Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современных реалиях ведение трудовых книжек переходит на электронный формат. Это упрощает учет, ускоряет обмен данными с Пенсионным фондом России (ПФР) и снижает риски потери документов. В статье рассмотрим, как правильно сформировать уведомление о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) в программе 1С, какие документы оформить и как зарегистрировать заявления сотрудников.

—

Зачем нужно уведомление о электронных трудовых книжках?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в базе ПФР. С 2020 года работодатели обязаны уведомлять сотрудников о переходе на ЭТК и получать от них письменные заявления о выборе формы ведения:
— Бумажная трудовая книжка (сохраняется у работодателя, вносятся записи о трудовой деятельности).
— Электронная трудовая книжка (все записи хранятся в базе ПФР, бумажная книжка выдается на руки с последней записью: «Выбран электронный способ ведения трудовой книжки»).

Важно! Если сотрудник выбирает электронный формат, обратно перейти на бумажную книжку нельзя (письмо Минтруда от № 142/ООГ-18054).
—

Шаги по уведомлению сотрудников в 1С

Создание уведомления о введении ЭТК

Откройте программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3 или новее).
Перейдите в раздел Кадры → Документы по кадрам → Уведомления о введении электронных трудовых книжек.
Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Уведомление о введении электронных трудовых книжек».
Заполните шапку документа:
⎻ Организация (выберите из справочника).
⎻ Дата (дата издания уведомления).
⎼ Сотрудник (если уведомление индивидуальное) или группа сотрудников (если массовое уведомление).
В разделе «Текст уведомления» укажите:
⎻ Основание перехода на ЭТК (Федеральный закон от № 439-ФЗ).
⎼ Права и обязанности сотрудника.
⎼ Срок предоставления заявления (до конца текущего года).
⎻ Последствия выбора формата ведения (бумажный или электронный).

Сформируйте печатную форму уведомления (кнопка «Печать»).

—

Рассылка уведомлений сотрудникам

Распечатайте уведомления (если бумажный формат) или отправьте в электронном виде (через 1С:Электронный документооборот).
Организуйте подписание уведомлений:
⎻ Сотрудник должен ознакомиться с текстом и поставить подпись.
⎼ Если уведомление отправлено в электронном виде, используйте электронную подпись (ЭП) (сервисы Астрал Подпись или 1С-ЭТП).

Совет: Для ускорения процесса можно использовать массовую рассылку через 1С:Управление небольшой фирмой или 1С:Зарплата.

—

Сбор заявлений о выборе формата трудовой книжки

После получения уведомления сотрудник должен выбрать формат ведения трудовой книжки. Для этого в 1С предусмотрен документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Как сформировать заявление в 1С

Перейдите в Кадры → Документы по кадрам → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки».

Заполните реквизиты:
⎻ Организация.
⎼ Сотрудник.
⎼ Дата заявления.
В разделе «Выбор формы ведения» укажите:
⎻ Бумажная трудовая книжка (если сотрудник сохраняет бумажный вариант).
⎻ Электронная трудовая книжка (если выбирает цифровой формат).
Подпишите заявление:
⎼ Если бумажный формат — подпись сотрудника.
⎼ Если электронный — электронная подпись.

—

Регистрация заявлений в 1С

После подписания заявления сохраните его в базе 1С.
Если сотрудник выбрал электронный формат, в программе автоматически сформируется отчет СЗВ-ТД для ПФР.
Если выбран бумажный формат, укажите это в кадровых документах (например, при приеме на работу нового сотрудника).

—

Отчетность в ПФР: что нужно сдавать?

После уведомления сотрудников и сбора заявлений работодатель обязан ежемесячно сдавать отчеты в ПФР:

Важно! Отчеты можно сдавать:
— Через 1С-Отчетность (автоматическая отправка).
— Вручную (скачать файл и загрузить в личный кабинет ПФР);

—

Особенности работы с новыми сотрудниками (без стажа)

С 2021 года организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа, должны:
Не оформлять бумажную трудовую книжку (согласно ст. 2.1 Федерального закона № 439-ФЗ).
Сразу формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (через документ «Прием на работу» в 1С).
Отметить флаг «Отразить в трудовой книжке» в кадровом документе.

—

Полезные инструменты и сервисы

—

Частые ошибки и как их избежать

❌ Ошибка: Не уведомлять сотрудников о переходе на ЭТК.
✅ Решение: Обязательно издайте уведомление и зарегистрируйте его подписание.

❌ Ошибка: Неправильно заполнять отчеты СЗВ-ТД.
✅ Решение: Проверяйте данные перед отправкой (особенно даты приема/увольнения).

❌ Ошибка: Не получать заявления от сотрудников.
✅ Решение: Установите жесткие сроки (например, до 31 декабря текущего года).
❌ Ошибка: Не выдавать бумажную трудовую книжку при выборе электронного формата.
✅ Решение: Обязательно выдайте книжку с последней записью: «Выбран электронный способ ведения трудовой книжки».

—
Уведомить всех сотрудников о переходе на ЭТК (под роспись или ЭП).
Собрать заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.
Обновить кадровые документы в 1С (отметить флаг «Отразить в трудовой книжке»).
Своевременно сдавать отчеты в ПФР (СЗВ-ТД, ЕФС-1).
Выдавать бумажные трудовые книжки сотрудникам, выбравшим бумажный формат.

—

Полезные ссылки и нормативные документы

— [Федеральный закон от № 439-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_342231/)
— [Письмо Минтруда от № 142/ООГ-18054](https://www.garant.ru)
— [Официальная инструкция ПФР по ЭТК](https://www.pfrf.ru)
— [Видеоинструкция по работе с ЭТК в 1С](https://www.youtube.com) (поиск по запросу)

—
Переход на электронные трудовые книжки — это не только требование закона, но и шаг к цифровизации кадрового учета. В 1С этот процесс максимально автоматизирован: от уведомлений до отчетности в ПФР.

Главное помнить:
✔ Уведомляйте сотрудников вовремя.
✔ Собирайте заявления и храните их в базе 1С.
✔ Своевременно сдавайте отчеты.
✔ Используйте электронную подпись для ускорения процесса.

Если у вас остались вопросы — обратитесь к 1С-поддержке или изучите дополнительные материалы по теме.

—
Дополнительные материалы:
— [Как настроить 1С для работы с ЭТК](https://its.1c.ru)
— [Шаблоны уведомлений и заявлений](https://1c.ru/news/info/elektronnye-trudovye-knizhki/)

—
Автор статьи: Искусственный интеллект
Дата публикации: 23 мая 2026 г.