Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все изменения в трудовой деятельности сотрудника: приём, перевод, увольнение и др․ Чтобы оформить её правильно, работодатель обязан выслать уведомление о приеме трудовой книжки в установленные сроки․ Ниже подробно рассматриваем, когда и как это делается․
Когда составляется уведомление?
Уведомление о приеме трудовой книжки составляется в следующих случаях:
- При приёме на работу впервые (в т․ч․ при переходе с одной организации в другую);
- При восстановлении в должности после увольнения;
- При изменении данных, отражённых в книжке (например, при смене ФИО)․
Согласно Трудовому кодексу РФ, уведомление должно быть направлено не позднее 30 календарных дней со дня вступления в должность․
Сроки подачи
Для удобства можно выделить основные сроки:
- Если сотрудник приступает к работе в начале месяца – уведомление должно быть отправлено до 25‑го числа того же месяца․
- Если дата начала работы позже 25‑го числа – уведомление направляется в течение 30 дней с даты начала․
Как оформляется уведомление?
Форма уведомления регулируется внутренними нормативными актами организации, однако обычно в нём указываются такие сведения:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Дата начала работы;
- Номер и дата приказа о приёме;
- Сведения о том, что сотрудник получает трудовую книжку;
- Подпись руководителя и печать организации (при наличии)․
Уведомление может быть оформлено в виде бумажного документа или отправлено в электронном виде (по корпоративной электронной почте), если это предусмотрено локальными нормативными актами․
Пример шаблона
УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Мы, ________________________ (наименование организации), сообщаем, что ______________________ (ФИО сотрудника), с __________ по __________ занимает должность ______________________ в нашем подразделении ______________________․ В связи с этим в его трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, номер записи ______________________, дата записи – ______________________․ С уважением, _______________________ (подпись руководителя) _______________________ (печать)
Что делать, если уведомление не получено?
Если сотрудник не получил уведомление в установленный срок, он имеет право:
- Попросить руководителя или HR‑отдел предоставить копию уведомления;
- Обратиться в профсоюз или в отдел по делам работников;
- В случае длительного игнорирования – подать запрос в трудовую инспекцию․
Отсутствие уведомления может привести к нарушению трудового законодательства и штрафу для работодателя․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2020‑го года в РФ допускается ведение электронной трудовой книжки․ Подтвердить её наличие можно следующими способами:
- Через личный кабинет на портале Мой Труд – там отображается список всех записей․
- Получив копию электронного документа, подписанную цифровой подписью работодателя․
- Обратившись в отдел кадров с запросом о выписке․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли оформлять уведомление, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?
Ответ: Да․ При приёме на новую должность или при переносе в новую организацию необходимо оформить новое уведомление, даже если прежняя книжка уже заполнена․ - Вопрос: Можно ли отправить уведомление только после того, как сотрудник получит книжку?
Ответ: Нет․ Уведомление должно быть направлено до ввода записи в книжку, чтобы зафиксировать дату начала работы․ - Вопрос: Как поступить, если сотрудник уходит в отпуск сразу после приёма?
Ответ: Уведомление о приёме всё равно требуется, поскольку в нём фиксируется дата начала работы и номер записи в книжке․
Уведомление о приеме трудовой книжки – обязательный документ, который фиксирует важнейшие детали трудовых отношений․ Правильное и своевременное оформление помогает избежать юридических рисков и гарантирует прозрачность действий работодателя․ При подготовке уведомления следует учитывать:
- Точные ФИО и должность сотрудника;
- Дата начала работы;
- Номер и дату записи в книжке;
- Подпись ответственного лица и печать организации;
- Соблюдение установленных сроков (не позже 30 дней с даты начала)․
Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите корректное оформление трудовых отношений и защитите интересы обеих сторон․