Оформление уведомления о получении трудовой книжки — критически важный этап при увольнении сотрудника. Некорректное оформление этого документа может привести к административной ответственности, штрафам и судебным спорам. В этой статье подробно разберем, как правильно составить и направить уведомление в соответствии с действующим законодательством РФ.

Правовая основа: что говорит ТК РФ?

Основным нормативным актом является статья 84.1 Трудового кодекса РФ. Она обязывает работодателя:

• В день увольнения выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности для электронной книжки).
• Если работник не явился за документом, не позднее следующего рабочего дня направить ему уведомление с просьбой явиться за ней.
• Отправить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении (если работник не забрал документ лично).

Когда и зачем нужно уведомление?

Уведомление оформляется в двух основных случаях:

1. Работник не забрал трудовую книжку в день увольнения. Это самая частая ситуация. Работодатель обязан оперативно известить бывшего сотрудника о необходимости получить документ.
2. Работник отказался от бумажной трудовой книжки в пользу электронной. В этом случае уведомление служит подтверждением его решения и содержит информацию о переходе на электронный формат.

Кто должен подписывать уведомление?

Согласно сложившейся практике и разъяснениям контролирующих органов, уведомление должно быть подписано как минимум тремя лицами:

• Работник (получатель) — для подтверждения факта ознакомления.
• Представитель работодателя (например, руководитель отдела кадров или директор).
• Представитель профсоюза (если в организации есть профсоюзная организация).

Этот акт защищает работодателя от возможных претензий со стороны работника о том, что его не уведомили.

Структура и обязательные реквизиты уведомления

Любое уведомление должно быть составлено четко и содержать:

1. Заголовок: «Уведомление» или «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой».
2. Дата и номер документа.
3. Данные работодателя: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес.
4. Данные работника: ФИО, паспортные данные (по желанию), адрес для переписки (если известен).
5. Ссылка на статью 84.1 ТК РФ.
6. Констатация факта: дата увольнения, факт неполучения трудовой книжки в день увольнения.
7. Ясное требование: явиться за трудовой книжкой в конкретное время (например, с 10:00 до 17:00 в отдел кадров) или дать письменное согласие на отправку по почте.
8. Информация о последствиях бездействия: при отсутствии ответа и явки трудовую книжку (или сведения) будут направлять по почте за счет работника (если иное не предусмотрено локальными актами).
9. Место для подписей (работника, работодателя, представителя профсоюза).
10. Отметка о вручении работнику (дата, подпись).

Образцы уведомлений (2026)

Образец 1: Уведомление о явке за бумажной трудовой книжкой

Исх. № ____
от «___» __________ 20__ г.

ООО «Пример»

ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: (495) -23-45-67
Уведомление

Уважаемый(ая) Иванов(а) Иван(а) Петрович(на)!

Настоящим уведомляем Вас, что в соответствии с п. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в день Вашего увольнения с работы «___» __________ 20__ г. Вам не была выдана трудовая книжка.
Трудовая книжка серия ____ № ______ находится в отделе кадров ООО «Пример» по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, каб. 5.

Настоятельно просим Вас явиться за трудовой книжкой в отдел кадров в рабочие дни с 10:00 до 17:00.

В случае если Вы не явитесь за трудовой книжкой в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты получения настоящего уведомления, она будет направлена Вам заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу, указанному в Вашей личной карточке Т-2, за Ваш счет.

С уважением,
_____________________ / _____________________ /(Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи)

С уведомлением ознакомлен(а):
«___» __________ 20__ г.
_____________________ / _____________________ /
(Подпись работника) (Расшифровка подписи)
 

Образец 2: Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (при отказе от бумажной)

Исх. № ____
от «___» __________ 20__ г.

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123

Уведомление
о переходе на электронную трудовую книжку

Уважаемый(ая) Петров(а) Петр(а) Иванович(на)!

Настоящим уведомляем Вас, что в соответствии с Вашим заявлением от «___» __________ 20__ г. и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, с «___» __________ 20__ г. сведения о Вашей трудовой деятельности будут формироваться и храниться в форме электронной трудовой книжки в подразделении Пенсионного фонда Российской Федерации.

В день увольнения «___» __________ 20__ г. Вам была выдана выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР) за период работы в ООО «Пример», заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью.

Бумажная трудовая книжка Вам не выдается.

С уважением,
_____________________ / _____________________ /
(Должность) (Подпись) (Расшифровка подписи)

С уведомлением ознакомлен(а) и согласен(сна) на переход на электронную трудовую книжку:
«___» __________ 20__ г.
_____________________ / _____________________ /
(Подпись работника) (Расшифровка подписи)
 

Как и куда направлять уведомление?

Существует два способа вручения:

1. Лично под роспись. Идеальный вариант. Работник ставит свою подпись и дату в уведомлении. Документ остается у работодателя.
2. Почтовым отправлением. Если работник не явился или его место жительства неизвестно. Направляйте заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения. Копия уведомления и почтовая квитанция с отметками — ваши главные доказательства.

Ключевые ошибки, которых стоит избегать

• Не отправлять уведомление вовремя. Срок — не позднее следующего рабочего дня после дня, когда работник должен был получить документ.
• Не указывать четкие сроки для явки. Укажите конкретный период (например, 30 дней).
• Не просить согласие на отправку по почте. Если явка невозможна, в уведомлении должно быть предложение дать письменное согласие на отправку.
• Отправлять обычным письмом. Только заказное с уведомлением и описью.
• Не хранить доказательства. Подписанное уведомление, почтовые квитанции и уведомления о вручении храните в кадровом деле не менее 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работник не отвечает на уведомление и не забирает книжку?

По истечении срока, указанного в уведомлении (рекомендуется 30 дней), высылайте трудовую книжку (или сведения) заказным письмом по последнему известному адресу. Если письмо вернется, храните его в деле. Ваша обязанность будет считаться выполненной.

Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Нет. Требование о направлении заказного письма является формальным. Электронное уведомление не является доказательством в случае спора. Однако вы можете дополнительно проинформировать работника по email или телефону, но основным способом остается почта.

А если у работника электронная трудовая книжка, а он не забирал выписку?

Логика та же. Если в день увольнения вы не выдали ему выписку (СТД-СФР), вы обязаны в следующем рабочем день направить ему уведомление о необходимости явиться за ней. Отсутствие бумажного носителя не отменяет обязанности по уведомлению.

Правильное оформление и отправка уведомления о трудовой книжке — это не просто бюрократия, а защита вашей компании от финансовых и репутационных рисков. Следуйте простому алгоритму:

1. Работник не явился в день увольнения →
2. На следующий рабочий день составьте уведомление в произвольной форме, но со всеми обязательными реквизитами →
3. Попробуйте вручить лично под роспись →
4. Если не вышло — отправьте заказным письмом с уведомлением и описью →
5. Сохраните все документы (копию уведомления, почтовые чеки, уведомление о вручении) в деле.

Соблюдение этих правил гарантирует, что вы выполнили свою обязанность по ТК РФ, и у бывшего сотрудника не останется претензий.