на ст․ 84․1 ТК РФ, указание на неполучение трудовой книжки, требование явиться за ней в определённый срок (обычно 3-5 рабочих дней)․
6. Способы получения: лично в кадровом отделе или по почте (с уведомлением о вручении)․
7. Последствия неполучения: после истечения срока работодатель вправе отправить книжку заказным письмом по последнему известному адресу, а затем снять её с учёта․
8. Подпись руководителя или уполномоченного лица, печать организации․

Образец уведомления (2026)

ООО "Пример"
ИНН 7701234567 | ОГРН 1234567890123
123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Тел․: +7 (495) -23-45-67

______________________
(номер и дата документа)

Уведомление

Уважаемый(ая) [ФИО работника полностью]!

Настоящим уведомляем Вас о том, что в день Вашего увольнения с должностью [должность] [дата увольнения] Ваша трудовая книжка не была получена․

В соответствии со ст․ 84․1 Трудового кодекса РФ просим Вас явиться в кадровый отдел ООО "Пример" по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, каб․ 5, для получения трудовой книжки в срок до [дата, через 3-5 рабочих дней]․

В случае отсутствия ответа и неполучения трудовой книжки в указанный срок, мы будем вынуждены направить её Вам заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу Вашей регистрации: [адрес регистрации]․

После отправки по почте трудовая книжка будет считаться полученной, а её счётная книжка будет снята с учёта в организации․

Приложение: копия акта о неполучении трудовой книжки в день увольнения․

_______________________
(Подпись руководителя)
[ФИО руководителя]

М․П․
 

Варианты уведомлений

В зависимости от ситуации могут использоваться и другие формы:

• Уведомление при аннулировании трудового договора — если договор признан недействительным․
• Уведомление об отправке по почте — если сотрудник не явился после первого уведомления․
• Письмо с требованием вернуть трудовую книжку, если она была выдана, но не возвращена после увольнения (редкий случай)․

Что делать, если сотрудник не реагирует?

Если после отправки уведомления (особенно заказным письмом с уведомлением) работник не забирает книжку:

1. Отправьте её тем же заказным письмом по указанному в уведомлении адресу․
2. Сохраните почтовую квитанцию и уведомление о вручении (или почтовое извещение, если письмо не вручено)․
3. Сделайте отметку в личной карточке работника и счётной книжке о дате отправки․
4. Теперь работодатель не несёт ответственности за судьбу документа․

Последствия задержки выдачи трудовой книжки

Если работодатель не выдал книжку в день увольнения и не направил уведомление:

• На работодателя налагается административный штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ (от 5 000 до 50 000 руб․ для юрлиц)․
• Работник вправе через суд взыскать компенсацию за задержку выдачи (средний заработок за каждый день просрочки)․
• Это также может повлиять на получение работником нового места работы (новый работодатель потребует трудовую книжку)․

Где взять образцы и как их заполнить?

Образцы уведомлений доступны в юридических системах (например, КонсультантПлюс), на сайтах государственных органов или в кадровых конструкторах․ При заполнении:

• Указывайте точные данные — любые ошибки в ФИО или адресе могут сделать уведомление недействительным․
• Срок для явки — не менее 3 рабочих дней (можно увеличить, но не уменьшать)․
• Обязательно прикладывайте копию акта о неполучении в день увольнения․
• Отправляйте уведомление заказным письмом с уведомлением или вручайте под расписку․