Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 2021 года в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако переход на неё проходит поэтапно, и многие работодатели до сих пор ведут бумажные трудовые книжки. Важным этапом при оформлении трудовых отношений является оформление уведомления о ведении трудовой книжки — документа, подтверждающего выбор работника в пользу бумажной или электронной формы ведения трудового стажа.
Зачем нужно уведомление о трудовой книжке?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 1748, каждый работник, устраиваясь на новое место работы, должен подать работодателю письменное уведомление о том, какую форму трудовой книжки он предпочитает:
- Электронную трудовую книжку (ЭТК) — ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР);
- Бумажную трудовую книжку, традиционная форма, хранится у работодателя или у работника.
Если работник не подаст уведомление, работодатель обязан вести ему бумажную трудовую книжку — это предусмотрено законом как вариант по умолчанию.
Обязательные реквизиты уведомления
Форма уведомления не строго регламентирована законом, но для юридической корректности и избежания споров рекомендуется включать в документ следующие элементы:
- Наименование документа: «Уведомление о выборе формы трудовой книжки»;
- Дата и место составления;
- ФИО работника, паспортные данные, контактная информация;
- Наименование работодателя (полное название организации);
- Суть уведомления: четкое указание выбора — «выбираю ведение трудовой книжки в электронной форме» или «выбираю ведение трудовой книжки в бумажной форме»;
- Подпись работника с расшифровкой (ФИО) и датой;
- Подпись работодателя (или уполномоченного лица) с печатью организации (при наличии) и датой получения.
Образец уведомления о выборе формы трудовой книжки
УВЕДОМЛЕНИЕ
о выборе формы ведения трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, выдан ОВД г. Москвы , зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25, заявляю:
- Выбираю ведение моей трудовой книжки в электронной форме, в соответствии с Федеральным законом от № 90-ФЗ.
Согласен с тем, что сведения о моей трудовой деятельности будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации, а бумажная трудовая книжка, если она у меня имеется, будет передана работодателю для хранения в архиве.
Подпись: _______________ /Иванов И.И./
Расшифровка подписи: Иванов Иван Иванович
Получено работодателем:
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Должность: начальник отдела кадров
Подпись: _______________ /Петрова М.С./
Печать: ___________________
Особенности оформления
- Уведомление подается в день трудоустройства или в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
- Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может передать её работодателю для дальнейшего ведения — но только после подачи уведомления.
- При переходе на ЭТК работодатель обязан в течение 15 рабочих дней направить сведения в ПФР через систему СЗВ-ТД.
- Работник вправе отозвать уведомление и вернуться к бумажной трудовой книжке — но только один раз в год, и только после подачи нового уведомления.
Важно!
Если работник не подаст уведомление, работодатель обязан вести ему бумажную трудовую книжку, даже если он сам предпочитает электронную форму. Ответственность за выбор лежит на работнике, а не на работодателе.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
Если работник выбрал электронную форму, но ранее имел бумажную трудовую книжку:
- Он должен передать её работодателю;
- Работодатель вносит в неё все сведения до даты перехода на ЭТК;
- После этого бумажная книжка хранится у работодателя как архивный документ в течение 50 лет (согласно Постановлению Правительства РФ № 225);
- Работник получает на руки выписку из ЭТК по запросу — бесплатно и в течение 3 рабочих дней.
Уведомление о выборе формы трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический акт, который определяет, как будет храниться и передаваться информация о трудовом стаже работника. Правильно оформленное уведомление защищает права как работника, так и работодателя, исключает риски ошибок при оформлении кадровых документов и обеспечивает бесперебойную передачу данных в ПФР.
Рекомендуем работодателям использовать унифицированный шаблон уведомления, утверждённый внутренним приказом, и хранить его в личном деле работника наряду с трудовым договором. Работникам — внимательно читать документы при трудоустройстве и не пренебрегать подачей уведомления, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа при выходе на пенсию.
Для получения актуальных образцов и шаблонов уведомления рекомендуется обращаться к официальному сайту Пенсионного фонда РФ или к консультантам по кадровому делопроизводству.