Дата публикации: 22 мая 2026 года

Когда необходимо направлять уведомление?

Согласно части 6 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения (последний рабочий день)․ Однако на практике возникают ситуации, когда:

• работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения;
• работник отказывается получать трудовую книжку;
• работник находится на больничном;
• работник проживает в другом городе или регионе;
• работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок․

В этих случаях работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте․

Какие последствия грозят работодателю без уведомления?

Как правильно составить уведомление?

Уведомление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

Структура уведомления:

1. Шапка документа:
   • Наименование организации (полное и сокращенное);
   • ИНН, КПП, ОГРН;
   • Юридический адрес;
   • Дата составления уведомления;
   • Номер документа (если ведется нумерация);
2. Адресат:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Должность;
   • Персональные данные (адрес проживания, контактный телефон);
3. Основная часть:

   Уведомление должно содержать:

   • Ссылку на дату и основание увольнения;
   • Указание на готовность выдать трудовую книжку;
   • Предложение явиться за трудовой книжкой лично в определенный срок;
   • Возможность дать согласие на отправку трудовой книжки по почте;
   • Предупреждение о последствиях неявки;
4. Подпись:
   • Руководитель организации (или уполномоченное лицо);
   • Подпись;
   • Расшифровка подписи;
   • Дата подписания․

Образец уведомления:

Как направить уведомление?

Уведомление может быть направлено:

• Лично работнику — под роспись с указанием даты получения;
• По почте — заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Через представителя, при наличии доверенности;
• По электронной почте — с обязательным подтверждением получения (только если у работника есть электронная подпись или он подтвердил получение другим способом);
• Через портал «Работа в России» — при наличии доступа у работника․

Наиболее надежный способ — личная передача под роспись или заказное письмо с уведомлением․

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок и не предоставил согласия на почтовую отправку, работодатель:

1. Составляет акт об отказе от получения трудовой книжки;
2. Хранит трудовую книжку в архиве организации;
3. Направляет работнику повторное уведомление;
4. При возможности — отправляет трудовую книжку по почте (если есть согласие);
5. Сохраняет все документы, подтверждающие попытки связаться с работником․

Срок хранения трудовой книжки в организации — 50 лет (статья 22․1 Федерального закона № 125-ФЗ)․

Как оформить согласие на отправку трудовой книжки по почте?

Если работник согласен на почтовую отправку, он должен предоставить письменное заявление следующего содержания:

Образцы документов для скачивания

Вы можете скачать следующие образцы документов:

• Образец уведомления о выдаче трудовой книжки (Word)
• Образец заявления о согласии на почтовую отправку (Word)
• Акт об отказе от получения трудовой книжки (Word)
• Образец письма о направлении уведомления заказным письмом (Word)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку без уведомления?

Нет․ Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление․ Без этого он несет ответственность за задержку выдачи․

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?

Нет․ Отправка трудовой книжки по почте без письменного согласия работника является нарушением закона․

Что делать, если работник не проживает по указанному адресу?

Работодатель должен:

• Направить уведомление по последнему известному адресу;
• Сделать отметку в трудовой книжке о невозможности выдачи;
• Хранить документ в архиве;
• При возможности — разместить объявление на портале «Работа в России»․

Можно ли уволить работника без выдачи трудовой книжки?

Нет․ Выдача трудовой книжки — обязательное условие увольнения․ Если работник отказывается ее получать, необходимо оформить соответствующий акт․

Уведомление работника о выдаче трудовой книжки — это не просто формальность, а обязательное юридическое действие, которое защищает работодателя от возможных финансовых и репутационных рисков․

Следуйте приведенным рекомендациям, используйте образцы документов и храните все подтверждения отправки и получения уведомлений․ Это поможет избежать проблем при проверках и судебных разбирательствах․

Дополнительные материалы:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 84․1, 234)
• Федеральный закон № 125-ФЗ «О трудовых книжках»
• Пример заполнения акта об отказе от получения трудовой книжки