В текущей (май 2026 года) кадровое делопроизводство в России находится на финальной стадии перехода к цифровым форматам. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на то‚ что бумажный документ постепенно уходит в прошлое‚ вопрос предоставления и учета трудовых книжек остается критически важным для подтверждения стажа и корректного ведения кадрового документооборота.
В данной статье мы подробно разберем‚ в каких случаях требуется уведомлять работника о необходимости предоставить трудовую книжку‚ как правильно составить такое уведомление и какие правовые нюансы необходимо учитывать работодателю.
Почему это важно в 2026 году?
Хотя с 2021 года основные сведения о трудовой деятельности вносятся в электронном виде‚ бумажная трудовая книжка не утратила своей юридической силы полностью‚ особенно для определенных категорий работников и ситуаций:
- Подтверждение стажа до 2020 года: Электронные книжки содержат данные только с 2020 года. Для подтверждения более раннего стажа необходима бумажная версия.
- Совместители: По желанию работника сведения о работе по совместительству могут вноситься в бумажную трудовую книжку по основному месту работы. Для этого работник обязан предоставить книжку работодателю.
- Отсутствие данных в ПФР/СФР: В случае расхождений или отсутствия информации в базах данных Социального фонда России‚ бумажный документ служит первичным доказательством трудового пути.
- Новые сотрудники без СНИЛС или с ошибками: В редких случаях при оформлении новых сотрудников может потребоваться физическое наличие документа для сверки данных.
Когда необходимо направлять уведомление?
Работодатель обязан запросить трудовую книжку в следующих ситуациях:
- При приеме на работу: Если работник ранее не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная) или выбрал бумажный формат.
- При оформлении совместительства: Если работник изъявил желание внести запись о совместительстве в бумажную трудовую книжку.
- При обнаружении отсутствия документа: Если в личном деле нет оригинала или заверенной копии‚ а для подтверждения стажа (например‚ для отпуска или больничного) она необходима.
- По запросу государственных органов: При проведении проверок или уточнении пенсионных прав сотрудника.
Как правильно составить уведомление?
Законодательство не утверждает единую унифицированную форму уведомления о предоставлении трудовой книжки‚ однако документ должен соответствовать общим правилам делопроизводства и содержать обязательные реквизиты.
Структура документа:
- Шапка: Наименование организации‚ исходящий номер и дата.
- Адресат: ФИО работника‚ его должность и структурное подразделение.
- Заголовок: Например‚ «Уведомление о необходимости предоставления трудовой книжки».
- Основная часть:
- Ссылка на нормативные акты (Трудовой кодекс РФ‚ Правила ведения трудовых книжек).
- Четкое указание причины запроса (прием на работу‚ внесение записей о совместительстве‚ уточнение стажа).
- Срок‚ в течение которого работник должен предоставить документ.
- Предупреждение о возможных последствиях непредоставления (например‚ невозможность внесения записи о совместительстве).
- Подпись: Должность‚ подпись уполномоченного лица и расшифровка.
Образец текста уведомления:
Уважаемый Иван Петрович!
В соответствии со ст. 65 и ст. 66 Трудового кодекса РФ‚ а также Порядком ведения трудовых книжек‚ просим Вас предоставить в отдел кадров оригинал Вашей трудовой книжки.
Необходимость предоставления обусловлена: внесением записи о работе по внешнему совместительству в ООО «Пример» (Ваше желание подтверждено заявлением от ).
Документ необходимо предоставить до . В случае непредоставления книжки в указанный срок‚ запись о совместительстве внесена не будет.
Способы вручения уведомления
Чтобы уведомление имело юридическую силу‚ факт его получения работником должен быть зафиксирован. Существует несколько способов:
- Лично под роспись: Самый надежный способ. Работник ставит подпись и дату получения на втором экземпляре уведомления или в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
- По почте: Заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Используется‚ если работник находится на удаленке‚ в отпуске или отказывается подписывать документ лично.
- Электронно (с осторожностью): Через системы электронного документооборота (ЭДО) или корпоративную почту‚ если такие способы взаимодействия прописаны в трудовом договоре или локальных нормативных актах компании и у работника есть действующая усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку indefinitely или применять дисциплинарные взыскания solely за отказ предоставить книжку (если только это не прописано как обязанность в конкретных случаях по соглашению сторон).
- При приеме на работу без предоставления книжки (если работник выбрал электронную форму или это первое место работы)‚ работодатель заводит электронную трудовую или продолжает вести электронную.
- Если книжка нужна для записей о совместительстве‚ работодатель просто не вносит эти записи‚ о чем делает соответствующую отметку в журнале учета.
- В случае споров о стаже‚ ответственность за отсутствие бумажного подтверждения при наличии электронного аналога или возможности его получения лежит преимущественно на работнике‚ однако работодатель должен доказать‚ что он предпринял все меры для запроса документа (отсюда важность письменного уведомления).
Что делать‚ если работник не предоставляет книжку?
Если работник игнорирует уведомление:
Несмотря на активную цифровизацию и завершение переходного периода на электронные трудовые книжки в 2026 году‚ бумажный документ все еще играет важную роль в подтверждении трудового стажа‚ особенно за периоды до 2020 года и для совместителей. Грамотное и своевременное уведомление работника о необходимости предоставления трудовой книжки поможет работодателю избежать ошибок в кадровом учете‚ проблем с Пенсионным фондом и потенциальных судебных разбирательств.
Помните: правильное документирование каждого этапа взаимодействия с сотрудником — залог правовой безопасности вашей компании.