Согласно требованиям российского законодательства, работодатели обязаны до 30 июня уведомлять своих сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки, а также о возможных изменениях в правилах их оформления. В этой статье разберём, как правильно подготовить и разослать такое уведомление, какие ключевые моменты нужно включить, а также как настроить программу для заполнения электронных трудовых книжек.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. Он хранится в электронном виде, имеет юридическую силу и доступен сотруднику и работодателю через защищённый портал. Основные преимущества:
- Удобство доступа – любой сотрудник может открыть ЭТК в любое время.
- Экономия времени и ресурсов – нет необходимости печатать, хранить и пересылать бумажные копии.
- Повышенная безопасность – защита от потери, кражи и несанкционированного доступа.
- Соблюдение требований законодательства – ЭТК соответствует требованиям ФЗ-152 «О персональных данных» и ФЗ-155 «О государственной регистрации юридических лиц».
Ключевые требования к уведомлению
Уведомление должно быть составлено в письменной форме (электронно или в бумажном виде) и содержать следующие элементы:
- Обращение к сотруднику: «Уважаемый(ая) [ФИО]».
- Информация о праве выбора: «В соответствии с законодательством, вы имеете право выбрать бумажную или электронную трудовую книжку».
- Сроки уведомления: «Уведомление должно быть сделано до 30 июня текущего года».
- Пояснение о переходе: «Если вы выберете электронную трудовую книжку, она будет автоматически сформирована в системе и доступна в портале».
- Инструкция по выбору: «Для выбора электронной трудовой книжки заполните форму по ссылке [ссылка] и подтвердите согласие».
- Контактная информация: «При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров по телефону [номер] или электронной почте [email]».
- Подпись и дата: «С уважением, [ФИО руководителя], [должность]».
Как подготовить уведомление
Ниже приведён пример шаблона уведомления, который можно адаптировать под конкретные условия вашей компании.
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника],
В соответствии с Федеральным законом № 152 «О персональных данных» и приказом Минтруда РФ № 123 от , вы имеете право выбрать формат вашей трудовой книжки: бумажную или электронную.
Если вы решите перейти на электронную трудовую книжку, она будет автоматически сформирована в системе и доступна вам в портале сотрудников по ссылке: https://portal.company.com/etk.
Для выбора формата, пожалуйста, заполните форму по ссылке: https://portal.company.com/etk/form до 30 июня 2026 года.
При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров по телефону +7 (495) -23-45-67 или по электронной почте hr@company.com.
С уважением,
[ФИО руководителя]
[Должность]
Как настроить программу для заполнения ЭТК
Большинство современных систем управления персоналом (HR‑платформ) уже поддерживают функционал электронных трудовых книжек. Если ваша компания использует собственное решение, следуйте этим шагам:
- Обновите модуль кадрового учета: Убедитесь, что версия программного обеспечения соответствует требованиям ФЗ-152.
- Настройте шаблоны ЭТК: В разделе «Настройки» выберите шаблон, который будет использоваться для всех сотрудников.
- Включите автоматическое формирование: Включите опцию «Автоматически формировать ЭТК при регистрации сотрудника».
- Настройте права доступа: Установите, кто может просматривать, редактировать и подписывать ЭТК (обычно это сотрудник и руководитель отдела).
- Проверьте интеграцию с порталом сотрудников: Убедитесь, что ссылка на ЭТК корректно открывается в личном кабинете.
- Тестовое заполнение: Создайте тестового сотрудника и проверьте, что ЭТК генерируется правильно.
Как убедиться, что уведомление получено
Для подтверждения получения уведомления можно использовать следующие методы:
- Отправка письма с просьбой подтвердить получение (текст «Пожалуйста, подтвердите, что вы получили уведомление о выборе формата трудовой книжки»).
- Использование системы электронного документооборота, где можно отследить статус чтения.
- Проведение опроса в портале сотрудников с вопросом о выборе формата.
Что делать, если сотрудник не выбрал формат
Если сотрудник не выбрал формат до 30 июня, по умолчанию ему будет выдана бумажная трудовая книжка. Однако вы можете предложить ему перейти на электронный формат в любое время, предоставив доступ к форме выбора.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить выбор после того, как он был сделан? Да, сотрудник может изменить выбор в любой момент, заполнив форму в портале.
- Какой срок действия электронной трудовой книжки? ЭТК действительна до тех пор, пока сотрудник работает в компании, и сохраняется в системе после увольнения.
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, при необходимости можно распечатать копию из портала.
- Как защитить данные в ЭТК? Данные защищены шифрованием и доступом по паролю. Также применяются механизмы резервного копирования.
Уведомление сотрудников о возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки – это не просто формальность. Это важный шаг к цифровизации кадрового учёта, повышению эффективности работы и соблюдению законодательства. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете организовать процесс уведомления и перехода на электронный формат без лишних хлопот.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или к специалистам по ИТ‑поддержке.