Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одно из ключевых изменений в кадровом законодательстве последних лет․ Важно помнить: работодатель обязан уведомить каждого сотрудника об этом изменении и о его праве выбора формата ведения трудовой истории — бумажного или электронного․ Несоблюдение этой процедуры может повлечь риски, в т․ч․ проверочные․
В данной статье представлены и подробно разобраны два основных образца уведомления, которые используют практикующие кадровики и юристы: полный (с максимальным объемом информации) и краткий (с отсылкой к иным источникам разъяснений)․
Правовая основа и ключевые принципы уведомления
Обязанность по уведомлению вытекает из статьи 66․1 Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России от № 320н (Порядок ведения трудовых книжек)․ Основные требования:
- Объект уведомления: все работники, как уже состоящие в трудовых отношениях, так и вновь принимаемые․
- Срок: уведомление должно быть направлено работнику в письменной форме до начала ведения его сведений в электронном виде․ Для уже работающих — в момент принятия решения о переходе организации на ЭТК․
- Содержание: уведомление должно содержать информацию о новом порядке, о праве выбора и о последствиях выбора․
- Факт получения: подпись работника с датой получения уведомления обязательна․ Рекомендуется вести журнал регистрации уведомлений․
Ключевой момент: Даже если работник в прошлом выбрал бумажную трудовую книжку, он вправе в любой момент подать заявление о переходе на электронную․ Это право нужно также отражать в уведомлении․
Образец 1: Полное уведомление
Этот вариант максимально подробно раскрывает все аспекты, minimizes риски недоразумений․ Его рекомендуется использовать при первом массовом переходе организации․
[Полное наименование организации]
ИНН [значение] ОГРН [значение]
Адрес: [адрес]
УВЕДОМЛЕНИЕ
о введении электронной трудовой книжки и о праве выбора формата ведения сведений о трудовой деятельности
Уважаемый(ая) [ФИО работника]!
Настоящим уведомляем Вас о том, что с [дата] [наименование организации] переходит на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронную трудовую книжку, ЭТК) в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов․
Вам предоставляется право выбора:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): все сведения о вашей трудовой деятельности (прием, увольнение, повышение, награждения и т․д․) будут формироваться в электронном виде и храниться в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ Вы сможете получить доступ к ней через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР․ Бумажный документ (трудовая книжка) Вам не выдается․
- Бумажная трудовая книжка (ТК): все сведения будут вноситься в традиционную бумажную книжку, которую Вы получите на руки․ При этом информация о Вашей трудовой деятельности также будет передаваться в ПФР для формирования ЭТК․ Вы можете в любой момент изменить решение и перейти на ЭТК․
Для реализации вашего права необходимо:
- В случае выбора электронной формы: не требуется подавать заявление․ Считается, что Вы согласны с переходом, если в течение [указать срок, например, 1 месяца] с даты получения настоящего уведомления не подадите заявление о выдаче бумажной трудовой книжки․
- В случае выбора бумажной формы: подать работодателю письменное заявление о выдаче бумажной трудовой книжки (образец прилагается или может быть получен в отделе кадров)․
Важно знать:
- При увольнении, если Вы выбрали ЭТК, Вам будет выдана справка с электронными данными (форма СТД-Р или аналогичная) с отметками работодателя․
- При выборе бумажной книжки ее заполнение и хранение осуществляются по общим правилам․
- Все записи, внесенные в ЭТК или бумажную ТК, имеют одинаковую юридическую силу․
- Подробная информация размещена на официальном сайте ПФР и на нашем внутреннем портале [указать, если есть]․
Срок для ответа: просим Вас сообщить о своем решении до [дата] путем подачи заявления (при выборе бумажного формата) или молчания (при выборе электронного)․
По всем вопросам, связанным с переходом, Вы можете обратиться в отдел кадров по телефону [номер] или лично по адресу [адрес]․
_________________________ / [ФИО руководителя] /
[Дата]
С уведомлением ознакомлен(а):
_________________________ / [ФИО работника] /
«___» _____________ 20__ г․
Образец 2: Краткое уведомление
Этот вариант используется, если все детали (порядок действий, доступ к ЭТК, формы заявлений) уже были разъяснены работникам на общем собрании, через рассылку или размещены в доступном месте (на стенде, в корпоративном чате)․ Его цель — формально зафиксировать факт информирования и получить от работника подтверждение․
[Полное наименование организации]
УВЕДОМЛЕНИЕ
(краткая форма)
Уважаемый(ая) [ФИО работника]!
Настоящим уведомляем Вас о том, что наша организация с [дата] переходит на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронную трудовую книжку) в соответствии с законодательством РФ․
Вам предоставляется право выбора:
- Электронная трудовая книжка (сведения хранятся в системе ПФР, бумажный документ не выдается)․
- Бумажная трудовая книжка (традиционный документ на руках, при этом данные также передаются в ПФР)․
Подробная информация о порядке выбора, сроках, способах доступа к ЭТК и образцах заявлений была Вам разъяснена [указать способ: на общем собрании от «___» ________ 20__ г․, размещена на внутреннем портале в разделе «Кадры/Электронные трудовые книжки», направлена Вам вместе с настоящим уведомлением] и считается Вами полученной․
Для выбора формата:
- Если Вы хотите получить бумажную трудовую книжку, необходимо до [дата] подать в отдел кадров письменное заявление (образец имеется)․
- Если заявление не поступит, будет считаться, что Вы выбрали электронную форму․
Все записи, независимо от формы, имеют равную юридическую силу․ Вы можете изменить решение в будущем․
_________________________ / [ФИО руководителя] /
[Дата]
С уведомлением и разъяснениями ознакомлен(а):
_________________________ / [ФИО работника] /
«___» _____________ 20__ г․
Как правильно вручить и зафиксировать уведомление?
Процедура вручения критически важна․ Рекомендуемый алгоритм:
- Подготовьте документ: выберите подходящий образец, заполните все поля (реквизиты, ФИО, даты), распечатайте на фирменном бланке или обычном листе․
- Вручите работнику лично под роспись: это лучший вариант․ В нижней части уведомления должна быть подпись сотрудника с датой получения․
- При отсутствии работника: направьте уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении (сопроводительным письмом)․ Копия уведомления и почтовая квитанция хранятся у работодателя․
- Ведите журнал: создайте «Журнал регистрации и учета уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки» (образец также можно найти в КонсультантПлюс)․ Вносите дату, ФИО работника, номер и дату уведомления, способ вручения, подпись получателя․
- Храните уведомления: вместе с заявлениями работников (если были) и журналом․ Срок хранения, не менее 5 лет (как и другие кадровые документы), но лучше хранить до истечения срока исковой давности по возможным трудовым спорам (3 года)․
Типичные ошибки, которых следует избегать
- Неинформирование: просто разослать уведомление по email без подтверждения получения․ Нужна именно письменная форма с подписью․
- Неточности в тексте: не указаны сроки, неясно, как подать заявление, отсутствует ссылка на право постоянного выбора․
- Отсутствие приложения: если используется краткий вариант, но образец заявления не был приложен или не был доступен, это нарушение․
- Игнорирование ответа: если работник подал заявление о бумажной книжке, а работодатель его проигнорировал и оформил ЭТК, грубое нарушение․
- Путаница с приказом: уведомление — это информационный документ для сотрудника․ Общий приказ о переходе на ЭТК издается для внутреннего пользования и утверждает процедуры․ Это разные документы․
Правильно составленное и оформленное уведомление — это не просто формальность, а защита для работодателя от претензий и проверок․ Используйте полный образец для максимальной прозрачности или краткий — при условии, что все детали уже были донесены до коллектива другими способами․ Главное — обеспечить двустороннее подтверждение: работодатель информирует, а работник получает и понимает информацию о своем праве выбора․
Примечание: представленные образцы являются типовыми (примерными)․ Перед использованием рекомендуется адаптировать их под конкретную организацию и свериться с актуальной редакцией законодательства или с консультацией юриста․